GTD Básico: Evalúa tu Trabajo Diario

Según el Modelo Triple para Evaluar el Trabajo que define David Allen, una persona puede estar ocupada en uno de estos tres tipos de actividades en cualquier momento de un día normal de trabajo (1):

Definiendo el trabajo. Es el tiempo que dedicas a procesar tu bandeja de entrada para determinar qué trabajo necesitas hacer, y a organizar y revisar tus listas.

Haciendo el trabajo que está definido. Es decir, aquéllas tareas de tus listas de próximas acciones que son más interesantes según los criterios adecuados en ese momento.

Haciendo el trabajo que surge. Cuando se tiene un montón de trabajo sin procesar y fuera de control, parece que es más fácil dedicarse a las urgencias del momento que a hacer frente a la bandeja de entrada y a los propios frentes abiertos. Hay mucha gente se queda a atrapada en este tipo de actividad, en detrimento de las otras dos.

Hacer trabajos a medida que aparecen sólo es tolerable si es tu elección, es decir, si sabes qué estás dejando de hacer a cambio. Y para poder elegir, es necesario procesar regularmente la bandeja de entrada y revisar constantemente todas las listas.

Si sigues sistemáticamente las urgencias del momento, sin tener claro qué es lo que no estás haciendo, entrarás en una espiral de frustración y estrés. Además, cuando no aclaras tu propio trabajo con regularidad, algunas acciones de tus listas—que no has revisado adecuadamente—terminan convirtiéndose en nuevas urgencias.

Las urgencias, crisis e interrupciones son inevitables. Tu reto es estar seguro sobre lo que decides hacer en cada momento. Cuando aparece un trabajo inesperado debes valorar la importancia del mismo con respecto a todo el resto de trabajos.

¹ En este artículo se utiliza la palabra trabajo en el sentido más amplio posible—como siempre en GTD—, entendida como cualquier cosa que te has comprometido a hacer, ya sea en el ámbito personal o en el profesional.