Mejorando la opción Email-a-Inbox

Este fin de semana hemos añadido unas cuantas mejoras a la aplicación web, la mayoría de ellas dedicadas a potenciar la opción de enviar emails a la Bandeja de Entrada de FacileThings.

Veamos los cambios, uno por uno:

1. Adjuntar archivos a cualquier elemento

Hemos añadido la posibilidad de adjuntar cualquier archivo a cualquier elemento de cualquier lista, lo que te permitirá adjuntar información específica para tareas concretas.

Por supuesto, la información de referencia general y el material de soporte a proyectos debe seguir organizandose de manera independiente en la lista de Material de Referencia, con las etiquetas de clasificación adecuadas.

También puedes adjuntar archivos en el momento en que estás procesando una cosa (de hecho, este es el mejor momento para hacerlo, según el punto de vista de GTD).

Los archivos adjuntos a tareas sueltas se eliminarán de manera automática un día después de que la tarea se haya marcado como Hecha. De esta manera, mantenemos al mínimo tu cuota de uso del almacén de archivos (si quieres que un archivo esté siempre disponible para cualquier consulta, debes crear una entrada en la lista de Material de Referencia). Te recuerdo que puedes consultar el uso actual de tu almacén de archivos en tu Cuenta:

2. Enviar emails con archivos adjuntos

Antes también podías hacerlo, pero lo archivos adjuntos no iban a ninguna parte. Ahora, los archivos adjuntos de un email se incluyen en la tarea generada.

Los archivos adjuntos se importan de manera diferente al resto de las partes de un email, ya que requieren una gran cantidad de recursos: Cuando llega un email, se crea la tarea y se añaden los archivos adjuntos a una cola de trabajos. Un proceso automático va decodificando y subiendo al servidor los archivos que hay en la cola, uno a uno. Esto quiere decir que pueden pasar unos minutos desde que envies un email con archivos hasta que los archivos se hayan extraído y almacenado correctamente en el servidor.

Hemos ampliado la capacidad de este servicio para admitir emails de hasta 10 MB de datos (antes, el límite estaba en 2 MB).

3. Gestionar emails ya procesados

A veces ocurre que ya has procesado un email en tu servidor de correo, es decir, ya has realizado la segunda fase de GTD fuera de FacileThings. Algunos usuarios se quejaban de que, al enviar estos emails a la Bandeja de Entrada de FacileThings, se veían obligados a procesarlos dos veces.

Para estos casos, hemos añadido el comando :procesado, que puedes utilizar en el asunto del email antes de redirigirlo a FacileThings. La tarea será puesta en la lista indicada, en vez de en la Bandeja de Entrada. Estas son las opciones disponibles:

Comando	Lista destino
:procesado acción (o accion)	Acciones siguientes
:procesado espera	A la espera
:procesado algún día (o algun dia o tal vez)	Algún día/Tal vez
:procesado referencia	Material de referencia
:dia fecha (ver formatos fecha)	Agenda

4. Importar tareas múltiples

Si tienes unas cuantas cosas ya recopiladas en otro sistema (un archivo de texto de un acta de reunión, un sistema de gestión de proyectos, una app de to-dos, etc.), puedes enviarlas de una sola vez a la Bandeja de Entrada mediante un email con el comando :importar tareas.

Cuando llega un email con este comando, se procesa de modo que cada una de las líneas del cuerpo del email se transforma en una tarea independiente:

Algunas precauciones que debes tener cuando utilices el comando :importar:

• Al igual que los archivos adjuntos, estas importaciones se agregan a una cola de trabajos para que se vayan despachando una a una. Si envías dos veces una importación de 100 tareas, seguramente terminarás con 200 tareas en tu inbox, 100 de ellas repetidas. Así que, ten paciencia y espera siempre a recibir la notificación que se te enviará una vez se ha completado el trabajo.

• Ten cuidado con la firma del email o el texto que a veces se añade al final de tus emails, porque serán entendidos como tareas y no producirán el resultado deseado.
• No envíes una gran cantidad de tareas en un solo email. Si te equivocas en algo, vas a tener muchas cosas que borrar. Envía unas cuantas y, si todo va bien, envía el resto en bloques de tamaño manejable (no te recomiendo más de 100 tareas por email).

5. Importar proyectos

Si escribes el comando :importar proyecto en el asunto del email, se creará un proyecto con el asunto como título y una acción por cada línea del cuerpo del email.

Así que, si tienes proyectos que repites de manera habitual, puedes utilizar una plantilla con todas las acciones de este tipo de proyectos para crearlos rápidamente.

Las precauciones de las que hablaba en la sección anterior siguen siendo válidas aquí.

6. Importar tareas con listas de control

Cuando envías un correo a tu Bandeja de Entrada se genera un elemento cuyas notas contienen el cuerpo del email. Pero podría ser que en vez de notas, quisieras crear una lista de control para esa tarea. En ese caso, utiliza el comando :importar lista de control:

Siguen siendo pertinentes las precauciones anteriormente mencionadas.

7. Mejoras adicionales

Otras mejoras menores que hemos añadido:

• Hemos resuelto problemas de codificación de emails que tienen juegos de caracteres distintos a UTF-8.
• Ahora se admiten emails sin asunto (con el texto “El email no tiene Asunto”).
• Cuando llegan cosas nuevas, se actualiza automáticamente el número de elementos que hay en la Bandeja de Entrada, sin necesidad de refrescar la página (el chequeo se hace cada tres minutos) y se notifica el cambio con un mensaje.
• Hemos cambiado todos los iconos de la aplicación por iconos vectoriales escalables y configurables, perfectos para cualquier tipo de pantalla.
• Hemos cambiado el sistema de mensajes que aparecen en la parte superior derecha cada vez que se produce un evento del que debes tener constancia. Lo interesante de este nuevo sistema, es que si pasas el ratón por encima del mensaje, éste se transparenta y te permite hacer clic sobre lo que haya debajo. De esta forma, no tienes que esperar unos segundos a que desaparezca el mensaje para continuar trabajando.