Objetivos, lo más importante en la gestión de tareas

¿Cómo podemos gestionar múltiples tareas? Establece tus objetivos con claridad y aprende a decir no a todas las tareas que no te hace avanzar en ellos. Sólo debes empezar a trabajar en tus listas de tareas cuando puedas ver a dónde te llevarán. Para hacerlo de manera eficiente, está claro que necesitas saber primero hacia dónde quieres ir. Después de que haber definido tus metas, ya puedes pensar en cómo organizar mejor tus tareas. Cuando pogas cada uno de los siguientes consejos en práctica, siempre ten presente cuáles son tus objetivos en primer lugar.

1. Deshazte de cosas innecesarias

Tienes que dejar espacio para realizar la actividad que te lleva hacia tus objetivos. Despeja tu mesa, tus cajones, tu bandeja de entrada y tu escritorio. Deja únicamente las cosas que necesitas ahora y archiva todo los demás. Esto te ayudará a centrarse en el ahora, a no vivir en el futuro (probablemente algún día leeré este folleto, así que lo dejo en mi mesa) o en el pasado (si tienes las carpetas de tus proyectos terminados cerca, busca un lugar mejor para ellas o simplemente deshazte de ellas).

2. Establece prioridades y plazos

Tener objetivos demasiado grandes y a muy largo plazo, puede dañar tu confianza en ti mismo. Para evitar eso, define un tiempo para cada una de las tareas y partes del proyecto que quieres llevar a cabo. Cada vez que completes una cierta cantidad de trabajo, podrás ver que tus esfuerzos van dado resultados. Y este es el propósito: ganar confianza en ti mismo.

3. Ten un plan

Una planificación inexistente o deficiente, es una receta segura para los retrasos y plazos incumplidos. “Mucho ruido y pocas nueces” es lo que se produce cuando la planificación no es lo suficientemente detallada. Una vez aclarados tus objetivos, debes planificar los pasos que hay que dar para lograrlos. Sé fiel a ti mismo y no añadas adornos a tu plan: sé directo, céntrate en el tema, y haz cálculos sencillos. Después, sigue tu plan sin excusas. Si has planeado terminar una tarea el próximo martes, 14, hazlo. Has de ser tu propio jefe en este tema.

4. Planifica tus descansos

Ver como alcanzas tus metas es divertido. Te lleva a eso estado en el que siempre tienes claro qué hacer a continuación. Aunque trabajas más, de alguna manera te sientes menos cansado porque ese trabajo te produce emociones positivas. Para. Planifica tu descanso de la misma manera que planificas su trabajo, y luego ejecuta ese plan. Si sólo trabajas, tu flujo emocional y creativo terminará agotándose tarde o temprano. Si quieres mantener tu productividad, no dejes que esto suceda.

5. Utiliza un software de gestión de tareas

Hasta hace un tiempo, para mi no había nada mejor que escribir mis tareas en una hoja de papel. Sin embargo, puedes dejarte sus notas en cualquier sitio, olvidar cogerlas o, simplemente, ser incapaz de entender lo que empezaste a escribir. Hay un montón de soluciones en la nube para la gestión de tareas que te dan acceso a tus listas desde cualquier lugar. Además, con esta clase de software puedes compartir tus listas de tareas y tu progreso con los otras personas, con tu equipo o tus supervisores, lo que ayuda a establecer prioridades y a hacer un seguimiento del rendimiento.

6. Delega

Si quieres ser aún más productivo y alcanzar metas más grandes, algún día vas a necesitar un equipo de gente para delegar una parte importante de las tareas. No es porque no seas capzar de hacerlo todo tú mismo – por supuesto que puedes, estás suficientemente cualificado. Pero hay un límite en el esfuerzo personal. Si quieres hacer más, invita a otros a trabajar contigo. Al hacer esto, asegúrate de que, incluso si sigues haciendo lo mismo, obtienes más resultados.