En GTD, pequeños detalles conllevan grandes mejoras

La perfección mata nuestra intención de aplicar cambios, o hacer cosas que nos lleven a mejor. Muchas veces los lectores de mi blog me comentan lo mucho que les cuesta aplicar GTD, les desespera no llegar a los niveles que describe David Allen en su libro. Mi respuesta siempre es la misma: lánzate, impleméntalo y pule los detalles poco a poco pero de forma constante. Busca algo que puedas mejorar en cada uno de los pasos del proceso, pequeños cambios sin excesiva dificultad. Si consigues encadenar estas mini-mejoras, el retorno obtenido será espectacular. Aquí tienes unas sugerencias para empezar:

Para recopilar: Busca aquello que te permite registrar con mayor facilidad, aquello que te genera ‘buen rollo’ al registrar. Una libreta si te gusta escribir, una grabadora si debes mantener tus manos ocupadas, un Smartphone si lo tuyo es la tecnología. Si cumple los criterios de fácil acceso (máximo dos clics o registrar en menos de 5 segundos), simple de usar, y acorde con tu modo de vida, hazlo tuyo.

Para procesar: Usa la regla de los dos minutos de forma implacable. Quítate de encima toda la paja que llega a tu inbox en forma de pequeñas tareas y evita distracciones en forma de tareas poco importantes o que distraen tu atención. Hazlo posible procesando regularmente, cada día o cada dos, en un momento en el cual no estés demasiado cansado para mantener la tensión continuada necesaria para decidir sobre tus tareas.

Para organizar: Dedica el esfuerzo necesario a esta actividad, ni la subestimes ni le dediques excesiva atención. Clasifica con niveles de energía, tiempo y contexto las acciones que salgan de tu inbox al procesar, si no lo haces así disgregas la capacidad para filtrar tu actividad y encontrar ‘lo siguiente que debes hacer’. Del mismo modo puntea tus listas durante la revisión semanal, no te obsesiones con mantenerlo todo donde tiene que estar. Céntrate en tu lista de siguientes acciones entre la semana y ya arreglaras el resto durante la revisión semanal.

Para revisar: Crea una lista de control con todos los pasos a llevar a cabo durante tu revisión semanal y diaria. Del mismo modo que realizar estos procesos se convierte en un hábito a causa de su repetición, lo que hacemos siempre debe seguir el mismo patrón. Esto nos ayuda a asentar la costumbre, a no desviarnos en el proceso y a no interrumpirlo, ni a tomarnos pequeños descansos en el caso de la revisión semanal (a causa de su duración).

Para hacer: Dedica tiempo en exclusiva a rematar asuntos abiertos. De la misma forma que deberías reservarte 2 horas cada semana para tu revisión semanal, haz lo mismo al final de tu semana laboral para termina despejar tus listas de temas que han quedado a medias, que necesitan retoques o algún detalle para dejarlos definitivamente cerrados, o para librarte de pequeñas tareas.

Sobre los niveles de perspectiva: Preocúpate de poner por escrito los niveles de mayor altura de tu sistema. Son necesarios e influyen más de lo que pensamos en las decisiones del día a día. Los valores y el propósito nos ayudan a tomar decisiones. La visión de futuro es el primer paso a estructurar nuestra actividad más allá de la rutina, una vía para enfocar nuestro esfuerzo a un fin lejano.

Para la planificación natural: La creatividad es parte de tu productividad, aprende todo lo que puedas de técnicas como el mapa mental, la lluvia de ideas, el pensamiento lateral… son los métodos para exprimir tu creatividad al diseñar tu actividad. Cuanto más partido sepas sacarles, más fiel a la realidad será la planificación de tu proyecto.

Bits de productividad que nos ayudan a mejorar nuestro sistema GTD. Escoge uno cada vez, y ponte en marcha ¿Que te parecen? ¿Puedes añadir alguno más?

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