Hace un par de semanas hablaba sobre cómo se organiza la información en GTD, dejando a un lado la parte difícil de este sistema, es decir, los hábitos que debes desarrollar—si no los tienes ya—para hacer que esta organización sea útil. Vamos a ver cuáles son y por qué son necesarios.

1. No guardes nada en tu cabeza

“Si tu mente está vacía, estará siempre preparada para lo que sea, estará abierta a todo.” ~ Shunryu Suzuki

David Allen hace especial hincapié en que hay que capturar o recopilar todo aquello que debamos hacer, guardándolo en un sistema de confianza que podamos revisar en cualquier momento. Fuera de nuestra cabeza.

Todo significa el 100% de las cosas, las que tienes que hacer pronto y las que tienes que hacer algún día, las grandes y las pequeñas, las que tienen que ver con tu trabajo y las que son parte de tu vida personal, las importantes y también las demás. ¿Por qué es esto tan importante?

• Porque todo aquello que consideres de alguna manera incompleto o inacabado requiere tu atención de forma constante e inconsciente.
• Pensar repetidas veces en lo mismo te hace perder el tiempo y es una fuente de estrés. Al sacar estas cosas a un sistema de confianza, dejas de pensar en ellas.
• Consigues una noción clara del volumen de cosas con las que has de tratar.
• Aumenta tu concentración en cualquier actividad, ya que no estás distraído por cosas indefinidas que rondan tu cabeza.
• Aprendes dónde están tus compromisos, lo que te permitirá no aceptar cosas que no debes ni quieres hacer.
• Aumenta tu creatividad porque ahora utilizas la cabeza para pensar en cosas, no para recordar cosas.

2. Toma tus decisiones

“Si no decides la siguiente acción, sigue existiendo un abismo potencialmente infinito entre la realidad actual y lo que necesitas hacer” ~ David Allen

Todo lo que llega a tu vida no puede quedarse simplemente ahí. Debes disciplinarte para tomar decisiones sobre todas tus cosas. Debes saber claramente cuál es tu compromiso con cada cosa y decidir qué hacer—o qué no hacer—al respecto.

Para que el sistema funcione debes vaciar periódicamente tu bandeja de entrada, es decir, procesar todas las cosas recopiladas. Esto no significa que debas hacerlas, sino decidir qué es cada cosa y qué deberías hacer con ellas. ¿Por qué?

• Porque así tomas conciencia de la realidad y te puedes concentrar en lo importante sin dejarte llevar por lo urgente. Y disminuyes tu nivel de ansiedad.
• Adquieres el control de la situación, ya que sabes exáctamente que cosas estás dejando de hacer. Y disminuye tu frustración.
• Cada vez que tomas una decisión se produce una sensación de alivio y te sientes menos presionado, ya que lo ves todo más claro.
• Te haces responsable de tus cosas y aumenta tu autoestima.
• Aumenta tu capacidad para hacer las cosas. Eres más productivo.

3. Revisa tu sistema periódicamente

“Para que nuestro conocimiento sea productivo, tenemos que aprender a ver tanto el bosque como los árboles.” ~ Peter F. Drucker

El sistema debe estar actualizado para ser útil. Debes revisar las cosas importantes de tu vida y tu trabajo, tus proyectos actuales y tus próximas acciones, tan a menudo como necesites para no pensar en ello. Algunas razones para ello:

• Revisar todo te permite saber qué cosas no estás haciendo.
• Te asegura tener definida la siguiente acción para cada cosa incompleta y avanzar en todos tus proyectos.
• Si todo está bajo control, tu cabeza se mantiene libre para pensar a un nivel superior.
• Clarificar tu situación actual y revisar tus objetivos a largo plazo te ayudará a tomar mejores decisiones.