Cómo Gestionar los Riesgos del Proyecto (I)

En proyectos de cierto calibre es muy importante tener en cuenta los riesgos que pueden dar al traste con el proyecto. Un proyecto puede fracasar estrepitosamente por el mero hecho de que tenga lugar un acontecimiento no esperado, que alargue insoportablemente su ejecución, lo haga carísimo o destruya la moral del equipo que lo lleva a cabo.

Nota: Como el tema es amplio, en este primer artículo te contaré dónde se esconden los riesgos de un proyecto y cómo puedes identificarlos. La semana que viene te diré cómo debes analizarlos y planificar la mejor respuesta posible.

Qué significa un riesgo en un proyecto

Aunque la palabra “riesgo” tiene claras connotaciones negativas, en Gestión de Proyectos se refiere a cualquier hecho incierto que, si sucede, va a influir positiva o negativamente en un aspecto importante del proyecto: su duración, su coste, su alcance o su calidad. Es muy interesante tener en cuenta también los riesgos positivos, ya que pueden generar oportunidades que te ayuden a finalizar el proyecto con un resultado mejor del esperado.

Aunque el riesgo en sí—algo que no tiene por qué suceder—no te preocupe, hay dos aspectos del riesgo que sí deben preocuparte:

1. Su impacto, es decir, el resultado que se produciría en el proyecto—alcance, planificación, presupuesto o satisfacción de los interesados—si ocurriera, y
2. La probabilidad de que suceda.

Puesto los proyectos son únicos por naturaleza, son muy susceptibles a los riesgos. Para mitigarlos de la mejor manera posible hay que identificarlos, analizarlos y desarrollar una respuesta para cada uno de ellos.

Cómo identificar riesgos

Los riesgos pueden ocurrir a cualquier nivel del proyecto. Puesto que hay un equipo de personas que va a realizar el proyecto (aunque el equipo seas solo tú), ésta suele ser la mayor fuente de riesgos. ¿Dispone tu equipo de las habilidades técnicas necesarias para llevar a cabo el proyecto? ¿Disponen los miembros de las habilidades sociales necesarias para trabajar en equipo? ¿Tienen esas personas la disponibilidad adecuada?

Si se trata de un proyecto de base tecnológica, la tecnología a emplear es otro factor importante de riesgo. Cuando se combina tecnología de diferentes fabricantes hay que comprobar que se pueden integrar en un solo sistema y funcionar adecuadamente. ¿Conoces todos los elementos tecnológicos que intervienen en el proyecto? ¿Has incluido todas las comprobaciones pertinentes en el calendario del proyecto?

La mayor parte de los proyectos fracasan porque no se han identificado correctamente los requerimientos; son ambiguos o están incompletos. ¿Está todo lo suficientemente claro?

Otro riesgo importante para la planificación de un proyecto se produce cuando somos demasiado optimistas estimando tiempos. ¿Has dejado una cierta holgura en la estimación de cada tarea para imprevistos?

Otro tanto ocurre con el presupuesto. ¿Se trata de un presupuesto cerrado, escaso o muy optimista? Normalmente un presupuesto escaso conlleva también estimaciones de tiempo poco realistas.

¿Se realiza el proyecto dentro de una organización en la que pueden haber conflictos sobre los recursos a utilizar? ¿Es habitual en la organización cambiar prioridades con frecuencia?

Además, pueden haber factores externos, fuera de tu control, que pongan en riesgo tu proyecto: nuevas leyes o reglamentos, cambios en el precio de materias primas, cambios políticos, huelgas, climatología, etc.

¿Hay alguna tarea que dependa de una tarea predecesora externa, sobre la cual no tienes el control? Esto podría producir un serie de retrasos en cadena que destrocen tu planificación y la fecha prevista de finalización.

Dónde buscarlos

El primer lugar donde debes mirar para localizar posibles riesgos en en la propia documentación del proyecto. Revisa los requerimientos del proyecto. Cualquier presunción asumida es un riesgo en sí misma, porque se trata de algo que se tiene por cierto para planificar, aunque no sea cien por cien seguro. Por ejemplo, si cuentas con que alguien con otros compromisos va a dedicar 10 horas a la semana a tu proyecto, deberás tratar esa suposición como un riesgo. Igualmente, cualquier restricción es también un riesgo. Una fuerte restricción en la duración o en el coste del proyecto puede hacer que éste fracase ante el mínimo cambio.

Analiza quién interviene en el proyecto, sus capacidades técnicas, sus habilidades interpersonales y su disponibilidad. Comprueba que no hay incoherencias con la planificación de fechas y con las tareas asignadas.

Revisa la planificación, la estimación del tiempo que necesita cada tarea y las dependencias entre tareas. Una tarea con múltiples sucesoras puede ser un riesgo, al igual que una tarea con múltiples predecesoras.

Entrevista a los miembros del equipo y pregúntales qué riesgos son capaces de ver en su trabajo. Normalmente las personas que trabajan en un proyecto son las que mejor pueden identificar los riesgos del proyecto.

Finalmente, una tormenta de ideas con las diferentes partes del proyecto—equipo, organizadores, proveedores, cliente, etc.—es una forma muy útil de identificar riesgos.