Cómo hacer un inventario de tu realidad

Una de las razones del éxito de GTD como herramienta de productividad personal, es que es la primera que insta a la gente a realizar un inventario completo de todo lo que conforma su realidad actual, antes de empezar a implementar el método.

¿Mucho trabajo? Ya lo creo. GTD no es un sistema mágico — ninguno lo es — que va a solucionar todos tus problemas organizativos en el tiempo en que tardas en decir ¡voilá! y sin que tu pongas nada de tu parte. Si quieres que funcione no puedes empezar de cero con una página en blanco. La vida no es tan simple, y precisamente por eso, es absolutamente necesario que adquieras una perspectiva completa y precisa de tu vida. Sólo así puedes mejorar tu productividad y tu control sobre las cosas que te importan.

En nuestro mundo van sucediendo cosas sobre las que creamos ciertos compromisos internos, algunos de los cuales consideramos importantes por el motivo que sea, de modo que queremos tenerlos bajo control y manejarlos de la mejor manera posible. Para ello es necesario tener una idea clara del volumen e importancia de las cosas con las que tenemos que tratar.

Inventariar no es una tarea sencilla y puede requerir unas cuantas horas. Consiste en revisar toda tu vida personal y profesional, y añadir a tu Bandeja de Entrada cualquier cosa que requiera una acción. Si un elemento no cabe físicamente en la bandeja de entrada, puedes escribir una nota que lo represente. Por otra parte, durante el inventario te darás cuenta de que algunas cosas ya no son útiles o no tienen sentido. Tíralas a la basura.

Para inventariar tu vida profesional debes revisar físicamente cada rincón de tu zona de trabajo. Mails y llamadas pendientes, documentos sin leer, tarjetas de visita sin clasificar, notas, post-its, carpetas de proyectos sin finalizar… Revisa tu escritorio, cajones, armarios, archivadores, ordenador. Cualquier cosa que requiera una acción debe ir a tu bandeja de entrada. Una vez has completado el ejercicio físico, tienes que hacer un ejercicio mental adicional en el que añadirás otras cosas pendientes de las que no hay todavía ningún rastro físico. Piensa en proyectos por empezar, compromisos con tu jefe o compañeros, documentos que tienes que escribir (informes, ofertas, artículos…), asuntos financieros, administrativos, relaciones con clientes, cosas pendientes de recibir, cosas que quieres hacer para ser mejor en tu trabajo, tu carrera, etc.

Igualmente, para inventariar tu vida personal, revisa físicamente cada rincón de tu casa y envía a tu bandeja de entrada todo lo que sea accionable. No te olvides de garaje, el trastero, el jardín o el coche, si los tienes. Mentalmente, repasa tus compromisos con tu pareja, hijos, familia y amigos, proyectos que tienes que empezar, cosas que te gustaría hacer, eventos a los que quieres acudir, temas financieros, bancos, mantenimiento de la casa, electrodomésticos, salud, ocio, aficiones, etc.

Se supone que si haces un inventario inicial completo y, posteriormente, lo revisas y actualizas oportunamente, siempre tendrás tu realidad actual representada en él. Pero no siempre ocurre así. A veces la realidad cambia muy rápidamente o, simplemente, no nos damos cuenta de que están sucediendo algunos cambios en nuestro entorno o en nuestro interior.

Plantéate tu realidad cada cierto tiempo. Si no estás cómodo con tu sistema GTD, seguramente es porque difiere mucho de tu realidad. En tu mundo también se producen sorpresas de vez en cuando y cambios que modifican tu perspectiva a diferentes niveles. En ese caso, vuelve a hacer un inventario completo.