¿Es GTD un Sistema Lean?

El término “lean”—que significa “magro, sin grasa” en inglés—apareció por primera vez en el libro de 1990 "The Machine That Changed the World (La máquina que cambió el mundo), de James Womack y Daniel Jones, a partir de un estudio que realizó el MIT sobre la industria del automóvil. Ese término se acuñó para definir la forma de producir de Toyota, que trataba de generar al mayor valor posible con los mínimos recursos, en contraposición con la gestión de otros grandes productores, como General Motors, en la que el despilfarro de recursos era algo habitual.

Ahora, lean se emplea para describir cualquier proceso que sea ágil y eficiente. En los últimos años el concepto “lean” ha ido llegando a una gran variedad de campos, desde el cuidado de la salud a cualquier tipo de servicio público. Se ha convertido en una filosofía, una manera de pensar, una cultura. Se trata de hacer las cosas con más inteligencia, evitando al máximo el desperdicio de recursos, y eso tiene mucho sentido en un momento en que la realidad económica no invita precísamente a derrochar.

Dos ejemplos que conozco bien. El Método Lean Startup insta a crear empresas y lanzar nuevos productos mediante un uso muy eficiente de los recursos disponibles en entornos de máxima incertidumbre, invirtiendo solo en lo que realmente hacer crecer a la empresa. El “Lean Software Development” es un sistema de desarrollo de software basado en principios que tratan de eliminar todo lo innecesario y crear un entorno en el que las decisiones se tomen lo más tarde posible y, a la vez, se pueda reaccionar lo antes posible a los cambios. De esta manera, cuando tenemos hechos verificables y no solo suposiciones, la toma de decisiones es mucho más acertada, el empleo de tiempo y dinero es más ajustado y las probabilidades de tener éxito son mucho mayores.

Fíjate en los principios y valores de la filosofía Lean: Ser más eficiente, trabajar más inteligentemente, hacer más con menos, centrarse en lo que de verdad importa, eliminar lo que no produce valor, evitar el desperdicio de tiempo y recursos… Parece que hay cierto paralelismo con GTD, ¿no?

Creo que GTD se ajusta bastante a lo que podríamos llamar un método Lean de organización personal. De igual forma que el pensamiento Lean trata de lograr una mayor productividad y calidad en entornos organizativos, el objetivo de GTD es una mayor productividad personal y una mejor calidad de vida.

En el pensamiento Lean, este objetivo se logra estableciendo primero el propósito y la visión sobre cómo crear valor, y después definiendo un proceso con los pasos necesarios para producir ese valor de forma repetida y consistente.

En GTD, procesos como la regla de los 2 minutos, el seleccionar tareas que están bajo el mismo contexto, o la lista “Algún día/Tal vez”—en la que almacenamos cosas que no deben interferir en nuestra realidad actual—, ayudan a eliminar el desperdicio y optimizar los recursos. Los niveles de Perspectiva nos permiten activar las tareas más relevantes en cada momento y centrarnos en lo importante. Y las 5 etapas del flujo de trabajo es un proceso optimizado que te lleva a lograr tus objetivos de manera eficiente.

¿Qué opinas? ¿Es GTD un método Lean?