Cómo luchar contra las interrupciones

Hoy en día, nuestra productividad se ve constantemente amenazada por la existencia de continuas interrupciones que no podemos—¿o no queremos?—controlar. Una interrupción es cualquier cosa que te impide empezar y finalizar una tarea importante. Es difícil hacer lo importante e ignorar lo trivial cuando el universo está conspirando contra ti.

Algunas de las siguientes medidas para combatir las interrupciones no van a gustar a muchos. Algunos pensarán que son muy fuertes o que no son políticamente correctas en su entorno. Otros, en el fondo, se sienten cómodos con las interrupciones; les hacen sentir que están ocupados y les liberan de la presión de tener que hacer algo más importante. Pero si eres de los que piensan que podrías estar haciendo algo mejor cuando estás en una conversación o situación que ni te va ni te viene, sigue leyendo.

La interrupciones producidas por los medios de comunicación síncronos son difíciles de gestionar. Son comunicaciones que se producen en tiempo real y simultáneamente entre los interlocutores como, por ejemplo, en una conversación o llamada telefónica. Sin embargo, en una comunicación asíncrona, como la que se produce intercambiando emails, los interlocutores no comparten el mismo espacio de tiempo y la respuesta no se produce de forma inmediata.

Teniendo esto en mente, y que ignorar ciertos agentes es más fácil de lo que parece y tiene menos consecuencias de las que te crees, veamos como podemos enfrentarnos a los principales ladrones de tiempo.

Correos electrónicos

Gestionar el correo electrónico para que no te interrumpa es muy fácil porque, al ser un medio de comunicación asíncrono, nadie tiene por qué esperar que contestes enseguida, ni siquiera en el mismo día.

• Limita el acceso al correo electrónico a dos o tres veces al día. El resto del tiempo, tenlo apagado.
• Silencia los sonidos de notificación de emails en todos tus programas de correo; en ordenadores, smartphones y tabletas.
• No compruebes el correo al principio de tu jornada; hazlo después de completar tu tarea más importante. ¿Y si hay alguna urgencia? No las habrá; rara vez encontrarás algo que no pueda esperar hasta las 11 de la mañana.

Llamadas telefónicas

Las llamadas telefónicas son comunicaciones síncronas y, por lo tanto, interrupciones seguras. Aquí, una buena estrategia es la que propone Tim Feriss en La semana laboral de 4 horas: disponer de dos teléfonos. Uno móvil para urgencias y otro (móvil o no) para tu actividad normal.

• El teléfono normal debes tenerlo sin sonido y convertirlo en un sistema asíncrono. Las llamadas entrarán en el buzón de voz, y como con el email, puedes escucharlas y realizar las acciones correspondientes dos o tres veces al día.
• Pide a la gente que únicamente te llamen al móvil si se trata de un asunto realmente urgente. En las llamadas que tengas que contestar, no permitas conversaciones vacías y pide a tu interlocutor que vaya directo al grano.

Reuniones

Aquí la consigna es:

• Evita las reuniones. Según mi experiencia, rara vez son necesarias y, cuando lo son, no se necesita ni la mitad del tiempo que se emplea. Explica claramente a quien solicite tu presencia que lo que estás haciendo es más importante que esa reunión. Si no queda más remedio, sólo debería convocarse a las personas directamente implicadas en el asunto, los temas a tratar deberían estar definidos de antemano y debería establecerse un tiempo máximo de duración.

La asertividad es tu arma

Poner freno a todas estas interrupciones no es fácil. No todos entenderán al principio los motivos, pero es tu trabajo educar a la gente de tu alrededor para ser más efectivo y eficiente.

La asertividad es un estilo de comunicación fundamental para lograr tus objetivos sin dañar a nadie. Consiste en expresar tus pensamientos, sentimientos, ideas o convicciones de forma clara, directa y equilibrada; en defender tus derechos sin la intención de atacar a los demás.

Es un tipo de conducta que se puede entrenar y mejorar. Sus beneficios, además de ayudarte a ser más productivo, son muchos:

• Reduces tu estrés a medida que te vas sintiendo más cómodo diciendo lo que realmente piensas.
• Sientes que eres tú quien controla tu vida al decidir qué vas a hacer y qué no.
• Ganas más tiempo para hacer lo que te importa al ser capaz de decir no a lo que no te aporta nada.
• A la larga, tendrás mejores relaciones con los demás. Si hasta ahora tu conducta era más pasiva que asertiva, al principio el cambio no gustará a las personas que ya sabían como manejarte. A la larga, te ganarás su respeto.
• Al decir lo que piensas y no lo que los demás quieren oir, reforzarás tu autoestima.

Conclusión

Dado que la inmensa mayoría de las interrupciones no son urgentes—aunque te quieran hacer creer lo contrario—debes animar a los demás a utilizar, en primer lugar el email, después el teléfono, y por último la reunión personal para comunicarse contigo. Cuando alguien pida reunirse contigo en persona, pídele con cortesía que te envíe un email con los temas que quiere tratar. Te sorprenderá comprobar cuántas reuniones se pueden evitar cruzando simplemente un par de correos claros y concisos.