¿Por qué asignar prioridades a tus tareas no es una buena idea?

Los sistemas de gestión tradicionales, tanto personales como de negocios, se basan en la asignación de prioridades a cada uno de los proyectos o acciones a realizar. Es tan habitual que, en mayor o menor medida, todos estamos acostumbrados a trabajar de esa manera.

Si hablamos de gestión personal, el problema principal de asignar prioridades a las tareas es que, normalmente, lo hacemos según su urgencia. Una urgencia que, por otra parte, la mayoría de las veces es subjetiva e irreal, ya que tendemos a percibir como urgente lo “más reciente” o “lo más ruidoso”.

Esto no resulta, para nada, efectivo. Al asignar prioridades a lo más “urgente”, las cosas menos urgentes no se hacen nunca. Bueno, hasta que generan una crisis; entonces, en buena lógica, pasan a ser urgentes. Actuando de esta manera, entramos en un círculo vicioso en el que estamos siempre en situación de emergencia. Tenemos siempre muchas cosas urgentes que hacer y la agobiante sensación de no tener tiempo para nada. ¿Te resulta familiar este escenario?

Para romper esta dinámica es necesario hacer un alto en el camino y analizar todos nuestros proyectos, tanto los que están en marcha como los que tenemos pendientes, y decidir en qué proyectos es importante — no urgente — avanzar. La mayoría de las crisis ocurren porque, en su momento, elegimos algo que no era prioritario.

En GTD, la “importancia” de las cosas está marcada, en primer lugar, por nuestro compromiso a realizarlas. Para decidir si nos comprometemos con un proyecto o acción hemos de tener claros nuestros objetivos y las áreas en las que queremos poner el foco a medio plazo. ¿Cuáles de esos proyectos, grandes o pequeños, nos llevarán a alcanzar nuestros objetivos? ¿Cuáles nos están haciendo perder el tiempo?

Si has capturado, aclarado y organizado todas las cosas pendientes en tu sistema, tienes todo aquello que estás comprometido a hacer en la Lista de Proyectos, y la acción siguiente que hará avanzar cada proyecto en la lista de Acciones Siguientes. Cuando tienes un inventario completo de acciones a realizar y, además, tienes interiorizados tus compromisos a todos los niveles (propósito, objetivos, áreas de enfoque, etc.), entonces priorizar de manera efectiva entre las acciones que puedes hacer en cada momento es prácticamente intuitivo. Sólamente tienes que mirar la lista de acciones que puedes llevar a cabo ahora y en este lugar, y en las circunstancias que te rodean, y elegir aquella que tiene más sentido hacer.

Ten cuidado con los emails de cada día, las llamadas y mensajes del teléfono, y con el compañero de trabajo que te pide cualquier cosa mientras os tomáis un café. Evita caer en la tiranía de lo urgente y ten presente qué es lo realmente importante en cada momento. Y, por favor, no asignes prioridades a tus tareas, porque cambiarán mañana o dentro de una hora, y esto supondrá una fuente de estrés que no necesitas.