Cómo gestionar rutinas en GTD

Rutinas, tareas repetitivas, periódicas, recurrentes, programables… Diferentes nombres, pero el mismo concepto. Acciones o eventos que se repiten en el tiempo. Hay un cierto sesgo negativo en ellas, quizás porque suelen ser tareas aburridas que no requieren demasiada creatividad. Resultan poco atractivas y, cuando tenemos que procrastinar, son las víctimas perfectas.

Sin embargo, identificar y gestionar correctamente este tipo de tareas es fundamental porque son las que marcan nuestro ritmo de vida y nos aportan la frescura necesaria para poder enfrentarnos a otros retos más interesantes. Además, podemos ganar tiempo con ellas si somos capaces de agrupar tareas similares y automatizar su ejecución (o una parte de ella) en lotes.

Las rutinas aportan bastantes beneficios y, desde un punto de vista organizativo, nos pueden facilitar mucho la gestión si utilizamos un software GTD que permita la automatización y programación de este tipo de tareas. Obviamente, si utilizamos herramientas de baja tecnología perdemos esta oportunidad.

Por lo tanto, es muy conveniente que detectes qué acciones y eventos de tu actividad habitual pueden tratarse como rutinas.

Cumpleaños, aniversarios y otros eventos.

Es el caso más sencillo y evidente. Aunque son eventos, suelen llevar aparejada una acción y es recomendable guardarlas con el verbo que indica la acción y con el contexto adecuado para hacerla en el momento más adecuado (“#Llamar a Miguel por su cumpleaños el 30 de Enero”). Puesto que tienen una fecha específica, deben estar en tu Agenda. Si gestionas GTD de manera manual, un Archivo de Seguimiento puede ser una alternativa bastante elegante.

Reuniones y eventos periódicos.

Éstas tienen por definición una fecha y una hora específicas, (“Reunión del equipo todos los Lunes a las 9:00”) por lo que deben estar también en tu Agenda. A veces requieren alguna acción previa por tu parte que, si son siempre las mismas, se puede gestionar a su vez con otras tareas repetitivas (“Preparar cada Domingo el guión de la reunión del Lunes”).

Acciones preventivas

Éstas son muy importantes porque no hacerlas podría significar incurrir en graves problemas. Te permiten minimizar riesgos. Por ejemplo, “Inspección al coche cada 6 meses” (suponiendo que en 6 meses haces el número necesario de km) te evitará tener algún accidente y también pagar alguna multa. Normalmente son tareas sin fecha específica (hay un cierto margen) así que deben aparecer en Próximas Acciones. Lo ideal es que tu software te permita colocar la tarea en esa lista unos días antes. Manualmente, tendrías que tenerla en el Archivo de Seguimiento o en la lista Algún día/Tal vez, moverla a Próximas Acciones durante una Revisión Semanal anterior, y volver a programar la siguiente acción, una vez realizada.

Acciones largas y tediosas.

Hay acciones que son terriblemente aburridas y, además, sabes que te van a llevar muchísimo tiempo. Son las típicas que nunca haces y están en tus listas por los siglos de los siglos. Una forma de enfrentarse a ellas es cortarlas en rebanadas y comerte una cada vez. Por ejemplo, yo llevaba años sin organizar mis archivos de música MP3 (12000 canciones de 400 grupos, agrupadas en más de 1000 albúmes dan bastante pereza). “Organizar música cada Sábado y Domingo, durante 30 minutos” fue la solución. Cada fin de semana me aparecían dos tareas, que me permitían avanzar en tan gran empresa. Al finalizar cada tarea anotaba el nombre del siguiente grupo a organizar y me olvidaba hasta el siguiente fin de semana. Una vez has terminado todo, eliminas la rutina.

Acciones que se repiten un número concreto de veces

También se puede tratar como rutinas, aunque temporales. Ejemplo, “Ir a Rehabilitación todos los Jueves de 8 a 9pm (20 sesiones)”. Si tu software te permite indicar el número de repeticiones, perfecto. Manualmente, tendrías que anotar en la tarea cuántas repeticiones quedan después de hacer cada una.

¿Qué otros casos de rutinas (o tareas que pueden automatizarse como rutinas) se os ocurren?