Porqué las listas de tareas no funcionan... y los calendarios tampoco

Las listas de tareas se inventaron en el mismo momento en que la gestión del tiempo empezó a convertirse en un problema para mucha gente, especialmente para los trabajadores del conocimiento. Había demasiadas cosas para hacer, así que, para empezar, al menos era necesario tener un inventario claro de todas esa cosas.

Una vez que tuvimos esas largas listas de tareas en nuestras manos, vimos que eso se podía mejorar. Podíamos identificar las tareas que debían hacerse en un momento específico y las pusimos en listas de tareas especiales que llamamos calendarios. Todavía hay mucha gente que gestiona todas tus tareas con un calendario (¡qué daño ha hecho Google Calendar!).

Las listas de tareas eran todavía muy largas así que, para poder enfocarnos solo en un subconjunto de esas tareas añadimos el concepto de prioridad, que no era más que un número (1, 2, 3) o una letra (A, B, C) que escribíamos al lado de cada tarea, siguiendo normalmente algún criterio totalmente subjetivo: la sensación de urgencia que nos provocaba, lo que nos gustaba hacer ese tipo de tarea, lo que nos gustaba la persona que nos lo había pedido, etc.

Hoy en día, la inmensa mayoría de personas gestiona su actividad diaria con estas dos herramientas, normalmente combinadas: una lista de tareas priorizada y un calendario. Solo tienes que mirar la gran cantidad de aplicaciones que hay de estas dos clases para hacerte una idea de la demanda que tienen estas herramientas.

Bien, si te sientes identificado con lo que has leído hasta aquí, déjame decirte que todo esto ya no funciona.

Las listas de tareas no son eficientes. Carecen de contexto y no contemplan tu misión ni tus objetivos. Son listas que crecen constantemente y rara vez decrecen, por lo que la sensación de agobio que producen es cada vez mayor. A pesar de las listas de tareas, todo el mundo sigue estando super-ocupado y super-estresado por la cantidad de cosas que tiene que hacer y el poco tiempo que tiene.

Por supuesto, es mejor tener algo de organización que no tener nada, pero asignar prioridades a un lista de tareas es un enfoque muy simplista (o cambiar el orden en que aparecen en nuestra aplicación favorita de to-dos, que viene a ser lo mismo). Nos empuja a centrarnos en lo urgente y obviar lo importante, hasta que lo importante estalla en nuestras narices y provoca una crisis mayor.

Decidir qué acción debemos realizar en cada momento es un riesgo que debemos asumir, un riesgo en el que nuestra intuición juega el papel principal. Y para minimizar ese riesgo, nuestra intuición debe a su vez estar muy bien informada. La extrema simplicidad de las listas de tareas diarias o de una clasificación ABC nunca va a responder adecuadamente a la pregunta ¿qué debo hacer ahora?.

Si quieres ser capaz de tomar buenas decisiones a la hora de determinar qué es lo mejor que puedes estar haciendo en cada momento, necesitas un sistema más sofisticado que te ayude a enmarcar las tareas dentro de los horizontes de perspectiva adecuados. Un sistema como GTD, que además de otros beneficios, incorpora todos los elementos necesarios para hacer que confíes en tu intuición y asumas las responsabilidad de tomar tus propias decisiones.