Productividad y GTD

3 herramientas esenciales para teletrabajar

AUTOR: Daniela McVicker

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3 tools remote work

La situación actual de pandemia ha obligado a que el mundo entero recurra al teletrabajo.

En febrero de 2020, el número de teletrabajadores en América era de 3,9 millones. Ahora, este número podría, con facilidad, haberse triplicado.

En una entrevista con la CNBC, Kate Lister, la presidenta de Global Workplace Analytics, dijo que el mundo ha visto un crecimiento del 10% en la tasa de teletrabajadores en los últimos diez años. Sin embargo, el Coronavirus podría acelerar significativamente esta tendencia, e incluso, ella supone que podría provocar un cambio permanente a favor del teletrabajo.

A medida que el mundo pasa por este abrupto cambio, las personas, obligadas a hacer cambios en su estilo de vida, se enfrentan a una serie de retos. Uno de ellos es mantenerse productivo cuando se está rodeado de las distracciones de nuestra propia casa.

Un problema común para los primerizos

Nuestra productividad se ve amenazada por el coronavirus. Aunque tenemos todas las herramientas para trabajar desde cualquier lugar del mundo, sería erróneo afirmar que tener estas herramientas te hace automáticamente productivo.

Es muy probable que cuando te traslades al despacho de casa, pierdas productividad. Esto es un reto muy común al que los autónomos se tienen que enfrentar cuando empiezan a trabajar.

Hay dos escenarios que pueden desarrollarse:

  • Perderás la productividad de golpe. Esto está ligado al cambio abrupto del lugar de trabajo, además de todas las distracciones a las que tienes acceso cuando estás en casa. ¿Cómo se enfrentan los autónomos a este problema? El experimento realizado por Ladders demuestra que trabajar en una cafetería mejora la productividad en un 87% y funciona muy bien para tareas cortas. En la situación actual, sin embargo, cambiar tu espacio de trabajo no es una posibilidad por culpa de la cuarentena.
  • Trabajarás demasiado. Otros afirman que después de cambiar al despacho de casa, notan una gran mejora en productividad y tienden a quemarse trabajando. El 33% de los autónomos en 2018 decían tener problemas para dejar de trabajar al final de la jornada. Como resultado de esto, les era dificil encontrar la motivación para trabajar al día siguiente, porque necesitaban tiempo para descansar del día anterior después de agotar sus fuerzas.

Para lidiar con la falta de productividad, un software de gestión de proyectos no es suficiente. Hay otros factores que afectan tu productividad, incluyendo una organización del espacio de trabajo, la salud, y la gestión personal.

Y aunque aquí no vamos a ayudarte a organizar tu espacio de trabajo (te dejamos que lo descubras tú mismo), podemos ayudarte a gestionar otros factores que influyen en la productividad, con las siguientes herramientas.

1. Herramienta de gestión personal

La gestión personal consiste en llevar a cabo tus objetivos personales teniendo en cuenta tus recursos disponibles. Este enfoque, sin embargo, también puede utilizarse para planificar tu trabajo desde casa, gestionando las tareas que necesitas hacer diariamente.

La gestión personal normalmente significa dividir tus objetivos en corto y largo plazo. En FacileThings, pensamos que es bueno dividir tu flujo de trabajo en 5 pasos:

Paso #1: Capturar

Capturas todas las tareas que necesitas hacer, tanto en el corto como en el largo plazo.

Paso #2: Aclarar

Das una explicación clara de cada tarea que tienes que hacer mientras te aseguras de los recursos que tienes disponibles para completar cada tarea.

Paso #3: Organizar

Haces una lista de tus tareas de acuerdo a la urgencia y los recursos disponibles. Si no tienes recursos para completar la tarea, la dejas a un lado y no te centras en ella hasta que tengas los recursos.

Paso #4: Revisar

Revisas tu sistema todos los días para comprobar cómo de efectivo esta siendo tu rendimiento.

Paso #5: Hacer

Practicas este sistema todos los días hasta que se vuelve tu rutina.

Este sistema se llama GTD (Getting Things Done) y está dirigido a crear un flujo de trabajo efectivo que te ayuda a gestionar tu productividad mientras que sabes que eres el responsable de alcanzar tus objetivos o fracasar en ellos.

Sin embargo, no debes esperar los resultados de inmediato. Toma tiempo que el sistema se convierta en rutina. Pero como estamos obligados a cambiar al trabajo a distancia, el uso de esta herramienta de gestión personal vale la pena, ya que te ayudará a ser más organizado y estar más motivado para trabajar desde cualquier lugar.

2. Herramienta para que gestiones tu salud

Es interesante ver como mantener una actividad física alta afecta tu productividad.

La Harvard Business Review analizó la actividad física en el espacio de trabajo en 2014. Después de hacer varios estudios, los investigadores descubrieron que en los días en los que los trabajadores iban al gimnasio de la oficina, su experiencia en el trabajo era distinta.

Señalaron que era más fácil para ellos gestionar su tiempo y comunicarse con sus compañeros. Los trabajadores entrevistados también reportaron que experimentaron una productividad más alta que en los días en los que no habían hecho ejercicio.

Por suerte, cuando se trabaja desde casa, no se necesita un gimnasio casero para seguir siendo productivo. Algo tan simple como una aplicación móvil gratuita, como 7-Minute Workout o Freeletics, puede ayudarte a mantener esa productividad.

El ejercicio regular debe convertirse en tu segundo hábito. Saber cómo gestionar tu salud, incluso en tiempos de pandemia, no solo mejorará tu productividad en el trabajo sino también mejorará tu sistema inmunológico y tus niveles de energía.

Así que adopta este hábito ahora. Según se mueve le mundo, y cuando termine la pandemia, este hábito te ayudará a seguir en forma vayas a dónde vayas del mundo, además de mientras trabajes desde casa.

3. Herramienta de gestión del tiempo

Una mala gestión del tiempo es el enemigo de la productividad. Especialmente cuando acabas de cambiar a tu oficina en casa y no sabes cómo organizar tus recursos y tu tiempo para gestionar tu trabajo y tus responsabilidades personales.

Para encontrar lo qué mejor te funciona, estudia las experiencias de las empresas que introdujeron el teletrabajo hace mucho tiempo. Muchas organizaciones de escritura, por ejemplo, han incorporado una ficha de la gestión del tiempo, en la que cada empleado debe indicar cuántas horas ha pasado trabajando.

Para la gestión personal, puedes usar herramientas como Clockify, que te harán sentirte responsable asegurándose de que completes todos tus objetivos diarios.

Terminando

La situación actual es dificil para todos nosotros. Es natural que todos nos sintamos un poco mareados por los cambios tan abruptos que el mundo está sufriendo.

Sin embargo, es importante mantener la calma y tomar una visión practica de la situación. Existe la posibilidad de que todo el mundo cambie al teletrabajo en un determinado momento, y la situación actual nos sirve para practicar y aprender a hacerlo bien.

Así que, empieza hoy con las herramientas de gestión personal, de tu salud y de tu tiempo. Te ayudará a dar el paso y que empezar a trabajar desde casa te afecte menos a ti y a tu salud, mientras que te ayuda a mantenerte motivado y productivo.

Daniela mcvicker
Daniela McVicker

Daniela es escritora y colaboradora de Essayguard. Se graduó en la Universidad de Durham y tiene un máster en Ciencias Psicológicas. También tiene experiencia en marketing digital. Daniela ha estado aplicando sus conocimientos de psicología y marketing para contribuir con información valiosa a los propietarios de sitios web que desean encontrar y aplicar las mejores prácticas y enfoques innovadores para mejorar la experiencia de sus usuarios.

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