Productividad y GTD

Gestión del Backlog: Trucos para reducir tu backlog

AUTOR: Jack White
Backlog management

La gestión del backlog es algo fundamental a la hora de gestionar proyectos porque puede acelerar o ralentizar las cosas drásticamente. Según el estudio, menos de un tercio de todos los proyectos se completan con éxito, a tiempo y dentro del presupuesto.

Esto sucede principalmente porque los backlogs están sobrecargados y repletos de detalles que no deberían haber existido en primer lugar. En otras palabras, una gestión de calidad del backlog es la única manera de completar los proyectos a tiempo y entregar el producto deseado.

Ya sabemos que es más fácil decirlo que hacerlo, pero hay maneras de superar el obstáculo y llevar a cabo tus proyectos sin problemas. Si quieres saber cómo lograr este objetivo, sigue leyendo para aprender siete consejos que te ayudarán a reducir tu backlog.

¿Qué es la gestión del Backlog?

Antes de entrar en detalles, necesitamos discutir los orígenes de la gestión del backlog y explicar cómo funciona. Por definición, el backlog es una lista de tareas prioritarias en las que los equipos deben trabajar en la esfera de una estrategia de gestión de proyectos.

Los dos componentes principales del backlog son las hojas de ruta y los requisitos. Son esencialmente listas de tareas que muestran lo que hay que hacer y cuándo hay que hacerlo, mientras que las actividades más importantes se mantienen en la parte superior de la lista. Hay dos formas básicas de gestionar el backlog: iteración por iteración o de manera continua.

Aunque suene sencillo, la gestión del backlog no es tan fácil porque los proyectos cambian y evolucionan con el tiempo. Gregory Solomon, project manager de Essay Services Reviews, dice que un montón de cosas pueden afectar al backlog, pero señala que los principales desafíos son estos:

  • Sobrecarga: Los miembros del equipo aportan ideas nuevas todos los días, pero rara vez filtran las sugerencias y rechazan las nuevas propuestas. Por esta razón, la lista es cada vez más grande.
  • Demasiados detalles: Otra forma de aumentar el backlog es añadir demasiados detalles. Cuando tratas de describirlo todo, es natural que la información sea abundante.
  • Pobre titularidad del producto: Los propietarios del producto tienen una tremenda responsabilidad, pero a veces no se dan cuenta y descuidan el proyecto global.

7 consejos para cuidar tu Backlog

El trasfondo del backlog ha quedado bastante claro en este momento, pero ahora es hora de centrarse en el aspecto más importante de nuestro tema. Sin más dilación, veamos siete consejos para cuidar el backlog y mantenerlo perfectamente limpio.

1. Prepárate bien

Si quieres mantener el backlog ligero, necesitas prepararte bien para cada proyecto y distinguir los datos importantes de la información menos significativa. Necesitarás una buena estrategia de producto para que cada miembro del equipo se familiarice con el propósito del proyecto. Asegúrate de presentar claramente las metas a corto y largo plazo y estarás listo para empezar.

2. Nombra al propietario del proyecto

El departamento de scrum no puede funcionar sin un propietario del proyecto. Una persona que se ocupe de los atrasos y administre todos los detalles relacionados con el proyecto. El propietario se encargará de la comunicación entre los clientes y los empleados. Lo más importante es que los propietarios del proyecto deben entender cuándo es necesario limpiar el backlog y deshacerse de los ítems irrelevantes en la hoja de ruta.

3. Programa la hoja de ruta de forma inteligente

En lo que respecta a las hojas de ruta, es otro de los aspectos del backlog que exigen una maniobra cuidadosa. Trata de programar correctamente los incrementos, dándole a tu equipo suficiente espacio para completar cada ítem de manera adecuada.

4. Limita el número de elementos en el Backlog

Otro aspecto muy importante de la gestión del backlog es el número de elementos por backlog. El propietario del producto y su equipo no son capaces de manejar un sinnúmero de elementos simultáneamente, por lo que es necesario limitar el número de acciones pendientes y garantizar una implementación sin esfuerzo. Según algunos estudios, el cerebro humano puede procesar hasta 150 relaciones en un momento dado, que es probablemente el número máximo de elementos por los que se debe apostar.

5. Mantén a tu equipo involucrado

Si quieres que el proyecto se desarrolle sin problemas, debes mantener al equipo involucrado y consultarlo antes de tomar decisiones. No es necesario discutirlo todo, pero los detalles importantes deben ser analizados por todo el equipo.

6. Siéntete libre de decir ‘No’

El propietario del producto no deberían tener miedo de decir “No” y eliminar nuevas ideas del backlog. A veces es crucial centrarse en las tareas existentes, por lo que no puedes permitirte el lujo de seguir añadiendo nuevas ideas al proceso de trabajo día tras día.

7. Mantenlo pulido

La última sugerencia en nuestra lista es mantener el backlog limpio y prepararlo para que alcance la perfección. Intenta identificar los elementos que ya no sirvan y detectar los puntos débiles que están ralentizando el proyecto. Vigila cada detalle y concéntrate en los aspectos que tu cliente realmente quiere tener.

Conclusión

La gestión del backlog es la única forma segura de mantener tu proyecto sin contratiempos y sin fallos, pero la mayoría de los propietarios se pierden en los detalles y sobrecargan a los equipos. Esto supone un gran problema porque retrasa la finalización del producto y confunde a los miembros del equipo.

En este post, hemos discutido los orígenes de la gestión del backlog y te hemos mostrado siete consejos para limpiar tu backlog de trabajo. Cada proyecto es diferente y requiere una planificación delicada, pero estos consejos te darán una comprensión global de la gestión del backlog, así que no dudes en utilizarlos.

Jack white
Jack White
@whitespace255

Jack es gestor de recursos humanos y blogger a tiempo parcial en Top Writing Services. Está especializado en productividad y gestión ágil de proyectos, pero no es ajeno a temas como la psicología y el desarrollo personal. Jack es padre de tres hijos encantadores y aficionado a las carreras de larga distancia.

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