Productividad y GTD

¡Qué fácil es recopilar... y cuánto cuesta!

AUTOR: Francisco Sáez
"La mente no es un vaso que hay que llenar, sino un fuego que hay que avivar." ~ Plutarco
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Recopilar es, con toda seguridad, el hábito productivo más sencillo de explicar y de entender. Simplemente se trata en capturar todo aquello que tienes en la cabeza que pueda representar algo que debas hacer o en lo que debas pensar con más detenimiento en otro momento. Sólo hay que escribirlo en algún papel o libreta, registrarlo en algún programa informático, anotarlo en el móvil o grabar una nota de voz. Lo dejes donde lo dejes, debe ser un lugar fiable. Esto quiere decir que podrás recuperarlo en cualquier momento para procesarlo convenientemente.

Todo lo que no captures fuera de tu mente permanecerá en ella, aunque a veces no seas consciente de ello. Ocupará un lugar en un espacio que es finito. En otras palabras, parte de tu capacidad y energía estará desperdiciándose en cosas en las que el cerebro no puede dejar de pensar porque todavía no has aclarado qué significan realmente.

Al recopilar esas cosas en un sitio fiable, le das a tu cerebro un descanso, puesto que ya no tiene por qué preocuparse por ellas. Según el ensayo Los fundamentos científicos de GTD, escrito por F. Heylighen y C. Vidal, “nuestra memoria, a corto y largo plazo, tiene grandes limitaciones, por lo que no es aconsejable confiar en ella para recuperar información importante en el momento en que la necesitemos. Utilizar el cerebro para almacenar información hace que éste se sature, ya que necesita un nivel de actividad neuronal elevado para mantener esta información sin interferencias. Al utilizar una memoria externa, nos aseguramos recuperar exáctamente lo que pusimos ahí y conseguimos liberar el estrés asociado a la necesidad de estar contínuamente recordándolo todo.

¿Por qué es tan difícil hacer una cosa tan sencilla? El problema es que nos resistimos a capturarlo todo. Unas veces, porque creemos que no es nada importante o no es parte de nuestro trabajo. Otras veces, simplemente confiamos en recordarlo más tarde. Para que esto funcione realmente es necesario que recopiles todo, el 100% de las cosas. Porque si hay cosas—aunque sean pocas y “sin importancia”—que requieren constantemente la atención de tu cerebro, tendrás un nivel de estrés que no te permitirá concentrarte adecuadamente en lo que estás haciendo, con la consiguiente merma de productividad y creatividad.

Mi consejo: Lleva contigo siempre una libreta y un boli. Habrá momentos en te resulte más cómodo utilizar tu ordenador, tablet o smartphone, pero la libreta nunca falla. Si tienes la libreta siempre a mano, podrás romper la resistencia a anotar ciertas cosas o a postergar la captura. Anota todo lo que se te ocurra en el momento en que se te ocurra, sin esperar un minuto. Estés haciendo lo que estés haciendo, si te llega una idea o te acuerdas de algo, la interrupción ya está ahí. Abre la libreta, anótalo, y continúa con lo que estabas haciendo. Verás como una vez recopilado, deja de ser una distracción al instante. Haz de esto un hábito y habrás recorrido la mitad del camino hacia la productividad sin estrés.

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