Productividad Personal

Entendiendo cómo el 90% de las compañías incrementaron la eficiencia de sus equipos

AUTOR: David Miller Tags Equipos Consejos

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Increased team efficiency

El trabajo en equipo eficaz es la columna vertebral de un negocio próspero. Imaginemos un escenario en el que una empresa en crecimiento tiene los proyectos y los recursos para llevar su negocio al siguiente nivel, pero está siendo víctima de la falta de productividad de su equipo. Este escenario es más común de lo que uno podría imaginar y pone de manifiesto la necesidad de entender las necesidades del equipo para mejorar la eficiencia.

La finalización exitosa de proyectos requiere que todos los departamentos y equipos involucrados alineen sus programas y recursos. Esto se aplica a todos, desde las partes interesadas hasta los diseñadores y el departamento de marketing.

Como puedes imaginar, una colaboración de esta magnitud puede convertirse en un dolor de cabeza muy rápidamente, ya que cada uno tiene sus propias metas y tareas que cumplir.

Una encuesta destacó la importancia de la eficiencia del equipo, ya que el 97% de los trabajadores afirmaron que la falta de colaboración dentro de un equipo afecta directamente al resultado de un proyecto, mientras que el 86% culpó a la comunicación ineficaz de los fracasos en el trabajo.

Cinco consejos para mejorar la eficacia del equipo

Mientras que los factores que influyen en la productividad del empleado son variadas y circunstanciales (el estrés, la motivación, etc.), los proyectos en equipo habitualmente se boicotean por factores evitables como por ejemplo una mala organización, una gestión mediocre de las tareas, una mala comunicación, y alineación entre departamentos entre otras cosas.

Estas son cinco estrategias que el 90% de las empresas utilizan para mejorar la eficiencia del equipo durante un proyecto y así, potenciar el negocio.

1. Utiliza un software de gestión de proyectos

Las hojas de cálculo y las notas adhesivas no son suficientes cuando se hace un seguimiento de proyectos complejos que involucran a varias personas. Un software de gestión de proyectos es un conjunto completo de herramientas que permite a los miembros del equipo trabajar y comunicarse en un solo espacio en lugar de recurrir a la comunicación dispersa.

Un software de gestión de proyectos permite a todos los miembros del equipo ver las tareas, a quiénes están asignadas, el progreso de cada tarea, el estado general del proyecto, etc. Esto agiliza varios procesos y facilita la comunicación entre los miembros del equipo. Las buenas herramientas y softwares también permiten a los miembros trabajar desde casa, lo que, de acuerdo con estudios realizados, aumenta la productividad de los empleados.

2. Delega de manera correcta

Una encuesta global realizada por PWC en 2016 mostró que el 55% de los CEOs están inquietos por la falta de confianza en sus empleados, lo que afecta negativamente el desempeño. Una empresa no es algo de lo que se pueda encargar una sola persona, y tampoco lo es un proyecto. Una delegación vaga e inapropiada de los mandos superiores supondrá una molestia para los empleados y obstaculizará su productividad.

Una vez que se han establecido los objetivos de un proyecto y se ha elegido el software de gestión de proyectos adecuado, es el momento de celebrar una reunión personal con los miembros del equipo para comunicar claramente sus tareas y objetivos individuales. Siempre “sobre-comunícate”, es decir, no dejes nada a la suposición o a las conjeturas. Objetivos, instrucciones y plazos claros mejoran la productividad del equipo.

La delegación se da de muchas formas. Por ejemplo, un Chief Information Officer (CIO) puede delegar a un gerente de TI la negociación de un nuevo contrato con un proveedor o un director ejecutivo puede delegar la toma de decisiones para el rediseño de una oficina al equipo de diseño.

Puedes utilizar un software de gestión de proyectos para garantizar que las tareas se deleguen fácilmente en los equipos pertinentes. Con una sencilla herramienta de gestión de proyectos, también puedes controlar el tiempo invertido en cada tarea, lo que facilita el cumplimiento de los plazos.

3. Establece objetivos asequibles

Los directores de proyecto deben dar un paso atrás y ver claramente cuáles son sus objetivos y cómo se pueden alcanzar. Las grandes metas son fáciles de imaginar pero involucran una tonelada de metas y objetivos más pequeños que necesitan ser alcanzados primero. La importancia de establecer metas realistas que sean realmente alcanzables es la clave para aumentar la productividad del equipo.

Lo ideal es que los directores y los jefes de equipo establezcan pequeños objetivos o metas que los empleados puedan cumplir durante todo el proceso de completar un proyecto complejo. Estos objetivos más pequeños ayudan a aumentar el rendimiento del equipo y son una excelente manera de reconocer el trabajo duro de los empleados, lo que, a su vez, aumenta el compromiso y la productividad.

De hecho, la profesora de Harvard Teresa Amabile observó a cientos de trabajadores de diferentes industrias y llegó a la conclusión de que “de todas las cosas que pueden impulsar la vida laboral interna, la más importante es progresar en el trabajo significativo”.

4. Feedback

El feedback eficaz y claro es esencial para aumentar la productividad del equipo. Ya sea un feedback bueno o malo, tiene que ser dado de una manera constructiva y significativa para construir una cultura de confianza y honestidad entre los miembros del equipo. Antes de dar feedback, tómate tu tiempo para reflexionar sobre

  • si el mensaje está siendo transmitido de una manera no hostil, y
  • ¿envía el mensaje deseado?

El feedback ayuda en la evolución continua de los proyectos y ayuda a los directivos a decidir si los objetivos asignados siguen siendo relevantes. También impulsa las conversaciones relacionadas con el progreso del proyecto y la carga de trabajo asignada a los diferentes miembros del equipo.

La efectividad del feedback fue resaltada a través de Harvard Business Review, que declaró que el 72% de las personas sienten que su desempeño mejoraría si sus jefes proporcionaran feedback constructivo en lugar de sólo elogios y reconocimientos ciegos.

5. Haz un seguimiento y mídelo todo

Mejorar el rendimiento del equipo sólo puede hacerse si cada tarea se supervisa correctamente. Si no sabes dónde y cómo se necesitan los cambios, no puedes hacerlos. Por lo tanto, las herramientas de gestión de proyectos para realizar un seguimiento de todo y también medir métricas significativas. Esto puede dar una idea de los futuros pasos a realizar.

Es importante utilizar las métricas adecuadas para tu equipo en lugar de una evaluación genérica y vaga.

Algunas medidas que necesitas tener en cuenta son:

  • Tiempo dedicado a cada proyecto
  • Tiempo necesario para completar una tarea
  • Velocidad de avance del trabajo
  • Número de repeticiones o iteraciones

Hace falta realizar un seguimiento del progreso para ver si los empleados están bien encaminados para alcanzar sus objetivos y, de no ser así, es necesario implementar el feedback y los cambios adecuados. Por otra parte, si las metas van por buen camino, entonces hay que aumentar los esfuerzos y mostrar aprecio en consecuencia.

Mejora la eficiencia del equipo con el software adecuado

La colaboración y la eficiencia del equipo siempre han sido los pilares de una empresa de éxito. Y mientras que las soluciones de software de gestión de proyectos pueden aumentar la productividad del equipo, ayudar en la delegación efectiva y comunicar eficazmente las grandes funciones a todos los miembros del equipo, los directores de proyectos y los responsables de los niveles superiores también necesitan utilizar herramientas para hacer un seguimiento del progreso de cada uno y adaptar la acción en función de las necesidades de cada individuo.

La gestión de proyectos puede ser una tarea bastante agitada. Pero con el software y las herramientas adecuadas, cada empresa puede ejecutar sus proyectos sin problemas y elevar sus resultados finales.

David miller
David Miller
@davidmiller4312

David es redactor técnico, sus trabajos se publican con regularidad en varios periódicos y los principales portales web. Su gran experiencia en gestión de proyectos le ayuda a ofrecer la mejor y más fresca perspectiva sobre mejorar la eficiencia en las organizaciones. Se pueden leer textos suyos en esa línea en ProProfs Projects. Conecta con David en LinkedIn.

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