Productividad y GTD

¿Qué impacto tiene la privacidad en la productividad del empleado?

AUTOR: Kayla Matthews
Privacy and productivity

Hazte esta pregunta: ¿Cómo trabajas de bien si alguien está mirando todo lo que haces por detrás de ti? Si eres como la mayoría de la gente probablemente la respuesta es: “no muy bien.”

Cualquiera que haya hecho de mentor de un nuevo empleado sabe que todo, desde la rapidez a la hora de escribir a la capacidad de atención se empeora cuando alguien mira cómo están trabajando. Sin embargo, los jefes deben monitorizar cómo trabajan sus empleados de manera regular para evitar que se queden atrás, ¿verdad? Pues no. Solo hay que ver las dificultades de de la gente para trabajar en una oficina open space, para darse cuenta de como la falta de privacidad impacta negativamente en la productividad.

Porqué la privacidad importa para conseguir que las cosas se hagan

Cuando las compañías de la lista Fortune 500 empezaron a cambiar a una estructura open space, los investigadores de la universidad de Harvard empezaron a estudiar si este tipo de estructura de verdad potenciaba la productividad y la colaboración de la manera que se afirmaba. Se descubrió que en vez de reforzar el intercambio de conocimiento que se afirmaba, en las oficinas open space había un 70 por ciento menos de tiempo de interacciones cara a cara.

¿Es posible que hubieran menos conversaciones pero que fueran más sustanciales? Seguro que antes la mayoría de las conversaciones cara a cara consistían en el típico cotilleo en la máquina del café ¿no? Pues no. La calidad también decayó.

¿Por qué? Una explicación es que la exposición constante a los ojos de los otros, hace que los humanos se retiren a su mundo interior para protegerse psicológicamente. Como un ciervo ante las luces de un coche, la incesante monitorización hace que nos paralicemos en vez de trabajar más duro.

Otra explicación es que el descenso en productividad entre los empleados que trabajan en oficinas abiertas gira en torno al principio de que las distracciones constantes boicotean la concentración de la gente. Ser capaz de ver lo que está haciendo todo el mundo simplemente levantando la vista del monitor proporciona un entretenimiento ilimitado, y crea el impacto psicológico de gritar ¡”ardilla”! en un parque para perros.

Finalmente, la estructura abierta crea un ruido de fondo constante que a veces se eleva a niveles extremos, especialmente en edificios con techos altos y suelos duros. La contaminación acústica impacta en el oído igual que la contaminación del aire daña los pulmones. Los trabajadores pueden no sentirse enfermos o perder la audición, pero el continuo sonido de los tacones y el barullo de las conversaciones tiene como resultado un sentimiento persistente de estar descentrado e incómodo.

Consideraciones legales y la privacidad en el tiempo de trabajo

Casi todos los trabajadores hoy en día saben que sus jefes monitorizan sus llamadas, e-mails, y comunicaciones. También entienden que su uso de Internet será controlado de vez en cuando, y que si hay visitas frecuentes a páginas inapropiadas en horas laborales, puede llevar a medidas disciplinarias e incluso al despido. Sin embargo, en la era de los asistentes digitales, los jefes navegan en nuevas aguas jurídicas para intentar protegerse de posibles juicios.

¿Puede un jefe, por ejemplo, pedirle a sus trabajadores en remoto una copia de sus historiales de internet si usan sus propios dispositivos? ¿Puede una conversación privada en la casa del empleado provocar una acción disciplinaria si Alexa malinterpreta una conversación como un dictado de un email al jefe?

Aunque no existe una respuesta fácil, los tribunales suelen ponerse del lado de los empresarios si no se ha cometido una violación atroz de la privacidad. Los jefes con trabajadores en remoto pueden incluso realizar inspecciones sorpresa en la casa de un empleado si reciben permiso por escrito.

Firmar un acuerdo así puede ser condicionante para la contratación, pero los trabajadores que gocen de un poco de espacio legal deberían declinar. Sin importar el sitio donde se trabaje, los empleados no deberían pasar sus horas laborales en las redes sociales — excepto que hacerlo sea parte de su trabajo.

¿Cómo se puede equilibrar la necesidad de privacidad con la función de supervisión?

Los jefes pueden mejorar la privacidad de sus empleados y aumentar su productividad volviendo a los diseños centrados en cubículos que proporcionan a los empleados su propio espacio. Además, estos también reducen la contaminación acústica absorbiendo el eco que de otra manera rebotaría en las paredes, suelos y techos sin límite.

Alternativamente, se pueden crear varias zonas de trabajo, con áreas diseñadas para trabajar en silencio y otras para la colaboración. Así, las discusiones agitadas se pueden llevar a cabo entre paredes, sin distraer al resto del personal.

Finalmente, los jefes puede preguntarle a sus empleados por sus preferencias. Algunos profesionales, como los programadores o los contables, necesitan un espacio tranquilo para hacer su trabajo de la mejor manera. En cambio, los comerciales competitivos a lo mejor prefieren algo que se parezca más al barullo de Wall Street y el subidón que obtienen de competir con sus compañeros.

Confiar en que los profesionales harán su trabajo

Los supervisores que tienden a hacer micromanaging deben recordar que han contratado a esos empleados por un motivo — piensan que cada uno de ellos tiene lo que se necesita para triunfar. Invadir la privacidad de los empleados crea una tensión constante en el área de trabajo que inhibe la concentración.

Confiar en los trabajadores para que realicen sus tareas en un entorno que les ayuda a aliviar el estrés lleva a una mejora en la productividad y al final, a un aumento positivo de la moral.

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