Productividad y GTD

5 problemas tecnológicos comunes que reducen la productividad

AUTOR: Ashley Wilson

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GTD (Getting Things Done), el método de David Allen para sobreponerte a tus obstáculos mentales es una buena manera de enfrentarte a los problemas tecnológicos más comunes que afectan la productividad de tus empleados.

Proporciona a los gerentes y administradores técnicos un esquema sólido para identificar y resolver los problemas a medida que surgen.

Sobre el método de GTD

El proceso de GTD tiene cinco pasos que guían a los que toman decisiones a través del proceso de resolución de problemas:

  1. Capturar: Recopilar toda la información acerca del problema tan pronto como te enteres de él. Documentar esa información por escrito, mediante grabaciones de voz u otros sistemas de registro.
  2. Aclarar: Dedicar tiempo a revisar la información capturada y determinar cuál es el problema. Decidir si se puede resolver o no. Si es posible, determinar cuánto tiempo se necesita. ¿Debería hacerse ahora, delegarse, o dejarse a uno lado para más tarde?
  3. Organizar: Crear una lista organizada de proyectos. Para cuestiones técnicas, calcular el tiempo necesario para resolverlas y programarlas adecuadamente. Crear una lista de proyectos actuales, una lista a la espera y una lista de algún día/tal vez.
  4. Reflexionar: Revisar tus progresos gestionando los proyectos de tu lista, y revisar los proyectos que has aplazado para más adelante. ¿Es hora de trasladar proyectos diferidos al pool de trabajo actual?
  5. Hacer: Finalmente, una vez que has analizado tu carga de trabajo y la has organizado por prioridad y tiempo requerido, utiliza tus listas y completa las tareas que te has propuesto.

Dado este método de resolución de problemas, repasemos algunos de los problemas tecnológicos más difíciles que afectan a la productividad.

1. Minimizar los problemas tecnológicos

Uno de los problemas técnicos más comunes que surgen en una gran empresa es la tendencia de los directivos que no tienen conocimientos técnicos a desestimar o minimizar los problemas que existen.

La falta de supervisión por parte de la dirección del departamento de soporte de las TIC de una empresa puede llevar a que queden sin resolver problemas intermitentes o endémicos.

Como señala Gartner con su calculadora de costes de inactividad, el coste real de permitir que los problemas de las TIC hagan caer continuamente el negocio es mayor de lo que la mayoría de los directivos se imaginan.

Cuando hay un problema informático que se repite más de dos veces al año, es el momento de sentarse y diagnosticar qué causa este problema recurrente.

Gestionando estos problemas en vez de ignorarlos, los negocios pueden eliminar los momentos de inactividad y mejorar la productividad.

Haz una lista de los problemas de las TIC que se repiten y dedica tiempo a encontrar soluciones, incluso si significa invertir en más tecnología.

Eliminar los momentos de inactividad lo acabará amortizando.

2. Tendencias tecnológicas siempre cambiantes

Las innovaciones tecnológicas han acelerado en los últimos años, especialmente cuando hablamos de aplicaciones y herramientas de colaboración.

Estos cambios pueden ser armas de doble filo, que nos ayudan a mejorar enormemente nuestra productividad a la vez que crea nuevos problemas.

Trabajar en la nube, por ejemplo, ha creado dolores de cabeza a todos los encargados de la seguridad informática de las empresas que necesitan asegurar la privacidad de los datos.

Los empleados acostumbrados a paradigmas menos tecnológicos sufren desánimo o se sienten desorientados cuando se incorporan nuevas tecnologías.

Los procesos empresariales pueden verse afectados cuando la integración de nuevas tecnologías con sistemas tradicionales se hace difícil.

La importancia de planificar cuidadosamente la adopción de nuevas tecnologías se ha convertido en un factor crítico para lograr los beneficios de productividad que puede aportar a las organizaciones.

Desde la planificación hasta la integración de nuevas tecnologías y la formación de los empleados, los retos son significativos.

Se necesita un enfoque sistemático y racional para prever y mitigar estos problemas. Esto reducirá el coste de un período de adopción difícil.

3. Exceso de apoyo en el soporte de las TIC

Los recursos de soporte de las TIC en la mayoría de las organizaciones se minimizan para ahorrar los gastos generales de retener al personal técnico. El resultado es que el personal se ve obligado a hacer malabarismos con los problemas cotidianos y los proyectos a largo plazo.

Cuando los empleados se apoyan demasiado en el personal de soporte de las TIC para resolver problemas sencillos como un ordenador que va lento, esto afecta a la capacidad del departamento TIC para centrarse en otros proyectos.

Los empleados que están capacitados para manejar problemas comunes de ordenadores y equipos ahorran su propio tiempo junto con el tiempo del personal de soporte.

La formación de los empleados y la curiosidad son buenas inversiones para cualquier negocio, al igual que las nuevas contrataciones con conocimiento tecnológico.

Para los directivos, este problema se reduce a repensar las prioridades y funciones de su personal de apoyo informático.

En lugar de esperar que ayuden a los empleados con sus problemas cotidianos, reorienta sus esfuerzos hacia la resolución de problemas tecnológicos de mayor magnitud.

Con el tiempo, un personal más experto conducirá a un funcionamiento más fluido, y el departamento técnico dedicará más tiempo a proyectos tecnológicos importantes.

4. Falta de formación tecnológica

Continuando con el dilema tecnológico anterior, una plantilla que no conoce la última tecnología se vuelve cada vez menos práctica en el entorno empresarial actual.

Las herramientas de software disponibles para las empresas, que van desde aplicaciones de nube hasta inteligencia artificial, requieren que los empleados conozcan algo más que simples fórmulas de hojas de Excel.

Un personal con menos conocimientos sólo logrará una fracción de las ganancias en productividad que la nueva tecnología hace posible.

Como han demostrado varios estudios, una mano de obra más educada y capacitada aumenta la productividad.

Eso es muy significativo cuando la inversión en formación y educación son contantes.

5. Privacidad y problemas de seguridad

El coste de desatender las cuestiones de seguridad puede variar desde multas reglamentarias hasta un daño a la marca durante años.

A medida que el entorno de seguridad continúa obligando a las empresas a mantener fuertes defensas de red, también está aumentando la regulación gubernamental sobre cómo se manejan los datos de clientes y empleados.

Las pérdidas de productividad que estas cuestiones conllevan no son insignificantes.

Los empleados deben lidiar con restricciones de acceso, cambios en los procesos de negocio y pérdida de herramientas tecnológicas inseguras.

Por otra parte, las brechas de la seguridad pueden provocar el cierre de las operaciones durante horas o días, mientras que el personal de seguridad se ocupa de los daños causados por los intrusos.

Cybersecurity Ventures ha estimado que para 2021 el costo total de las brechas de seguridad podría alcanzar los 6 billones de dólares en todo el mundo.

Conclusión

Los responsables de la toma de decisiones deben permanecer concentrados y organizados a medida que realizan los cambios necesarios para mantener seguros sus negocios y, al mismo tiempo, hacer frente a las pérdidas de productividad que generan.

El método GTD es una buena manera de analizar racionalmente la complejidad del problema y encontrar soluciones efectivas.

Ashley wilson
Ashley Wilson
@ashleygwilson

Ashley es una nómada digital que escribe sobre negocios y tecnología. Se encarga del contenido de uno de los mayores proveedores de software de utilidad, Solvusoft. Gracias a su conocimiento tecnológico, crea numerosos artículos y guías que ayudan a los usuarios a solucionar problemas de Windows y otro software.

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