Productividad Personal
Teletrabajo básico: consejos eficaces para gestionar virtualmente a tu equipo
AUTOR: Rachel Eleza
Independientemente de que tú mismo te estés adentrando en el nuevo y valiente mundo del trabajo a distancia, una cosa es segura: la gestión de equipos a distancia requiere de una estrategia diferente a la de la gestión en la vida real. A largo y corto plazo, a continuación te ofrecemos recomendaciones para una gestión mejor, más eficaz y más enérgica de tu equipo a distancia.
Gestión de horarios
Cada persona tiene unos hábitos de sueño diferentes. Todo el mundo tiene diferentes necesidades de funcionar y trabajar cómodamente en diferentes momentos del día. Incluso es posible que tú también estés ocupado y necesites asistir a la formación PMP online para desarrollarte profesionalmente. Como todo el mundo trabaja a horas diferentes, es difícil trabajar juntos en el mismo proyecto. Por lo tanto, cuando todos estén cómodamente trabajando, debes intentar reunirte con ellos al menos una vez al día. Eso te ayudará a trabajar con tus compañeros de forma simultánea.
No gestiones por proceso
Una de las grandes ventajas es la autonomía para desarrollar los procesos de trabajo. Además, puede parecer que estás microgestionando si intentas monitorizar el proceso en un entorno virtual. Asegúrate de dar instrucciones explícitas sobre lo que quieres en el producto final, programa horarios de control y especifica los plazos. A continuación, haz un seguimiento y proporciona feedback. Aprovecha los resultados. Con suerte, las nuevas formas de inventiva que encuentren tus empleados te sorprenderán.
Transparencia
Cada miembro del equipo debe conocer los objetivos o los proyectos del resto. Esto ayuda a que la gente no sólo se sienta valorada, sino que también les permite colaborar mejor poniéndose al día los unos a los otros. Anima a tus compañeros de trabajo a mejorar su rendimiento estableciendo objetivos. Siempre que sea posible, no dudes en valorar a un miembro del equipo. Puede tratarse de un simple gráfico o de una información bien diseñada, pero puede haberle llevado tiempo desarrollarlo.
Haz que las reuniones virtuales tengan sentido
Todos hemos participado en una teleconferencia que nos ha parecido una total pérdida de tiempo. Todas las reuniones pueden sentirse así para los empleados virtuales. Debes preparar cada una de las reuniones virtuales, hacer una agenda, invitar a las personas adecuadas, empezar a tiempo, etc.
Utiliza un breve ejercicio para romper el hielo o aprovechar los primeros minutos de la reunión para compartir cosas divertidas o personales, a fin de que la reunión sea más significativa. Haz que todo el equipo tenga activada la cámara. Quizá todos han colgado una foto de sus últimas vacaciones o han hablado de lo que hicieron la semana pasada. Los equipos virtuales pueden carecer de cohesión si no tienen ninguna oportunidad informal de relacionarse con sus compañeros.
Crea espacios para la colaboración
Los miembros de los equipos virtuales suelen tener dificultades para trabajar en los proyectos. Normalmente se envían docenas de correos electrónicos y luego una persona toma la iniciativa mientras los demás editan y comentan… ¿verdad? Esto puede funcionar para ciertos proyectos, pero otros pueden requerir una lluvia de ideas y más creatividad. Para permitir la colaboración en grupo, utiliza aplicaciones para compartir documentos como SharePoint, Google Drive, Dropbox, etc. Durante una reunión, puedes iniciar un debate sobre un nuevo proyecto y utilizar los comentarios originales para dar el pistoletazo de salida. Un calendario para el seguimiento y unas guías de mejores prácticas serán los próximos pasos.
Aconséjales que utilicen espacios de coworking
El coworking ayuda a los empleados a adquirir el control sobre dónde, cuándo y cómo trabajar, al igual que otros tipos de trabajo flexibles. También ayuda a las empresas a impulsar la productividad, a reconectar a las personas con su organización y a realizar una transición en su entorno físico.
Los espacios de coworking son un lugar en el que empleados que no suelen pertenecer a la misma organización se reúnen para trabajar en una oficina común.
Antes se usaba mayoritariamente por autónomos sin una localización fija, pero a día de hoy se usa por todo tipo de trabajadores, incluyendo grandes organizaciones y PYMEs.
Acuérdate de dar feedback y recompensas.
Ten en cuenta que hay que tratar al personal que teletrabaja como al personal de oficina, con el que te reúnes y hablas regularmente. Sé equitativo y comunicativo. Tómate el tiempo necesario para hablar directamente con todos tus empleados y dales feedback regularmente. Piensa también en incentivos y premios que beneficien a todos los empleados por igual. Todos los miembros de tu equipo quieren ser reconocidos y apreciados.
Conclusión
Es difícil trabajar desde casa, pero para facilitar las cosas, puedes tomar varias medidas. Dale a tus compañeros un tiempo para que se familiaricen con la nueva rutina. No te olvides de hablar con tus compañeros de equipo de manera informal. Planifica un horario de trabajo en el que todos puedan trabajar cómodamente. Intenta mantener a tus compañeros al día al menos en al menos dos reuniones a la semana y no te olvides de activar el vídeo, para poder ver las caras nuevas. Cada miembro del equipo debe saber lo que está haciendo el otro y debe intentar enviar archivos a través de aplicaciones de transferencia de archivos. Siguiendo estas ideas, está garantizada la fluidez y se mantiene alto el ánimo de todos los miembros de tu equipo.
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