Productividad y GTD

Trucos y herramientas para automatizar tu eficacia

AUTOR: Kayla Matthews

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Automation

En el lugar de trabajo, siempre hay días en los que la cantidad de trabajo que tienes que hacer varía. Puede que haya días en los que las cosas van tranquilas, dándote tiempo para centrarte en lo que tienes que hacer. Otros días puede que sean muy intensos, esos en los que tienes tanto que hacer que acabas quedándote despierto hasta las mil.

Algo que te puede ayudar a cambiar esta progresión es automatizar tu eficiencia. Automatizar el trabajo que tienes que hacer a diario te ayudará a gestionar fechas límite y completar los proyectos más rápidamente, sin sacrificar la calidad del trabajo que realizas. Es una gran manera de mejorar tu vida laboral, que poco a poco hará que tu vida personal también sea menos estresante una vez salgas de la oficina.

¿No sabes cómo automatizar las tareas que gestionas? Sigue leyendo para aprender algunos trucos y herramientas que puedes incorporar de un día para otro y estar usando mañana. Prueba cada una de ellas para ver cuál funciona mejor y provoca un verdadero cambio.

Porqué automatizar es útil

Automatizar es en esencia aprovecharte de la tecnología para acelerar tu flujo de trabajo. Transforma como un negocio interactúa con sus empleados y la calidad del trabajo que se produce para los clientes. Los estudios demuestran que algunas compañías que se aprovechan de la automatización de tareas aumentan su productividad en un 25%.

Para ir algo más lejos, el 77% de los negocios afirman que hay un aumento en las ventas. La clave de hacer de la automatización un proceso fluido es centrarse en la parte del trabajo que quieres automatizar, en vez de intentar cambiarlo todo a la vez.

Herramientas que puedes usar

Otra cosa fundamental que necesitas saber acerca de la automatización es que no solo se trata de mejorar tu propia productividad. Aunque aumenta el trabajo que puedes llegar a completar tú solo, también te conecta con tus compañeros de trabajo que, junto a ti, son parte del proyecto para estandarizar la carga de trabajo. Por eso la tecnología ha tenido una influencia tan grande en la automatización de la eficiencia de tareas.

Prueba alguna de las apps o páginas web que tú y tus compañeros podéis usar para mejorar el flujo de trabajo:

  • Páginas de encuestas: Cada vez más negocios están empezando a usar encuestas para saber lo que sus empleados e incluso sus clientes están pensando. Estas herramientas son especialmente útiles si tu compañía envía newsletters a sus suscriptores, porque obtienes feedback y puedes mejorar la comunicación.
  • Google Drive: Google va de colaborar, que es por lo que tienen una de las mejores herramientas de automatización. Le puedes echar un ojo a sus productos para ver cuáles funcionan mejor con tu trabajo. Google Drive permite que los miembros de un proyecto puedan trabajar juntos y guardar los documentos donde todos pueden encontrar todo. Además, todos los programas de Google vienen con una versión para el móvil, así que puedes trabajar en remoto sin necesitar meter nada en el ordenador.
  • Herramientas de comunicación: Hay trabajos que requieren que le digas a tus compañeros que has terminado algo para que ellos puedan empezar con el siguiente paso. La automatización ha traído herramientas de comunicación que hacen eso mismo por sí mismas. Prueba Tallyfy, un programa que se asegura de que tus compañeros de trabajo sepan que has terminado con tu parte del proyecto.

Cómo implementar estas herramientas

La mejor manera de implementar herramientas de automatización es primero acostumbrarte a usarlas tú mismo. Da igual el programa que vayas a usar, empieza a usarlo con algo pequeño y avanza poco a poco hacia proyectos más grandes. Una vez estés seguro de que te puede ayudar con lo que necesitas, introduce la herramienta a tus compañeros y convoca una reunión en la que puedas contarles cómo funciona. Después de asegurarte de que todo el mundo está interesado, verás como la eficiencia del equipo se dispara.

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