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Cómo usar los datos de seguimiento del tiempo para mejorar la productividad del equipo

AUTOR: Rajat H. Tags Automatización Teletrabajo Equipos Herramientas

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Tracking time data

La productividad del equipo siempre es una de las principales preocupaciones de los managers. Una mayor productividad puede significar un mayor rendimiento, un aumento de los beneficios y unos procesos eficientes que ayudan a hacer más cosas. Se puede mejorar la productividad del equipo utilizando un software de registro del tiempo adecuado. Lo que a menudo ha sido una tarea que requiere actualizaciones constantes y concentración, ahora puede ser una taea rápida y sin problemas con una herramienta de primer nivel. Estas herramientas, al hacer un seguimiento de dónde emplea su tiempo cada miembro del equipo, pueden descubrir información que los directivos pueden utilizar para hacer que sus equipos sean más eficientes y productivos.

En este artículo, examinamos algunas de las formas en las que el seguimiento del tiempo puede ayudar a los directivos a mejorar la productividad de su equipo.

Entiende las distracciones

El software de registro del tiempo permite obtener informes detallados de cómo se emplea el tiempo, tanto para ti como para tus empleados. Esto te puede ayudar a identificar si el tiempo se invierte en cosas poco productivas o en sitios web/apps que no son útiles. Puede tratarse de cualquier cosa, desde reuniones inútiles, procesos engorrosos y tareas administrativas rutinarias. Se trata de una información valiosa para abordar las cosas que distraen al equipo una y otra vez. Puedes utilizar estos datos para reducir las reuniones inútiles o para ocuparte de las interrupciones que restan demasiado tiempo a tu equipo.

Identifica los procedimientos sobrecargados

Los directivos suelen dar por sentado que los procesos de su equipo son ágiles, pero la mayoría de las veces los registros de tiempo revelan sorpresas. Una herramienta de gestión del tiempo permite conocer mejor el uso del tiempo y el trabajo de todos. Esto ayuda a identificar posibles cuellos de botella, flujos de trabajo inflados y bloqueos frustrantes. Aprovechando estos datos, los managers pueden tomar las medidas necesarias para mejorar el rendimiento general y automatizar las tareas rutinarias.

Descubre las horas más productivas

Los distintos miembros del equipo son productivos a distintas horas del día, y eso es imposible de saber para los directivos. Ya no. Con los datos de registro del tiempo, los directivos pueden saber ahora si un empleado es más productivo por la mañana, después de su taza de café, o por la tarde. El seguimiento del tiempo puede ayudar a encontrar las horas más productivas de su equipo y a gestionar sus tareas y niveles de energía en consecuencia. Por ejemplo, el trabajo que requiere una mayor concentración puede reservarse para cuando el empleado sabe que está más concentrado.

Encuentra las áreas de mejora

Los datos del registro del tiempo ayudan a los directivos a ver cuántas horas tardan sus empleados en realizar tareas específicas. Las tareas que se realizan durante más tiempo del previsto suelen indicar que es necesario mejorarlas. A medida que se determinan las tareas que llevan demasiado tiempo, los directivos, junto con los empleados, pueden idear medidas correctoras o remedios para cubrir las lagunas de forma eficaz. Los directivos pueden ayudar a los empleados en las áreas en las que tienen dificultades, poniéndolos en contacto con expertos internos o externos, proporcionándoles recursos de conocimiento complementarios, etc.

Evita el agotamiento

El desgaste tiene un alto coste para cualquier equipo y, si no se controla, puede dañar gravemente la productividad. El índice de ausencias aumentará, los empleados perderán la moral y probablemente cometerán más errores de los que cometerían si no estuvieran sobrecargados de trabajo. Con el software de seguimiento del tiempo, los directivos pueden controlar la eficacia con la que sus empleados utilizan sus horas. Pueden calibrar rápidamente si hay una distribución desigual de las tareas que provoca una presión diferente entre el personal a lo largo de la semana. Pueden incluso averiguar si su personal ha estado trabajando horas extra con frecuencia o de forma consecutiva durante un periodo considerable, lo que puede provocar fatiga, estrés, falta de sueño y otros malos resultados.

Permite horarios flexibles

Mediante la aplicación de horarios flexibles y la oferta de opciones de trabajo a distancia, los directivos pueden dar a los empleados la posibilidad de elegir sus propios horarios y mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal. Un lugar de trabajo híbrido también ayuda a los equipos a reducir el coste de mantener una oficina y a contratar talentos de todo el mundo. Los directivos pueden establecer puntos de referencia específicos para los trabajadores remotos, por ejemplo, un mínimo de horas de trabajo por semana o por mes. O los directivos pueden adoptar un enfoque de calidad por encima de la cantidad para fomentar el trabajo de alta calidad.

Productividad en remoto

La importancia de los registros de tiempo para mejorar la productividad se agudiza en un entorno remoto. El COVID-19 obligó a las empresas a adoptar estrategias de trabajo a distancia para mantener la productividad ante la pandemia mundial. Tradicionalmente, las empresas se han mantenido reacias al trabajo en remoto debido a la preocupación por la pérdida de productividad y la eficiencia general de la empresa. Simplemente, necesitan saber que sus empleados están trabajando mientras se encuentran en remoto.

Pero, como todos sabemos, las distracciones son abundantes cuando se está en casa, ya que podemos sentirnos tentados por la televisión y los videojuegos, o podemos encontrarnos con la necesidad de hacer recados personales mientras estamos en horario de trabajo. Además, como los empleados están a distancia, a los directivos les resulta difícil identificar si están atascados en algún sitio o si dedican demasiado tiempo a tareas sin importancia o si necesitan ayuda para que su trabajo y su productividad no se vean interrumpidos.

Por suerte, para aquellos que tienen miembros del equipo trabajando en remoto, los registros de tiempo resultan muy útiles para estar al corriente del trabajo y proporcionar la intervención adecuada para garantizar que los equipos son lo más productivos posible.

Cómo obtener datos de registro de tiempo

Hay varias herramientas de seguimiento del tiempo disponibles en el mercado. Una de las más destacadas es Time Doctor. Time Doctor permite hacer un seguimiento del tiempo de los empleados y ver claramente lo que se hace a lo largo del día. Time Doctor crea un resumen del tiempo dedicado a cada proyecto, cliente y tarea. Además, los directivos pueden ver cuánto tiempo pasan los empleados trabajando frente al ordenador o fuera de él y cuánto duran sus descansos.

Los informes resumidos diarios y semanales por correo electrónico facilitan el análisis de patrones. Esto ayuda a diagnosticar y tratar las tareas improductivas y los hábitos de pérdida de tiempo. ¿El resultado? Una mayor productividad.

Conclusión

Introducir una herramienta de registro del tiempo en el flujo de trabajo de tu equipo puede ofrecer numerosas ventajas, como una mayor productividad, un aumento de la rentabilidad, una mayor transparencia, unos plazos más realistas y una mejor gestión de los proyectos. Podrás duplicar o triplicar tu producción. Podrías evitar tener que contratar a más personal. Y serías capaz de terminar tus proyectos mucho antes de tus plazos (entre otras cosas). Se mire por donde se mire, el aumento de la productividad de tu equipo te reportará beneficios.

Rajat
Rajat H.

Rajat es gerente de marketing en Time Doctor, una empresa líder en información sobre el trabajo que mide y analiza cómo las empresas y los equipos usan su tiempo para proporcionar una dirección clara sobre cómo hacer más cada día.

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