Hagamos las cosas sencillas, no compliquemos nuestro GTD

Éste es un artículo invitado escrito por David Torné Llorens • 29 Noviembre, 2012

Es genial contar con potentes herramientas que generen confianza y entusiasmo en el usuario, pero seamos sinceros, toda esa funcionalidad a veces se traduce en complejos sistemas de gestión personal. Ya sea porque no pasamos de lo básico en la fase de aprendizaje, o porque no nos sometemos a un proceso de análisis-reflexión de cómo las utilizamos, nuestro software se convierte en un elemento inerte al que no evolucionamos en su uso.

Para que eso no suceda con FacileThings me he sacado de la manga una colección de medidas para que vivas su uso de una forma alejada del estrés, tranquila y abierta a evolucionar. El secreto está en disfrutar trabajando y estas medidas pueden aligerarte tu operativa diaria:

  • De tu Gmail a FacileThings, marcando los correos que quieras responder o hacer cualquier tipo de gestión, con la “estrella” de destacados o creando una etiqueta específica para que sean enviados a facilethings. Para ello puedes programar un reenvío con ifttt.
  • Restringe el uso de la aplicación móvil para consultar las acciones a realizar. Que no se convierta en otra cuenta que revisas repetidamente. Dedícate a registrar y revisar tus tareas en un momento determinado, por ejemplo la hora de comer, el resto del tiempo dedícalo a hacer.
  • Utiliza listas B. Crea un tag que sea #ListaB o #ahora para clasificar las acciones que tienes que hacer de inmediato. Al marcar el tag solo visualizas aquellas que lo contienen, evitándote las posibles distracciones que te generen las demás.
  • Mantén tu FacileThings ordenado. Si puedes conectar la aplicación con Evernote, hazlo. Tu material para los proyectos estará mucho mejor en la cuenta de tu almacén virtual. Su buena integración con la cuenta permite abrir y visualizar tus notas sin tener que saltar de una aplicación a otra, y además liberarás espació de tu cuenta.
  • Revisa y purga el Material de Referencia de forma regular. El Material de Referencia es un apartado para guardar información relevante y vinculada a tu actividad. Yo la utilizo para guardar tweets que recojo de Twitter, pero debo confesarte que algún día al abrirla la he llegado a confundir con la casa de mi vecino el Sr. Fernando el cual tiene síndrome de Diógenes.
  • Utiliza un sistema de dos tags para clasificar cada acción. El primero para el contexto y el segundo para indicar qué tipo de actividad realizar. Por ejemplo, clasifico todas las acciones para buscar algo en internet como #online #buscar, este segundo tag me permite un segundo subfiltrado que aligera notablemente el trabajo por contextos, permitiéndome empezar a trabajar con un lote de acciones solo con un clic.
  • Juega con los proyectos activos y archivados. Si uno de los objetivos de GTD es indicarnos qué debemos hacer ahora, debes llevarlo al terreno de los proyectos. Quédate solo con los proyectos en los que vayas a trabajar esa semana, no pierdas tu enfoque en acciones que no son prioritarias. Bascula tus proyectos entre la lista de proyectos activos y archivados.
  • Identifica aquellas tareas repetitivas que hay en tu rutina y prográmalas a través del apartado del mismo nombre. Tenerlas programadas te evitará tener que pensar en crearlas cada vez.
  • El apartado de Objetivos sirve para algo. Define tus objetivos a través del apartado, generando los proyectos que sean necesarios y las áreas de responsabilidad pertinentes. Todo para generar un dibujo de tu actividad, de aquello que hay por encima de las acciones y proyectos integrando a estos dos. Al realizarlo obtendrás una idea más ajustada a la realidad de lo que tienes entre manos.
  • Revisa periódicamente la agenda. La tienes a un mísero clic de distancia, si utilizas Google Calendar ahora tampoco tienes escusa, puedes integrarlo y procesar conjuntamente ambas agendas. GTD permite que no se te pase nada por alto, pero también tienes que poner algo de tu parte :)
  • Limpia tu lista de siguientes acciones utilizando el archivo de seguimiento. Con el comando :activar podrás ubicar una acción en un futuro inmediato, para su activación en el momento oportuno, despejando tu visión de la actividad actual.

Una batería de medidas que deben ayudarte a utilizar FacileThings como lo que es: Una herramienta para simplificar tu vida, no un instrumento para complicarla aún más. Para ti que eres usuario de la aplicación, y para mí que quiero mejorar en su uso, tienes a tu disposición la zona de comentarios para ampliar el conocimiento común en este terreno. ¿Cómo te lo montas para que tu GTD sea aún más fácil?

Sobre el autor

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David Torné (@davidtorne) es un blogger especializado en productividad personal y GTD. Desarrollador de software de profesión y divulgador por vocación del concepto de productividad y todo aquello que le rodea. Síguele en su blog.

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