La personas eficientes saben cuando tienen que empezar una tarea y cuando tienen que esperar. Para ser un gran ejecutor tienes que aprender a escuchar esa vocecilla interior que te dice “espera”.

Hay 3 reglas básicas que debes seguir si quieres que la Fase de Procesar cumpla correctamente con su cometido:

1. Primero, el primer elemento. Aunque el primer elemento sea una tontería y el segundo algo muy importante, todas las cosas deben procesarse por igual. Si vas saltando a lo que te interesa, te acostumbrarás a evitar tratar con ciertas cosas, y el sistema no funcionará.
2. Un elemento cada vez. Cuando procesas un elemento, debes estar totalmente concentrado en él. Resiste la tentación de mirar otros elementos o cualquier otra cosa que parezca más interesante. Necesitas prestar toda tu atención a cada elemento para tomar la decisión adecuada y así, dejar toda la Bandeja de Entrada bien procesada.
3. Nada vuelve a la Bandeja de Entrada. Esta regla refuerza las otras dos. Si caes en el hábito de devolver las cosas a la Bandeja de Entrada para procesarlas de nuevo, no te esforzarás en procesarlas correctamente, ¿para qué? Y tomar decisiones dejará de ser algo importante.

Procesa una cosa detrás de otra, presta la debida atención a cada una y no devuelvas ninguna a la situación inicial. Procesa como un campeón.

Hay gente que hace de la productividad una eterna búsqueda. Leen libros y artículos relacionados con el tema para enterarse de nuevos métodos y técnicas, conocer casos concretos de uso y descubrir cuál es la última tecnología de moda este campo. Indagan sobre cómo hacer que su jefe, sus compañeros o su pareja no pongan trabas a su productividad. Prueban la última aplicación que promete solucionar su vida.

Me temo que la lista Algún día/Tal vez está condenada a convertirse en un pozo sin fondo donde acumulemos toda nuestra creatividad y tareas pendientes. Todo aquello no procesable inmediatamente se convierte en algo que haremos algún día, creando una cola de deseos o proyectos en una lista sobredimensionada. Es por eso mismo que no puede tratarse como una lista manejable de primer plano, similar a la de Acciones Siguientes, pero debemos esmerarnos en estructurarla para no perderle la confianza y evitar convertirla en un trastero para nuestra actividad.

Estoy totalmente convencido de que la principal razón por la que mucha gente no está bien organizada y vive agobiada por la presión de su trabajo y sus tareas personales, es que no consiguen establecer los hábitos necesarios para, con calma, tenerlo todo bajo control.

La frase caerse del vagón ¹ se utiliza cuando queremos decir que, a pesar de nuestras buenas intenciones en adquirir un cierto hábito, no hemos sido capaces y hemos terminado abandonando. La hemos fastidiado.

Después de una breve introducción a la Técnica Pomodoro y un post en el que explicaba el método en mayor profundidad, me parece interesante exponer las propuestas de Francesco Cirillo, autor de The Pomodoro Technique, para gestionar las interrupciones que pueden surgir cuando estás en mitad de un pomodoro.