Fundamentos de GTD

Introducción

Hoy en día, casi todo el mundo tiene la sensación de que no hay suficientes horas al día para hacer todas las cosas que debemos hacer. En el trabajo, hacemos más cosas de las que se supone que tenemos que hacer y los límites de nuestras responsabilidades son cada vez más difusos. Y luego están las cosas que hay que hacer en casa, los compromisos con la familia y los amigos. Y las cosas que queremos hacer porque nos gustan o porque nos apetece.

Utilizar una agenda, escribir una lista de tareas diarias o hacer las cosas según un código de prioridades, no son ya herramientas eficientes dado el volumen y la variedad de la carga de trabajo que todos tenemos actualmente.

Nuestra cabeza está llena de cosas pendientes o inacabadas, que nos distraen constantemente, nos hacen perder el tiempo y nuestras energías, y nos provocan ansiedad y estrés. Para tratar con ellas de un forma efectiva, primero debes identificarlas todas y después decidir cómo vas a gestionarlas.

Para gestionar bien nuestros compromisos tenemos que hacer lo siguiente:

  • Capturar todas aquellas cosas que consideremos no finalizadas, en un lugar de confianza, fuera de nuestra mente.
  • Definir exáctamente cual es nuestro compromiso con cada cosa y decidir qué hay que hacer, si es que hay que hacer algo, para avanzar en su realización.
  • Una vez decididas todas las acciones a realizar, organizarlas adecuadamente en un sistema que podamos revisar de forma regular.

David Allen llama cosas a todo aquello que entra en nuestro mundo, físico o psicológico, para lo cual no hemos determinado todavía qué queremos hacer, ni el siguiente paso a dar. Una vez que estas cosas entran en nuestro mundo, estamos comprometidos de alguna manera a resolverlas. Es fundamental aprender a vaciar nuestra mente de todas estas cosas.

El proceso consta de cinco etapas: (1) Recopilamos todo aquello que llama nuestra atención, (2) procesamos cada cosa definiendo qué vamos a hacer, y (3) organizamos los resultados, los cuales (4) revisaremos para (5) decidir cuál hacer en cada momento.

Aunque no es necesario, es muy recomendable llevar a cabo estas etapas de forma separada a lo largo del día.

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