Fundamentos de GTD

Procesar

Esta etapa consiste que pensar qué es cada uno de los elementos recopilados y decidir qué hace falta hacer con ellos. Esto servirá de base para organizar tus acciones. Para cada elemento tienes que hacerte dos preguntas:

1. ¿Qué es esto?

No es ninguna tontería. Algunas cosas son evidentes, como “hacer la compra”, pero otras no, como “leer el comunicado de la empresa”, y es necesario que les dediques un tiempo para determinar exáctamente qué son y qué acciones requerirán (si es que requieren alguna).

2. ¿Hay que hacer algo?

Si la respuesta es no, hay tres posibilidades:

  1. Si no lo necesitas más, tíralo a la papelera.
  2. Si no tienes que hacer nada ahora pero probablemente tengas que hacer algo en el futuro, guárdalo en algún sitio que revises periódicamente.
  3. Si representa una información potencialmente útil, archívalo como material de consulta.

Si la respuesta es sí, primero tienes que determinar cuál es la siguiente acción a realizar y después:

  1. Si la acción se puede hacer en menos de dos minutos, simplemente hazla.
  2. Si no eres la persona adecuada para realizarla, delégala a quien corresponda.
  3. Si la tienes que hacer tú y requiere más de dos minutos, añádela a una lista de “próximas acciones”.
A medida que vas procesando las cosas, éstas desaparecen de la bandeja de entrada, quedando al final vacía.