Porqué las listas de tareas no funcionan... y los calendarios tampoco

Publicado el 29 Junio, 2015 por Francisco Sáez

Necesitamos nuevos métodos, tecnologías y hábitos de trabajo que nos ayuden a dominar nuestro mundo.

lista de tareas

“Ni nuestro sistema educativo, ni los modelos tradicionales de gestión del tiempo, ni la gran cantidad de herramientas de organización disponibles, nos han proporcionado un medio viable para poder satisfacer las nuevas demandas que hay sobre nosotros.” ~ David Allen

Las listas de tareas se inventaron en el mismo momento en que la gestión del tiempo empezó a convertirse en un problema para mucha gente, especialmente para los trabajadores del conocimiento. Había demasiadas cosas para hacer, así que, para empezar, al menos era necesario tener un inventario claro de todas esa cosas.

Una vez que tuvimos esas largas listas de tareas en nuestras manos, vimos que eso se podía mejorar. Podíamos identificar las tareas que debían hacerse en un momento específico y las pusimos en listas de tareas especiales que llamamos calendarios. Todavía hay mucha gente que gestiona todas tus tareas con un calendario (¡qué daño ha hecho Google Calendar!).

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Las crisis son oportunidades

Publicado el 22 Junio, 2015 por Francisco Sáez

Las crisis son situaciones en las que todo se puede mejorar. Acostúmbrate a ellas y acéptalas.

crisis

“A través de cada crisis en mi vida, con aceptación y esperanza, en un solo momento decisivo, conseguí el valor de hacer las cosas de manera diferente.” ~ Sharon E. Rainey

La productividad personal es principalmente una cuestión de hábitos. Es por eso que, cuando llevas demasiado tiempo con los hábitos incorrectos instalados en tu cerebro, nada funciona. No importa el método, los trucos o las herramientas de apoyo que utilices. Las primeras semanas todo parece ir de maravilla, pero de pronto tus viejos hábitos se imponen de nuevo y el caos vuelve a reinar.

Si te ocurre eso, la buena noticia es que al menos estás en el buen camino. Quizás debas tensar un poco más la cuerda y provocar una crisis mayor.

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Quédate quieto... si eres capaz

Publicado el 08 Junio, 2015 por Francisco Sáez

Las personas tienen una inclinación por la acción, a veces por buenas razones, a veces como resultado de un comportamiento irracional.

sesgo de acción

El árbitro señala un penalty en un partido de fútbol. El balón tardará unas décimas de segundo en llegar a la portería desde que el delantero lo golpee, por lo que el portero no puede esperar a ver la trayectoria del balón para decidir a qué lado se debe tirar. La decisión debe estar tomada previamente. Lo curioso del caso es que el portero decidirá, en la mayoría de los casos, tirarse al lado derecho o al lado izquierdo, cuando la estrategia óptima según las estadísticas es la tercera opción: quedarse parado en el centro. ¿Por qué no se quedará quieto? Solo porque no hacer nada resulta siempre un tanto embarazoso, aunque sea lo más acertado.

En verano me encuentro a menudo en atascos de tráfico debido a la gran cantidad de turistas que frecuentan las playas de la costa mediterránea. Como conozco la zona, me meto por carreteras y caminos poco conocidos en cuanto diviso una cola de coches parados. La mayoría de las veces es contraproducente; dando esos rodeos hago más kilómetros, gasto más gasolina e incluso tardo más tiempo que si me quedara atascado 10 ó 15 minutos. Pero, vaya, moverse es preferible a la sensación de estar parado, perdiendo el tiempo.

Este fenómeno se denomina sesgo de acción (action bias en inglés 1) y nos empuja a hacer cosas en situaciones ambiguas en las que tenemos la sensación de que debemos hacer algo, independientemente de que sea una buena idea o no. Es algo que debes tener en cuenta porque, por lo general, tomamos pésimas decisiones en esas circunstancias.

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Cómo gestionar tu energía para ser más productivo

Publicado el 01 Junio, 2015 por Francisco Sáez

Para ser más eficiente y productivo, debes trabajar de acuerdo a tu nivel de energía.

renovar energía

El otro día quedé con un amigo para tomar un café. Una vez terminado el café, decidimos dar un paseo para continuar la conversación un rato más. Mala idea, el sol era abrasador y la temperatura rondaba los 30ºC. Me despedí y volví a mi casa para continuar con el trabajo que tenía previsto hacer esa tarde. Imposible. No tardé ni cinco minutos en darme cuenta de que, el cada vez más intenso dolor de cabeza provocado por la insolación, no me iba a permitir concentrarme en lo que tenía que hacer durante un buen rato.

¿Estaba la tarde perdida? No, no podía hacer nada que requiriese un esfuerzo alto de concentración o creatividad, pero podía hacer otras cosas. Podía tumbarme en el sofá y leer tranquilamente unos artículos que tenía pendientes sobre marketing. Eso hice. Podía ir a comprar cierto material de oficina que necesitaba. También lo hice.

En términos de productividad, la tarde fue igual de buena que si hubiera hecho lo que tenía previsto hacer. Al fin y al cabo, hice cosas que, de todas formas, tendría que haber hecho en otros momentos.

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Sobre capturar y procesar al mismo tiempo, y la malentendida falta de flexibilidad de GTD

Publicado el 25 Mayo, 2015 por Francisco Sáez

La dificultad de separar las etapas de capturar y aclarar es uno de los principiales handicaps para obtener todo el beneficio de GTD.

cinco etapas de gtd

Uno de los errores más habituales a la hora de implementar GTD, no solo al principio sino incluso después de practicar el método durante un buen tiempo, es la tendencia a mezclar las dos etapas de recopilar y procesar (o capturar y aclarar, que es como las llama David Allen en su reciente revisión y actualización del libro que describe GTD).

De verdad, una de las características que más a menudo reclaman los usuarios de FacileThings, incluso sabiendo cómo funciona GTD, es la posibilidad de procesar una cosa en el mismo momento en que se recopila. O, a modo de atajo, permitir procesar una acción específica de la bandeja de entrada sin verse forzados a procesar, uno por uno, todos los elementos previamente recopilados. Es, en el fondo, la misma trampa y cuesta mucho cambiar este hábito.

Lo maravilloso de este método de cinco pasos para conseguir tener toda nuestra actividad bajo control es que, en realidad, son pasos que ya aplicamos todos nosotros a la hora de hacer las cosas—aún sin conocer GTD—, aunque de manera inconsciente la mayoría de veces. Capturamos algo que tiene nuestra atención, aclaramos qué significa realmente, lo organizamos poniéndolo en la lista correspondiente, revisamos nuestras listas con la frecuencia necesaria y hacemos lo que toca en cada momento. Recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer. O, siguiendo la nueva nomenclatura: Capturar, aclarar, organizar, reflexionar y actuar.

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6 maneras inusuales de hacer el trabajo

Publicado el 18 Mayo, 2015 por Marlena Kuczyńska

Aquí tienes seis maneras originales de trabajar para cuando estás demasiado cansado o desmotivado para hacerlo.

maneras inusuales de trabajar

Estás a la mitad de tu jornada, estás cansado y ya no puedes pensar con claridad. Quieres ir a casa, pero todavía te quedan 3 horas de trabajo antes de que puedas irte. No dejas de pensar: ¿Cómo puedo estar motivado y ser más productivo durante todo el día, sin chocar constantemente contra esos puñeteros obstáculos que aparecen por todas partes, como si fueran pequeñas dianas en un videojuego?

Aquí tienes algunas maneras divertidas de ser más productivo y estar más motivado durante tus días de trabajo:

1. Ten un día de “ser otra persona”

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7 consejos para ser productivo cuando viajas

Publicado el 11 Mayo, 2015 por Francisco Sáez

Ser productivo mientras estás de viaje no es fácil. Aquí tienes unos consejos que te ayudarán a aprovechar el tiempo.

Ser productivo mientras estás de viaje no es fácil, por muchas razones: dispones de recursos limitados, tienes horarios irregulares, comes de manera diferente, sueles dormir peor, haces poco ejercicio, estás lejos de tus seres queridos, tienes más estrés, etc.

Durante los viajes, mucha gente desaprovecha infinidad de momentos de aburrimiento y huecos en los que podría hacer cosas que, de todas maneras, tendrá que hacer en otros momentos en los que sí sería más divertido poder hacer lo que quieres.

Si viajas mucho por trabajo, o simplemente tu estilo de vida implica moverte mucho y trabajar desde diferentes sitios, necesitas tener una especie de pequeña oficina móvil para cuando estás fuera de casa o del trabajo. Esta es la mía:

oficina móvil

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