En GTD, la bandeja de entrada no se refiere sólo al inbox de tu e-mail. Es un concepto más amplio que incluye todas las cosas que has recopilado de diferentes modos: tareas que tienes que hacer, ideas que se te han ocurrido, notas, facturas, tarjetas de visita que has recogido, etc.

Recopilar es la primera fase de tu organización personal, en la que tratas de reunir todas tus tareas incompletas y cosas sin definir, en un único lugar: tu Bandeja de Entrada (no confundir con la bandeja de entrada del correo electrónico).

En GTD, la Agenda o Calendario se utiliza de manera muy diferente al resto de sistemas de gestión del tiempo tradicionales.

La gente está muy habituada a llenar todos los huecos de su Agenda para sentir que su mundo está bien organizado. Este sistema genera varios problemas:

“Normalmente hay una relación inversa entre cuántas cosas tienes en la cabeza y cuántas cosas estás haciendo.” ~ David Allen

Es imposible alcanzar el estado de control y relax que promete GTD si hay cosas que sólo existen en tu cabeza. Pensar en la misma cosa varias veces es una forma ineficiente de emplear tu tiempo y energía, a la vez que una fuente de estrés.

“Pocas veces se dejan cosas sin hacer por falta de tiempo. No se suelen hacer porque no se ha definido el hecho de hacerlas.” ~ David Allen

No se gestiona el tiempo. Si tienes cinco minutos, por más que hagas no se convertirán en seis.

David Allen llama cosas a todo aquéllo que has dejado entrar en tu mundo (físico o psicológico) y no está en el lugar que le corresponde, ya que todavía no has determinado qué resultado esperas conseguir ni cuál es el primer paso a realizar.

“Si tu mente está vacía, estará siempre lista para cualquier cosa; estará siempre abierta a todo.” ~ Shunryu Suzuki

Imagínate que fuera posible tener totalmente bajo control, en todo momento y a todos los niveles, toda tu gestión personal. Que pudieras dedicar toda tu atención, sin distracciones, a cualquier cosa que decidas hacer. Que pudieras hacer cosas que son importantes para ti, de una forma relajada y con el mínimo esfuerzo.