GTD Básico: Listas de Control

Publicado el 22 Mayo, 2014 por Francisco Sáez

Las listas de control son unas herramientas productivas con múltiples posibilidades, aunque infrautilizadas.

Las listas de control son elementos organizativos con infinitas posibilidades. Te permiten especificar de manera detallada trabajos repetitivos para que no se te olvide nada, documentan tareas que luego podrás delegar o automatizar, te ayudan revisar de manera sencilla proyectos y objetivos, etc.

También se pueden utilizar como recordatorios para reflexionar de vez en cuando sobre las cosas que te importan, normalmente relacionadas con tus áreas de responsabilidad:

  • ¿Estoy haciendo suficiente ejercicio?
  • ¿Estoy comiendo de una manera más saludable?
  • ¿Paso el tiempo suficiente con mi familia?

Probablemente, cada vez que revises una de estas listas de control, debas crear nuevos proyectos y acciones para enderezar el rumbo en algún apartado.

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GTD Básico: La Regla de los Dos Minutos

Publicado el 05 Septiembre, 2013 por Francisco Sáez

Mucha gente dice que la Regla de los Dos Minutos ha supuesto una notable mejora en su productividad.

Procesar es la etapa del flujo de trabajo de GTD en la que tomas decisiones. Coges todas las cosas que has recopilado y, una a una, decides que vas a hacer con ellas.

Para decidir, primero debes definir claramente qué es cada cosa. Una vez tienes un enunciado claro y concreto del resultado deseado, la primera pregunta que te haces es si es necesario realizar alguna acción o no. Y si la respuesta es afirmativa, lo siguiente es decidir cuál será la siguiente acción.

Aquí es donde entra en juego la famosa Regla de los Dos Minutos: Si la próxima acción puede hacerse en dos minutos o menos, hazla ya, aunque no se trate de nada urgente ni prioritario.

No tienen por qué ser exáctamente dos minutos; pueden ser tres o cinco. Si tienes que leer un texto corto para tomar la siguiente decisión, léelo. Si tienes que enviar un email o hacer una llamada rápida, hazla.

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GTD Básico: Revisiones Panorámicas

Publicado el 27 Junio, 2013 por Francisco Sáez

Es necesario que evalúes tu vida y tu trabajo en los horizontes adecuados, y en los intervalos adecuados.

“Pensar es la esencia del trabajo y de la vida, y también una de las cosas más difíciles de hacer.” ~ David Kekich

Un concepto fundamental de GTD es que el control de nuestra actividad diaria (gestión de tareas y proyectos), para que tenga sentido y se haga de forma eficiente, debe estar gobernado por una perspectiva más amplia (responsabilidades, objetivos, visión y propósito de vida).

En algún momento debes aclarar qué buscas, cuáles son tus principios y qué objetivos a largo plazo son los que deben condicionar tus decisiones.

Es un error muy grave no hacer este ejercicio de pensamiento. Y también es un error hacerlo una única vez y creer que las cosas no cambiarán nunca. Establece una frecuencia para hacer revisiones de largo alcance, y no las evites. Incluye en estas revisiones preguntas del tipo:

  • ¿Qué quiero conseguir en mi trabajo?
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GTD Básico: Reglas para Procesar

Publicado el 13 Junio, 2013 por Francisco Sáez

Hay 3 reglas básicas que debes seguir si quieres que la Fase de Procesar cumpla correctamente con su cometido.

Hay 3 reglas básicas que debes seguir si quieres que la Fase de Procesar cumpla correctamente con su cometido:

  1. Primero, el primer elemento. Aunque el primer elemento sea una tontería y el segundo algo muy importante, todas las cosas deben procesarse por igual. Si vas saltando a lo que te interesa, te acostumbrarás a evitar tratar con ciertas cosas, y el sistema no funcionará.
  2. Un elemento cada vez. Cuando procesas un elemento, debes estar totalmente concentrado en él. Resiste la tentación de mirar otros elementos o cualquier otra cosa que parezca más interesante. Necesitas prestar toda tu atención a cada elemento para tomar la decisión adecuada y así, dejar toda la Bandeja de Entrada bien procesada.
  3. Nada vuelve a la Bandeja de Entrada. Esta regla refuerza las otras dos. Si caes en el hábito de devolver las cosas a la Bandeja de Entrada para procesarlas de nuevo, no te esforzarás en procesarlas correctamente, ¿para qué? Y tomar decisiones dejará de ser algo importante.

Procesa una cosa detrás de otra, presta la debida atención a cada una y no devuelvas ninguna a la situación inicial. Procesa como un campeón.

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GTD Básico: Vaciar la Bandeja de Entrada

Publicado el 23 Mayo, 2013 por Francisco Sáez

Para lograr una productividad libre de estrés, vaciar esa bandeja de entrada debe ser una actividad diaria.

En GTD, la bandeja de entrada no se refiere sólo al inbox de tu e-mail. Es un concepto más amplio que incluye todas las cosas que has recopilado de diferentes modos: tareas que tienes que hacer, ideas que se te han ocurrido, notas, facturas, tarjetas de visita que has recogido, etc.

En realidad, la Bandeja de Entrada de GTD suele incluir varias bandejas de entrada: la de tu e-mail, una bandeja física donde pones todos los papeles pedientes de procesar, un software donde capturas todas las tareas a realizar, etc.

Para lograr una productividad libre de estrés, vaciar esa bandeja de entrada debe ser una actividad diaria. Ten en cuenta que eso no significa hacer las cosas, sólo significa identificarlas y decidir qué harás con ellas. En GTD, el término utilizado para esto es procesar y, cuando lo haces, tu situación es la siguiente:

  • Has eliminado todo lo que no necesitas.
  • Has completado pequeñas acciones que no requieren más de dos minutos.
  • Has delegado algunas acciones que no tienes que hacer tú.
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GTD Básico: Cómo y por qué debes recopilar todo

Publicado el 25 Abril, 2013 por Francisco Sáez

Recopilar es la primera fase de tu organización personal, en la que tratas de reunir todas tus tareas incompletas y cosas sin definir, en un único lugar: tu Bandeja de Entrada (no confundir con la bandeja de entrada del correo electrónico).

Cuando empiezas con GTD, esta fase puede llevar unas cuantas horas, pero una vez en marcha solo se trata de ir echando al inbox todo lo que va surgiendo, en el momento que surge.

Las razones principales por las que se recopila todo antes de procesarlo, son de carácter práctico:

  • Te ayuda a tener una idea del volumen de cosas con las que estás tratando.
  • Te permite saber dónde está el final del túnel.
  • Cuando estés haciendo otras tareas, no estarás psicológicamente distraído por una masa amorfa de cosas que tienes por ahí.
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GTD Básico: La Agenda

Publicado el 11 Abril, 2013 por Francisco Sáez

En GTD, la Agenda o Calendario se utiliza de manera muy diferente al resto de sistemas de gestión tradicionales.

En GTD, la Agenda o Calendario se utiliza de manera muy diferente al resto de sistemas de gestión del tiempo tradicionales.

La gente está muy habituada a llenar todos los huecos de su Agenda para sentir que su mundo está bien organizado. Este sistema genera varios problemas:

  • Se mezclan cosas urgentes con cosas que deberíamos hacer y cosas que nos gustaría hacer, con lo que la lista no tiene un significado muy específico para nosotros y terminamos por no hacerle mucho caso.
  • Hay que reconfigurar la Agenda cada vez que surge una cosa nueva o cambian nuestras prioridades.
  • Tendemos a estimar muy mal el tiempo que necesitamos para hacer una tarea. Cuando no la completamos a tiempo se produce una sensación de frustración enorme ya que, además, se retrasa sistemáticamente todo lo que está planificado después.

En la Agenda GTD sólo se ponen acciones o eventos que obligatoriamente se tienen que hacer en esa fecha. El resto de acciones, que se deben hacer cuanto antes, se guardan en otra lista aparte: Acciones Siguientes.

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