Mejoras y nuevo diseño en la sección Rutinas

Este fin de semana hemos publicado una nueva versión de la sección Rutinas de FacileThings, donde puedes definir las tareas y eventos que tienen lugar de forma periódica.

El nuevo diseño debe resultarte familiar, ya que sigue de manera coherente la línea de las secciones ya rediseñadas, con un menú a la izquierda que te permite seleccionar las rutinas según la periodicidad con la que las has programado: diarias, semanales, mensuales y anuales.

El área principal, a la derecha, contiene la lista de rutinas del tipo seleccionado, en la que puedes observar dos novedades interesantes:

1. Filtro de etiquetas: Te permite filtrar las rutinas con una determinada etiqueta o contexto asignado. Funciona igual que en las listas de acciones.
2. Herramienta de búsqueda: Te permite localizar un rutina por su descripción, si no recuerdas qué tipo de frecuencia tenía programada. Solo tienes que teclear unas letras y aparecerán todas las rutinas que contengan ese texto. Puedes seleccionar una rutina de la lista utilizando el ratón o las teclas arriba, abajo e intro. Una vez seleccionada la opción, se abrirá la lista que contiene la rutina, en la posición donde se encuentra esa rutina.

Editor de Rutinas

Cuando haces click en una rutina de la lista, se abre el nuevo Editor de Rutinas, que te permitirá ver toda la información de la rutina y sus opciones en un mismo lugar, con una estructura muy parecida al Editor de Tareas.

Además de tener toda la información junta, hay algunas nuevas opciones:

1. Adjuntar archivos. Ahora puedes adjuntar a una rutina archivos que te interese tener a mano durante su ejecución. Estos archivos se asocian a cada acción generada por la rutina pero no se duplican, es decir, que no ocupan un espacio extra en cada acción.
2. Lista de control. La novedad con las listas de control es que ahora puedes ordenar los puntos de la lista arrastrando y soltando cualquier punto. También se pueden importar listas de control aunque ya existan puntos de control en la rutina.
3. Criterios de elección. Ahora puedes definir los criterios que elección para aquellas acciones que no vayan a la Agenda, sino a la lista de Acciones Siguientes (si no es necesario realizar una acción generada en el mismo día que aparece, sino que se puede hacer en cualquiera de los días siguientes a su aparición, desmarca la opción Agenda y aparecerá en la lista de Acciones Siguientes).
4. Periodicidad. Todo lo relacionado a la programación de la rutina se ha simplificado y agrupado en esta zona, de la que hablaré con más detalle abajo.

Otra novedad es que ahora, cuando edites una rutina y guardes los cambios, no se generará de nuevo la siguiente ocurrencia, a no ser que se haya modificado algún dato dentro del área de Periodicidad. Si solo modificas datos que no afectan a la programación de la rutina (descripción, notas, criterios de elección, etc.), no se modificará la actual programación y los nuevos datos serán efectivos cuando se genere la próxima acción.

Programación de Rutinas

La programación de las rutinas se ha rehecho totalmente, con el doble objetivo de que sea más intuitiva para el usuario y mejorar el rendimiento del sistema y la velocidad de ejecución.

La programación de rutinas diarias y anuales no tienen nuevas opciones con respecto a la versión anterior, pero sí las semanales y mensuales:

• La rutinas semanales te permiten ahora indicar varios días de la misma semana, de modo que puedes definir periodicidades del tipo “todos los lunes, miércoles y viernes”:

• Las rutinas mensuales te permiten ahora, además de establecer un día concreto del mes, definir periodicidades del tipo “primer lunes de cada mes”, “cada dos meses, el último viernes del mes”, etc.:

Si la opción Agenda está marcada, las acciones generadas por la rutina irán a la Agenda. En este caso, los “criterios de elección” se desactivan porque no tienen sentido en las acciones de la Agenda — siguiendo el método GTD, en la Agenda solo deben haber acciones que obligatoriamente se tienen que realizar en un día determinado. No importa cuánta energía tengas ni el poco tiempo libre disponible, tendrás que hacerlas.

Si desmarcas la opción Agenda, las acciones generadas irán a la lista de Acciones Siguientes. En este caso, la hora y duración del evento se desactivan ya que no se usan en esa lista.

Opciones avanzadas

• Inactiva hasta: Te permite “esconder” la acción generada por la rutina en el Archivo de Seguimiento hasta unos días antes del día programado para su ejecución, de modo que no te distraiga cuando todavía no es necesario.
• Empieza: Te permite establecer una fecha a partir de la cual empezarán a aparecer las acciones de la rutina. La primera acción aparecerá en la primera fecha igual o posterior a la indicada que cuadre con la periodicidad especificada.
• Finaliza. Te permite indicar hasta cuándo debe esta rutina generar acciones. Además de indicar un número concreto de repeticiones, ahora también puedes indicar una fecha de fin.
• Cálculo. Hay ciertos eventos recurrentes que, cuando se atrasan, deben atrasar la siguiente ocurrencia, como por ejemplo “poner la vacuna al perro cada tres meses”. Si te retrasaste un par de semanas al ponerle la última vacuna, la próxima debe ser tres meses depués de cuándo se la pusiste, no de cuando tocaba. Para esta clase de acciones, utiliza la opción cálculo al terminar.

Otros temas relacionados

• Hemos tenido que eliminar la posibilidad de crear una rutina en el momento de Aclarar una tarea, porque este nuevo diseño no es compatible con el diseño antiguo que todavía tiene la sección de Aclarar. Se añadirá la opción de nuevo cuando rediseñemos esa sección.
• Todavía quedan algunas mejoras por hacer en el apartado de Rutinas pero, puesto que solemos utilizar Enero para hacer otros desarollos internos, hemos preferido publicar ahora todo lo que teníamos disponible. Las más interesantes de esas mejoras serán la posibilidad de convertir una acción cualquiera en una rutina, y de editar la programación de una rutina desde la acción generada por la rutina.