Operaciones vs Proyectos

Resulta paradójico, pero a menudo ocurre que, en nuestra búsqueda de una mayor calidad de vida, vamos asumiendo nuevas responsabilidades que pueden ser una fuente de estrés si al final cogemos más de las que podemos abarcar. Otro tanto ocurre en el trabajo. Crecer, ascender y mejorar implica—en casi todos los casos—adquirir más responsabilidades.

Desgraciadamente, durante este proceso no solemos eliminar responsabilidades antiguas—al menos, no en la misma medida—para compensar la balanza. Esto supone que, con el tiempo, siempre tendrás más compromisos y más cosas que hacer en tu bandeja de entrada. Y que debes aprender a gestionar ese volumen creciente de actividad para que no arruine por completo tu estilo de vida.

El primer paso es identificar cuáles de tus compromisos son operaciones y cuáles son proyectos, porque gestionar las tareas operativas de manera eficiente puede incrementar tu productividad de manera notable.

Las operaciones son aquellas actividades que no tienen como objetivo producir nada nuevo, sino mantener y hacer sostenible un sistema. En una empresa, por ejemplo, las tareas administrativas son operaciones. En un individuo, comer, dormir y pagar mensualmente el recibo de la luz son también operaciones. Los proyectos, por el contrario, son trabajos temporales que buscan un resultado único. Las operaciones son repetitivas y estáticas, y su objetivo es que todo continúe funcionando; los proyectos producen algo concreto y se acaban.

Es interesante separar las tareas operativas de los proyectos porque su naturaleza continua, repetitiva y estandarizable permite que puedan ser gestionadas de una manera muy cómoda agrupándolas por lotes en rutinas periódicas, minimizando así el tiempo que puedan consumir. Además, las operaciones son totalmente predecibles y se pueden planificar con exactitud, lo que hace que muchas se puedan incluso automatizar. Eso sí, necesitas disponer siempre de los recursos necesarios para hacerles frente.

En conclusión, debes identificar los trabajos operativos en el momento en que aparecen en tu bandeja de entrada. Son un gran porcentaje de tu actividad que, bien gestionados, requerirán sólo un pequeño porcentaje de tu esfuerzo. Pregúntate si es posible automatizarlos. Si no es así, minimiza su impacto incluyéndolos en alguna de tus rutinas periódicas. En esas rutinas, trata siempre de agrupar las tareas de la misma naturaleza que requieran un mismo contexto de trabajo.