Productividad Personal
12+1 Consejos para Escribir Emails Efectivos
AUTOR: Francisco Sáez
El correo electrónico es uno de los medios de comunicación más utilizados hoy en día. Y el que más te recomiendo usar, si no quieres desperdiciar una buena parte de tu tiempo. Todo el mundo tiene un email y este tipo de conversaciones son asíncronas, lo que significa que, a diferencia de llamadas telefónicas, mensajería instantánea y reuniones (tanto cara a cara, como por video-conferencia), los interlocutores no comparten el mismo espacio temporal y, por lo tanto, las respuestas no tienen por qué ser inmediatas.
Utiliza esto a tu favor. Educa a tus compañeros de trabajo, clientes y amigos, para que utilicen el email como canal de comunicación por defecto y te ahorren infinidad de interrupciones. Aumentarás todavía más tu productividad si estableces de 1 a 3 momentos al día para acceder a tu email y procesar de golpe todo el correo nuevo (procesamiento por lotes o batching), manteniendo el resto del día las notificaciones apagadas.
Si ya haces esto, el siguiente paso es ser más efectivo en el uso del email. Redirigir tus conversaciones al correo electrónico no servirá de mucho si necesitas enviar siete correos para cerrar una conversación. Aquí tienes unos cuantos consejos para que esto no ocurra:
- Piensa antes de escribir. ¿Cuál es el propósito de ese email? ¿Quieres contar algo, obtener una información o necesitas que el receptor haga algo? Si te das cuenta de que no era nada importante, no lo escribas. Respeta el tiempo de los demás para que los demás respeten el tuyo.
- El asunto debe mostrar el tema principal del correo, de forma clara y concreta, para que el receptor pueda procesarlo de la manera adecuada. Tu receptor también recibe un buen número de emails cada día. Asuntos del tipo “Hola”, “Una pregunta” o “Reunión”, no son nada informativos y pueden ir directamente a la papelera o perderse en el fondo de la bandeja de entrada.
- Es mejor abordar sólo un tema por email. De esta forma, cada asunto puede tener un tratamiento independiente, más adecuado, y facilitas la organización del inbox de tu receptor. No hay ningún coste adicional en escribir 3 emails, en vez de uno, para tratar 3 asuntos diferentes.
- Sé claro y breve. Ten en cuenta quién es tu interlocutor e incluye el suficiente contexto para que entienda claramente y sin ambigüedad lo que pretendes transmitir. Usa un lenguaje sencillo. Piensa qué debes escribir para que no tenga que hacerte preguntas, pero ve directamente al grano. No cuentes historias, presenta hechos. Otra vez lo digo: Respeta el tiempo de tu interlocutor.
- El email debe ser muy fácil de leer y entender. Separa diferentes pensamientos en diferentes párrafos. No utilices una tipografía poco legible o muy pequeña. No escribas frases o palabras en mayúsculas, que equivalen a gritos en el lenguaje escrito y son bastante molestas. No abrevies las palabras como un adolescente en Whatsapp.
- Deja muy claro qué es lo que esperas. ¿Esperas una respuesta? ¿Una fecha límite? ¿Necesitas que el receptor realice una acción?
- Adjunta documentos con formatos estándar. Si no conoces a tu interlocutor, no asumas que utiliza Microsoft Word, ni que va a abrir el documento con un ordenador. También puede leer tu correo desde su teléfono o tableta, así que facilítale las cosas convirtiendo tus documentos a formato PDF.
- Sé educado. Despídete siempre con un saludo o agradecimiento, y tu firma. Y automatiza la firma, si aún no lo has hecho.
- Antes de enviarlo, léelo otra vez. Revisa el tono del mensaje, la gramática y la ortografía. Léelo en voz alta para ver cómo te suena. Si cambias algo, vuelve a leerlo todo otra vez.
- No tardes es responder. El email no requiere inmediatez, pero contestar muy tarde puede interpretarse como una falta de respeto. Trata de responder en un día. Si no tienes todavía la respuesta adecuada, tranquiliza a tu interlocutor diciéndole que no te olvidas de él.
- Ten cuidado con quién incluyes en copia. Incluye sólo a gente que haya manifestado su interés en el asunto, necesite estar informada o pueda ayudar. No molestes a nadie más. Olvídate del botón “Responder a todos”.
- Déjate de bromas y tonterías. Ni se te ocurra enviar un gracioso video de gatitos a todos tus compañeros de trabajo, si quieres que se tomen tu productividad personal en serio.
Bonus: No utilices el email si hay una carga emocional en la conversación. Cuando escribes un email, el receptor no ve tus gestos ni escucha tu tono de voz, de modo que puede haber interpretaciones erróneas. Si, cuando recibes una respuesta, detectas que ha sucedido esto, no continúes la conversación por email. Llama por teléfono y aclara la situación cuanto antes.
Artículo relacionado: Tu correo electrónico no es una lista de tareas.
6 comentarios
Me ha parecido muy práctico, y creo que lo pondré en práctica. Gracias y saludos,
Me ha parecido muy práctico, y creo que lo pondré en práctica. Gracias y saludos,
Gracias @José Ramón.
Gracias @José Ramón.
Me gustaría que desarrollarán más la gestión de email, hoy día nos encontramos con mucha cantidad y será interesante saber como se deberían gestionar
Me gustaría que desarrollarán más la gestión de email, hoy día nos encontramos con mucha cantidad y será interesante saber como se deberían gestionar
Gracias @Javier, lo tengo en cuenta para tratarlo con más regularidad.
Gracias @Javier, lo tengo en cuenta para tratarlo con más regularidad.
Todas excelentes recomendaciones Francisco. Una mejor que la otra!
Saludos
JC
Twitter: @ComoMeOrganizo
Ultima Nota: Agenda-El Fax ya no...
Todas excelentes recomendaciones Francisco. Una mejor que la otra!
Saludos
JC
Twitter: @ComoMeOrganizo
Ultima Nota: Agenda-El Fax ya no...
Gracias @JC!
Gracias @JC!