Productividad y GTD

No dejes que los demás maten tu productividad

AUTOR: Francisco Sáez

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Una de las cosas más frustrantes cuando has conseguido establecer un sistema de productividad personal que te funciona, es darte cuenta de que a los demás les importa un pimiento tu productividad. Basta que decidas abordar una tarea que requiere máxima concentración para que venga un compañero de trabajo ocioso y empiece a contarte cualquier anécdota sin más. Decides poner en orden tus finanzas personales y ¡zas! viene tu pareja y te dice que le apetece dar un paseo, que lo que estás haciendo puede esperar.

Para poder ser productivo, tienes un trabajo añadido con el que no habías contado: enseñar a los demás a respetar tu tiempo y tus decisiones, con el tacto suficiente para que no se sientan ofendidos y tus relaciones no se deterioren.

Cuando alguien te interrumpe debes cortar la conversación de raíz pero con tacto, decir que estás en medio de algo y que estarás disponible más tarde. Convierte tu zona de trabajo un tu templo y no permitas las visitas casuales. Cierra la puerta de tu despacho, pon una señal de “no molestar” en tu mesa o ponte unos auriculares (aunque no escuches nada) cuando no quieras ser molestado. Para que los demás se den cuenta de tu actitud, tienes que ser perseverante y, además, coherente. Tu eres el primero que ha de respetar el tiempo de los demás.

Cuando alguien te envía un mensaje o un correo electrónico, no espera que lo contestes inmediatamente—o no debería—, así que esto no tiene por qué ser ningún problema. Tú decides que momentos de tu día dedicas a contestar emails. Con las llamadas telefónicas también podrías hacer lo mismo, aunque en este caso la gente sí espera que contestes, lo que te puede generar algunos problemillas. En cualquier caso, evita que tu interlocutor se vaya por las ramas, no le animes a estar de palique y haz que vaya directamente al grano, aduciendo que tienes sólo un par de minutos.

Evita las reuniones. Demuestra a los demás que tu política es la de estar enfocado en hacer las cosas correctas, no en perder el tiempo haciendo cosas que no ayudan a avanzar los proyectos. Puede ser que les cueste un poco asimilarlo, pero lo aceptarán y terminarán respetándote por tu disciplina. Dado que la mayoría de las cosas no son urgentes—aunque los demás quieran creer que sí—tu orden de preferencia en las comunicaciones debe ser el siguiente: email, llamada telefónica, reunión en persona. Si alguien solicita una reunión, invítale a que te envie un email con los temas a tratar, aduciendo que tienes mucho trabajo pendiente. En la mayoría de ocasiones, los temas quedarán ya tratados en el propio email. Que no te acobarde tu jefe, es el primero que debería preocuparse por tu productividad.

Cuando estés en casa, es importante que enseñes a tu familia a no interrumpirte cuando estés trabajando en algo. Hazles entender que si consigues hacer más cosas en menos tiempo, esta forma de actuar te permitirá pasar más tiempo con ellos, a la larga.

Recuerda que al decir que no, estás actuando de forma proactiva, en vez de permitir que los demás decidan cómo tienes que gastar tu tiempo.

¿Qué haces tú para preservar tu productividad? ¿Cómo consigues que los demás lo entiendan y te ayuden?

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