Productividad y GTD

Procesamiento "por lotes" y GTD

AUTOR: Francisco Sáez
Blog productivity

Preparar una paella para 6 personas no es muy diferente de preparar una paella para 3. Prácticamente requieren el mismo tiempo y esfuerzo, aunque la primera dará de comer al doble de personas. Igualmente, poner una lavadora con tres prendas consume los mismos recursos—tiempo y energía—que ponerla con 5 kg de ropa sucia.

He aquí un concepto clave en cuestiones de productividad: La mayoría de las actividades requieren una cierta preparación, física o mental. A menudo, el coste de este periodo de puesta en marcha es relativamente alto con respecto a los resultados obtenidos, y más o menos fijo. Esto quiere decir que, una vez asumido, cuesta prácticamente lo mismo hacer una cosa que hacer cien.

Si queremos una solución efectiva en términos de coste y tiempo, esperaremos a tener suficiente ropa sucia para llenar el tambor de la lavadora. Esto es lo que se denomina procesamiento por lotes o batching. Aplicado a la productividad personal, consiste en dedicar un periodo de tiempo a realizar tareas similares o que requieren los mismos recursos.

Un ejemplo. Imagina que cada día dedicas un tiempo a controlar tus gastos. Para ello, necesitas recoger las facturas del día, encender el ordenador de tu casa, abrir el programa de gestión y acceder a la opción de introducir nuevos datos. Supongamos que esto te lleva 10 minutos. Si registrar cada factura te lleva 30 segundos y tienes una media de cuatro cada día, necesitas 2 minuntos más. Total, 12 minutos al día, 84 a la semana. ¿Qué pasaría si hicieras esto una vez a la semana, en vez de siete? Pues que necesitarías tan sólo 24 min. (10 de puesta en marcha y 14 para registrar los gastos de la semana). Una hora menos.

Este enfoque resulta ser la mejor solución para realizar las tareas rutinarias que más tiempo nos hacen perder, como leer el email, llamar por teléfono, chatear, acceder a las redes sociales, etc. Agrupando cada actividad en un periodo de tiempo cada día (o incluso, cada varios días) puede hacerte ganar muchísimo tiempo.

Las interrupciones son el gran enemigo del procesamiento por lotes. Existe con coste psicológico de adaptación para reanudar un trabajo que ha sido interrumpido. Se estima que recuperar la concentración completa requiere una media de 15 minutos y puede necesitar hasta 45.

En GTD, la técnica de procesamiento por lotes se utiliza prácticamente en todas sus etapas, de una forma u otra:

  • Para procesar las cosas recopiladas es necesaria una cierta concentración y un estado mental adecuado. Por eso se recomienda procesar todas las cosas de una vez, con la frequencia necesaria. Procesar las cosas a medida que se recopilan es totalmente improductivo, ya que se convierte en un foco de interrupciones.
  • Exáctamente los mismo ocurre para organizar. Tienes que tener en mente tus objetivos y el conjunto de tus tareas actuales para organizarlas de manera efectiva. Si se trata de tareas sencillas, yo las suelo procesar y organizar a la vez. Para tareas más complejas o nuevos proyectos, es necesario dedicar un tiempo específico.
  • También es recomendable revisar las tareas de seguido. La revisión semanal es un claro ejemplo de procesamiento por lotes. Un día a la semana dedicas un tiempo para revisar y actualizar todas las tareas vigentes de tu sistema.
  • El motivo para hacer juntas—una después de otra—las tareas que pertenecen al mismo contexto es minimizar los tiempos de preparación. Si, por ejemplo, tienes que salir a la calle a comprar algo, debes aprovechar para hacer todos los recados pendientes.

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