Getting Things Done - GTD
Cómo procesar cosas por lotes mejora tu productividad personal
AUTOR: Francisco Sáez
El procesamiento por lotes (o procesamiento batch, como se conoce en inglés) tiene su origen en el mundo de la computación. Se trata de programas que ejecutan lotes de trabajo de gran volumen pero similares en cuanto a su necesidad de recursos. Se necesita una puesta a punto inicial, pero una vez realizada, se pueden ejecutar todos los trabajos secuencialmente sin necesidad de interactuar con el usuario.
Cuando una empresa diseña una campaña de marketing por email, el programa que segmenta las personas que debe recibir la campaña y envía posteriormente cientos de miles de emails a sus receptores es un ejemplo de procesamiento por lotes.
¿Qué tiene esto que ver con tu efectividad personal? En el procesamiento por lotes subyace un concepto clave en cuestiones de productividad. La mayoría de las actividades requieren una cierta preparación, física o mental. A menudo, el coste de este periodo de puesta en marcha es relativamente alto con respecto a los resultados obtenidos, y más o menos fijo. Esto quiere decir que, una vez asumido el coste de arrancar, cuesta prácticamente lo mismo hacer una cosa que hacer cien.
Preparar una paella para seis personas no es muy diferente a preparar una paella para tres personas. Prácticamente requieren el mismo tiempo y esfuerzo, aunque la primera dará de comer al doble de personas.
Otro ejemplo: Poner una lavadora con tres prendas consume los mismos recursos—tiempo y energía—que ponerla con cinco kilos de ropa sucia. Si queremos una solución efectiva en términos de coste y tiempo, esperaremos a tener suficiente ropa sucia para llenar el tambor de la lavadora.
Igualmente, tu productividad personal aumentará si agrupas tareas que son similares o que requieren los mismos recursos, y las haces una a continuación de la otra. Veamos un caso práctico:
Imagina que cada día dedicas un tiempo a gestionar tus gastos. Para ello, necesitas recoger las facturas del día, encender el ordenador de tu casa, abrir el programa de gestión y acceder a la opción de introducir nuevos datos. Supongamos que esto te lleva alrededor de diez minutos. Si registrar cada factura te lleva un minuto y tienes una media de cinco gastos diarios, necesitas cinco minutos más. En total, 15 minutos al día, 105 minutos a la semana.
¿Qué pasaría si hicieras esto una vez a la semana, en vez de siete? Pues que necesitarías tan sólo 45 min. (10 de puesta en marcha y 35 para registrar los gastos de la semana). Una hora menos. Al agrupar tareas que necesitan la misma preparación y hacerlas en un mismo “lote” te ahorras el tiempo de preparación que requiere cada una de ellas por separado.
Este enfoque te permitirá trabajar de una manera mucho más efectiva con las tareas rutinarias que más tiempo te hacen perder, como leer el email, llamar por teléfono, chatear, acceder a las redes sociales, etc. Puedes ganar muchísimo tiempo si agrupas estas actividades en periodos de tiempo continuos.
Haciendo esto evitas las interrupciones, que son el gran enemigo de tu productividad. Existe un coste psicológico de adaptación para reanudar un trabajo que ha sido interrumpido. Se estima que recuperar la concentración completa en tu trabajo después de una interrupción requiere unos 15 minutos de media.
En GTD (Getting Things Done), la técnica de procesamiento por lotes se utiliza prácticamente en todas sus etapas del flujo de trabajo, de una forma u otra:
- Para aclarar y organizar las capturas es necesaria una cierta concentración y un estado mental adecuado. Por eso se recomienda aclarar todas las cosas de una vez, con la frecuencia necesaria. Aclarar las cosas a medida que se capturan es una práctica totalmente inefectiva, ya que se convierte en un foco de interrupciones.
- La Revisión Semanal es otro claro ejemplo de procesamiento por lotes, con una puesta a punto específica en cuanto a materiales y estado mental necesarios. Un día a la semana dedicas un tiempo para revisar y actualizar todas las listas de tu sistema.
- La agrupación de acciones siguientes por contextos tiene un trasfondo similar. El motivo para hacer juntas—una después de otra—las tareas que pertenecen al mismo contexto es minimizar los tiempos de preparación, tanto físicos como mentales.
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