Productividad Personal
Las rutinas pueden potenciar tu productividad
AUTOR: Francisco Sáez
"La máxima productividad se consigue cuando se hacen las cosas con el mínimo esfuerzo posible" ~ David Allen.
La palabra “rutina” suele tener connotaciones negativas para muchas personas. Les suena a hacer cosas siempre del mismo modo y dentro del mismo horario, cosas aburridas que limitan su libertad y creatividad.
Sin embargo, las rutinas nos proporcionan libertad, permiten que nuestro cerebro descanse y esté fresco para poder ser creativo, y nos hacen ganar tiempo porque son automatismos establecidos como hábitos que no necesitan ningún tipo de gestión.
Seamos francos. A lo largo de un día normal, ¿cuántas cosas haces que sean más o menos habituales y cuántas cosas haces que sean realmente novedosas? En efecto, las rutinas son la base de tu vida. No solo comes, te cepillas los dientes y duermes de manera rutinaria. Seguramente también trabajas dentro de un horario, haciendo todos los días el mismo camino para ir a trabajar, las mismas pausas para descansar y, aunque sea de manera inconsciente, seguramente sigues ciertos protocolos en el orden y en la forma de ejecutar tus tareas.
Las rutinas no tienen porqué ser aburridas y, lejos de lo que muchos creen, te ayudan a potenciar tu creatividad. Cuando estás ejecutando una tarea rutinaria, que es la parte visible de un hábito, tu cerebro pone el piloto automático y descansa. Sería tremendamente agotador para tu cerebro enfrentarse de manera constante a cosas nuevas.
La energía del cerebro no es infinita; se agota y debe reponerse. Las rutinas te permiten ahorrar “combustible”. Dicho de otro modo, tener bajo control los trabajos mundanos que no requieren creatividad, te permiten disponer de energía mental en los momentos en que sea necesaria.
Las rutinas son conjuntos de acciones que realizamos con cierta frecuencia, de una manera casi automática, sin mucho esfuerzo. Son mecanismos que ideamos para simplificar la vida. Al convertir muchas de las cosas que tenemos que hacer en rutinas, establecemos hábitos que nos permiten ganar tiempo y ser más productivos, ya que son tareas que, por repetición, terminamos haciendo muy bien, y casi sin pensar.
Puesto que las rutinas ocupan una parte importante de tu tiempo, si consigues hacer algunas de ellas de manera más eficiente, mejorando de alguna manera su ejecución o automatizando una parte del proceso, podrías aumentar tu productividad de manera importante con muy poco esfuerzo.
Por ejemplo, si consigues ganar 10 minutos en tareas que haces 5 días a la semana, terminarías ganando más de 43 horas al año. Si logras pequeños beneficios de 2 ó 5 minutos en diferentes rutinas habituales, la ganancia total de tiempo puede ser muy importante. Tiempo que podrás utilizar haciendo lo que te apetezca.
El problema de las rutinas es que son muy difíciles de cambiar. Son hábitos que decidiste crear en un momento dado, siguiendo un determinado patrón y rara vez te planteas si se podrían optimizar. Seguir una rutina ya implantada no cuesta ningún esfuerzo; sin embargo, modificarla implica prestar de nuevo atención a lo que haces, hasta que hayas asimilado el hábito otra vez.
No es fácil, pero el tiempo que utilices en optimizar tus rutinas de trabajo es tiempo bien invertido: producirá beneficios. Haz una lista de tus rutinas más habituales y examínalas con atención. ¿Qué haces? ¿Por qué lo haces? ¿Cómo podrías hacerlo mejor? ¿Podrías automatizar una parte del trabajo? ¿Podrías unir dos tareas en una? ¿Qué pasaría si dejaras de hacer una rutina? Cambiar de rutinas es duro, así que es mejor hacerlo poco a poco, una a una. No es bueno tratar de ir rápido cuando se trata de cambiar hábitos.
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