Productividad Empresas
Mejorar la productividad con automatización
AUTOR: Noah Rue
En el mundo de los negocios todo gira alrededor de la productividad. Hacer las cosas mejor y más rápido siempre tiene recompensa, especialmente en trabajos por contratos o en la pequeña empresa, donde la productividad puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Hay muchas maneras de mejorar la productividad y aprovechar más el tiempo, por ejemplo, ser más eficiente, delegar tareas y aprender a decir ""no".
Una de las formas, en particular, en que se puede mejorar las productividad es a través de la automatización, especialmente en el siglo XXI, cuando la tecnología es abundante.
Por qué la automatización ayuda con la productividad
Aunque la clásica afirmación de que “la automatización ayuda a la productividad” es fácil de aceptar, en realidad no aporta demasiada información sobre la forma en que la automatización puede realmente aumentar la eficiencia y el rendimiento.
Hay muchas formas diferentes en las que la automatización tiene un impacto muy tangible en la productividad de las operaciones comerciales. Por ejemplo, puede:
- Eliminar las tareas mundanas y liberar el tiempo de los empleados.
- Aumentar la eficiencia de los trabajadores.
- Mejorar y simplificar la cadena de suministro, la contabilidad y otras áreas de gestión.
- Agilizar la eficiencia de los almacenes.
La automatización también se ha visto a menudo como una sentencia de muerte para el trabajo humano, pero esta suposición contradice los verdaderos resultados de la tecnología aplicada a la automatización. En muchos casos, la introducción de la automatización ha llevado directamente a un aumento significativo de la fuerza de trabajo humana. El uso de la automatización a menudo libera a los trabajadores de las tareas mundanas y les permite mejorar sus talentos a medida que aprenden a expandir las operaciones existentes y a manejar el software y el hardware que hace el trabajo sucio.
He aquí algunas formas más específicas en las que la implementación de la automatización puede tener un impacto directo en empresas de todos los tamaños y de cualquier industria.
Automatización en Servicio al Cliente
Como gran parte del mundo de los negocios, el sector del servicio al cliente ha pasado por un cambio bastante drástico en las últimas décadas. Los call centers han sido reemplazados por “contact centers” que hacen malabares con múltiples canales de comunicación, incluyendo todo, desde llamadas telefónicas hasta correos electrónicos, textos, ventanas de chat e interacciones por redes sociales.
Con tantos canales que requieren ser gestionados, dos de las principales áreas en las que la automatización está marcando la diferencia en el servicio al cliente es a través de los chatbots y el software CCaaS. Los chatbots proporcionan ayuda automatizada las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a los visitantes de los sitios web de comercio electrónico y de negocios. Operan con un software cada vez más sofisticado que les permite recibir entradas y proporcionar cualquier información requerida. También pueden pasar un cliente al representante de servicio más cualificado cuando sea necesario.
Los sistemas de CCaaS (o centro de contacto como servicio) tienden a centrarse más en la organización. Estas soluciones de software enormes, típicamente basadas en la nube, ayudan a los representantes del servicio al cliente a recibir comunicaciones de múltiples canales, responder de manera oportuna y eficiente, y abordar la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) mediante el almacenamiento de información para futuras interacciones.
Automatización en Contabilidad
La contabilidad es un área de negocios que ha sido absolutamente revolucionada por la automatización. Sólo un puñado de las diferentes actividades que han sido tocadas por la tecnología incluyen:
- Procesar los pagos automáticamente usando aplicaciones como Square o PayPal.
- Usar aplicaciones como GoCardless para automatizar la domiciliación bancaria a través de transacciones de banco a banco.
- Pagar a los empleados depositando los fondos directamente en su cuenta bancaria con depósito directo.
- Utilizar aplicaciones como Quickbooks para organizar la información y generar documentación importante.
- Crear plantillas de facturación automatizadas usando cosas como facturación recurrente y recordatorios programados automatizados.
- Usar aplicaciones de escaneo inteligente para introducir información rápidamente y acelerar las tareas de contabilidad.
Si bien hay numerosos aspectos financieros de una empresa que pueden automatizarse, siempre es conveniente considerar las opciones y crear un paquete de aplicaciones (es decir, una “pila” de aplicaciones) que satisfaga específicamente las necesidades de su departamento de contabilidad.
Automatización en el Marketing
El marketing es otro de los sectores que no tiene nada que ver con cómo era hace veinte años. Mientras que el marketing digital existía técnicamente en el cambio de siglo, todavía estaba en pañales. El correo electrónico y el comercio electrónico existían, pero cosas como las redes sociales y el marketing de pago-por-clic aún estaban empezando.
Ahora, el nacimiento y el crecimiento del mundo del marketing online han creado un refugio para que la automatización haga su magia. Una vez más, unas pocas de las varias tareas que pueden ser automatizadas en esta área son:
- Programar publicaciones automáticas en redes sociales con herramientas como Hootsuite o HubSpot.
- Crear canales de correo electrónico y seguimiento de cestas abandonadas con herramientas como MailChimp.
- Usar datos para segmentar el marketing online y así aumentar la personalización de cada mensaje.
La automatización está permitiendo rápidamente que las empresas más pequeñas estén en igualdad de condiciones con las grandes corporaciones en sus esfuerzos de promoción. También está liberando al personal de marketing para centrarse en cosas como la adquisición de clientes y la creación de contenido de calidad.
Automatización en la Vida Profesional
Por último, la automatización está teniendo un gran impacto en la forma en que los profesionales realizan su trabajo diario, independientemente de la labor específica que realizan.
Por ejemplo, la automatización del correo electrónico — el tiempo dedicado a responder a los correos electrónicos — libera el tiempo de los empleados ayudándoles a evitar el promedio de aproximadamente 17 horas semanales dedicadas a responder a las comunicaciones electrónicas.
Además, actividades como la colaboración y la comunicación pueden beneficiar enormemente a los individuos cuando se agilizan mediante la automatización. Esto es especialmente cierto en el mundo del teletrabajo provocado por la pandemia del coronavirus.
Herramientas como Google Drive, Asana y Tallyfy pueden utilizarse para enviar notificaciones a los miembros del equipo que trabajan de forma remota en una tarea. Esto permite a cada empleado completar su tarea y seguir adelante sin perder tiempo en localizar a cada miembro del equipo para informarles de que han hecho un cambio o añadido a un proyecto.
Utilizar la automatización para mejorar la productividad
La automatización es una poderosa herramienta que cada año se vuelve más eficiente y competente. Teniendo en cuenta lo mucho que prometen los meses y años venideros, es cada vez más importante que las empresas y los individuos aprovechen la automatización si quieren mantenerse al día en sus industrias y carreras, respectivamente.
Afortunadamente, la mayor parte de la automatización que está teniendo impacto en los negocios no necesita fórmulas ni algoritmos complejos, ni siquiera un título universitario para entenderla. En su lugar, simplemente necesitas tener la mente abierta y la voluntad de aprender y mejorar tus habilidades mientras te adaptas a cada nueva pieza de tecnología automatizada que aparece.
Si puedes mantener una mentalidad de crecimiento hacia la automatización, podrás aprovechar al máximo la productividad que ofrece durante el resto de tu trayectoria profesional.
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