Getting Things Done - GTD
Cómo empezar con GTD: Instala un sistema que funcione y conviértelo en hábito
AUTOR: María Sáez
Breve introducción a la metodología GTD:
1. La tormenta perfecta: por qué el trabajo moderno nos desborda y qué hacer al respecto
2. Capturar y aclarar: los dos primeros pasos del flujo de trabajo GTD
3. Organizar, reflexionar y actuar: Los tres pasos que cierran el flujo de trabajo GTD
4. Cómo empezar con GTD: Instala un sistema que funcione y conviértelo en hábito
En los artículos anteriores hemos recorrido los cinco pasos del flujo de trabajo GTD: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y actuar. Entenderlos es relativamente sencillo. Lo difícil es incorporarlos a tu día a día y no abandonarlos a las pocas semanas, cuando el entusiasmo inicial se diluye y las viejas costumbres vuelven a reclamar su sitio. En esta cuarta entrega nos centramos precisamente en eso: cómo instalar GTD en la práctica.
Primero los hábitos, después el sistema
El error más habitual al empezar con GTD es dedicar demasiado tiempo a diseñar el sistema perfecto: comparar aplicaciones, definir decenas de contextos, construir una taxonomía de etiquetas impecable… y no llegar nunca a practicar la metodología de manera correcta.
Por eso, nuestro consejo para arrancar es centrarse en los hábitos y conformarse con un sistema mínimamente funcional. Unas pocas listas que consultas a diario valen mucho más que una estructura sofisticada que abandonas en un mes. El sistema se irá refinando con el uso, y la revisión semanal es el momento natural para hacerlo: verás qué listas no consultas nunca, qué contextos sobran y cuáles echas en falta.
Personaliza tu sistema
Aun siendo mínimo, el sistema tiene que reflejar tu vida real, aunque no sea de una manera completa. Empieza por los proyectos, es decir, todos aquellos resultados que requieren más de una acción para completarse. Basta con una o dos listas: una única lista si prefieres ver todos tus compromisos juntos, o dos, una personal y otra profesional, si tus dos ámbitos están claramente separados.
Después vienen los contextos, que responden a una pregunta muy concreta: ¿qué necesito para poder hacer esta acción? A veces es una herramienta, a veces un lugar y a veces una persona. Suele ser útil pensar en ellos por familias. Las comunicaciones dan lugar a contextos como #llamadas, #telefono o #whatsapp. Las herramientas, a contextos como #ordenador, que puedes desdoblar en personal y de trabajo si usas equipos distintos. Los lugares de trabajo generan contextos como #oficina o #empresa, y los lugares fijos de tu vida personal, otros como #casa o #casa2 si tienes una segunda residencia. Por último están los lugares itinerantes: #recados para todo lo que haces fuera, o contextos para sitios que visitas con cierta frecuencia, como #pueblo o #Madrid. La idea es que, cuando estés en una de esas situaciones, veas solo lo que puedes hacer en ella. Si un contexto está siempre vacío o nunca lo consultas, elimínalo sin remordimientos.
Hay un tipo de contexto que merece mención aparte: las agendas. Consiste en crear un contexto con el nombre de cada persona con la que tienes un trato frecuente y cierta actividad compartida, como tu responsable, tu pareja o un colaborador cercano. Cada vez que surge algo que comentar con esa persona, en lugar de escribirle un mensaje o acercarte a su mesa en ese momento, lo anotas en su agenda. Cuando habláis, repasas la lista y lo tratáis todo de una vez. Es, en la práctica, una herramienta anti-interrupción: dejas de interrumpir a los demás y, con el tiempo, tu ejemplo invita a que los demás hagan lo mismo contigo.
Las etiquetas, de aspecto similar a los contextos, cumplen una función distinta. No indican dónde o con qué puedes actuar, sino que sirven para clasificar el material de referencia y los elementos de la lista Algún día/Tal vez. Puedes tener una etiqueta #ideas para guardar pensamientos que no quieres olvidar, etiquetas temáticas como #programacion o #diseno, y colecciones como #peliculas que quieres ver, #sitios que quieres conocer o #cervezas que quieres probar. Bien etiquetada, la lista Algún día/Tal vez deja de ser un cajón desastre y se convierte en un catálogo que te apetecerá recorrer de vez en cuando.
Queda una cuestión práctica: cómo relacionar cada acción con su proyecto. La forma más sencilla es a través de la redacción. Una acción como «Llamar a la gestoría para preguntar por la declaración de la renta» deja claro a qué proyecto pertenece sin necesidad de nada más. También puedes usar etiquetas para ello, pero se corre el riesgo de que se mezclen con los contextos y con el resto de etiquetas hasta que ya no sepas qué significa cada una. Si optas por usar una aplicación para implementar GTD, lo normal es que te permita vincular directamente cada acción con su proyecto.
El barrido mental
Con las listas preparadas, llega el momento de llenarlas. El barrido mental es una captura sistemática y exhaustiva de todo lo que reclama tu atención: compromisos, tareas a medias, ideas, preocupaciones, cosas que deberías hacer y no has hecho. El problema es que todo eso no aflora por sí solo, porque la memoria funciona por asociación y necesita estímulos. Por eso, el barrido se apoya en una lista de posibles incompletos, un listado de referencia con categorías que van despertando recuerdos. En el ámbito profesional incluye cosas como proyectos empezados y no terminados, compromisos con tu responsable o tus compañeros, llamadas y correos pendientes, reuniones que preparar o trámites administrativos. En el personal, la casa y sus reparaciones, la familia, la salud, las finanzas, los viajes, las aficiones o las cosas que hay que comprar.
El proceso tiene tres pasos. Primero capturas, recorriendo la lista con calma y anotando todo lo que te venga a la cabeza, sin evaluar nada todavía. Después aclaras y organizas lo capturado, tal y como vimos en los artículos anteriores. Y por último tachas de la lista de incompletos las categorías que ya has revisado. Este último paso es el que permite hacer el barrido en varias etapas: la primera vez que se hace suele llevar tiempo, así que no pasa nada por repartirlo en varias sesiones siempre que sepas dónde lo dejaste.
Ya hemos visto en otros artículos que las tareas pendientes generan pensamientos intrusivos que interfieren en otras tareas. Al combinar el barrido mental con la fase de aclarar no haces todo lo pendiente, pero cada cosa queda con un siguiente paso definido y un lugar asignado, y la mente dejará de recordártelo a cada momento. Es normal sentir algo de vértigo al ver el volumen de lo capturado, pero ese volumen ya existía; la diferencia es que ahora lo ves.
Los primeros objetivos
No intentes dominarlo todo desde el primer día. El objetivo inicial se resume en cuatro hábitos:
- capturar todo lo que llama tu atención en cuanto aparece,
- aclarar y organizar a diario todo lo capturado,
- elegir la siguiente acción filtrando con los criterios que vimos en el artículo anterior,
- y hacer la revisión semanal.
Con estos cuatro hábitos en marcha ya tienes un sistema mínimamente funcional. Todo lo demás puede esperar.
Probablemente también tendrás que reeducar a tu entorno. Las personas que te rodean están acostumbradas a interrumpirte cuando lo necesitan y a esperar una respuesta inmediata. Acordar bloques de tiempo sin interrupciones, agrupar las comunicaciones o empezar a usar agendas lleva su tiempo, pero la gente se adapta enseguida cuando comprueba que, aunque no respondas al instante, respondes siempre.
Claves para mejorar tu efectividad personal
La primera clave es asumir que el cambio sostenible se construye con hábitos, y que los hábitos se adoptan de forma gradual. Un estudio de Phillippa Lally y su equipo, publicado en 2010 en el European Journal of Social Psychology, encontró que los participantes tardaban de media 66 días en automatizar un nuevo comportamiento, con enormes diferencias entre personas y entre hábitos: desde 18 hasta 254 días. El mismo estudio observó que saltarse un día puntual no comprometía el proceso. La conclusión práctica es doble: paciencia, y no intentar incorporar todos los hábitos a la vez.
La segunda clave es convertir el trabajo en algo evidente. Buena parte del estrés no viene de la cantidad de trabajo, sino de no saber exactamente qué implica. Por eso GTD insiste en transformar lo desconocido en conocido, en fragmentar cada resultado hasta llegar a una siguiente acción visible y en concretar al máximo la redacción de cada tarea. «Preparar presupuesto» obliga a volver a pensar cada vez que lo lees; «Pedir a Luis las horas estimadas para el presupuesto del cliente» no. Esa concreción te ayuda en el momento de actuar, porque no tienes que decidir nada, y también en la revisión semanal, porque entiendes de un vistazo en qué punto está cada cosa.
La tercera clave tiene que ver con la atención. Podemos trabajar con atención reactiva, respondiendo a lo que llega, lo cual es poco eficiente y no debería ser lo habitual. Podemos trabajar con atención proactiva, la que usamos para analizar y decidir: no genera estrés, pero exige esfuerzo, y es la que corresponde a momentos como aclarar o hacer la revisión semanal. Y podemos trabajar con atención receptiva, en la que, como todo está ya decidido, simplemente fluyes de una acción a la siguiente sin estrés. Buena parte de la gracia de GTD está en que ayuda a invertir el esfuerzo proactivo en los momentos adecuados para poder pasar el resto del tiempo en modo receptivo.
Relacionado con lo anterior está el principio de estar a lo que estás. El trabajo que requiere concentración necesita bloques de tiempo continuos y sin interrupciones. La investigadora Sophie Leroy describió en 2009 lo que llamó residuo atencional: al cambiar de tarea, parte de nuestra atención se queda enganchada en la anterior, y el rendimiento en la nueva se resiente. Saltar constantemente de una cosa a otra tiene un coste aunque no lo percibamos.
También conviene aprovechar la energía. Conocerte a ti mismo implica saber en qué momentos del día rindes más y reservarlos para las acciones exigentes, dejando las rutinarias para cuando la energía flojea.
Y, por último, empezar y terminar: cerrar lo que empiezas produce una satisfacción que el cerebro agradece, mientras que acumular cosas a medias genera la sensación de no avanzar nunca, aunque estés trabajando sin parar.
El efecto tabla de surf
Vas a caerte. Habrá semanas caóticas en las que la bandeja de entrada se desborde, no aclares nada y te saltes la revisión semanal. Es inevitable, y conviene saberlo desde el principio para no interpretarlo como un fracaso. Ocurre lo mismo que al aprender a hacer surf: caerse forma parte del proceso, y de hecho es la señal de que estás usando la metodología, porque solo puedes caerte de una tabla a la que te has subido. Lo importante es darte cuenta y volver a subirte. Un barrido mental rápido, aclarar todo lo acumulado y una revisión semanal bastan para recuperar el control en cuestión de horas, sin necesidad de empezar de cero.
David Allen utiliza una imagen tomada de las artes marciales para describir el estado al que aspira GTD: la mente como el agua. Si lanzas una piedra a un estanque, el agua responde exactamente en proporción a la fuerza recibida y después vuelve a la calma. Ni sobrerreacciona ni infrarreacciona. Eso es lo que permite un sistema en el que confías: responder a cada cosa con la atención que merece, ni más ni menos, en lugar de reaccionar al estímulo más ruidoso del momento.
El camino hacia el dominio de GTD
Ninguna de estas prácticas sucede por sí misma. Hay que trabajarlas a diario y reforzarlas hasta que se conviertan en comportamientos habituales. Cuando eso se consigue, eres capaz de mantener el control o de recuperarlo con rapidez cuando lo pierdes, de mantener la concentración, de eliminar el ruido y enfocarte en lo que de verdad importa. En definitiva, mantienes tu mundo en equilibrio.
Por eso, más allá de hacer más cosas, la efectividad tiene mucho que ver con el bienestar: con la tranquilidad de saber que todo está bajo control y que lo que estás haciendo en cada momento es lo que tiene sentido hacer. De todos los hábitos que hemos visto, hay uno que sostiene a los demás y que marca la diferencia entre quien practica GTD durante años y quien lo abandona a los pocos meses: la revisión semanal. A ella dedicaremos el próximo y último artículo de la serie.
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