Getting Things Done - GTD
Empieza a organizarte: El barrido de la mente
AUTOR: Francisco Sáez
Recopilar es la primera fase de cualquier tipo de flujo de trabajo organizativo. Para ganar control, necesitas reunir en un mismo sitio todo lo que de algún modo tienes pendiente. El principio fundamental es que necesitas saber cuál es la realidad de tu mundo actual, cómo es el mapa por el que te mueves, de manera que puedas comprometerte positivamente con él.
Hay un montón de cosas en tu vida que no te producen ninguna presión. Son todas esas cosas que están bajo control. Enciendes el ordenador, y ahí está el programa que necesitas con los datos que necesitas. Pones la calefacción y pronto tienes la habitación a la temperatura adecuada para trabajar. Necesitas ir a algún sitio, así que arrancas tu coche y te diriges allí… Las cosas son como deberían ser.
Pero, en el transcurso normal de tu día a día, hay otras muchas cosas que roban una parte de tu atención. Tu radar interno se activa cuando aparece algo que, de algún modo, puede romper el equilibrio de tu mundo. Ese nuevo y extraño ruido que oyes en el motor de tu coche, ¿qué será? Un mensaje que has recibido de tu banco avisando de una cuenta sin saldo. Una nueva idea para mejorar tus ingresos que se te ha ocurrido a partir de un comentario que escuchaste en algún sitio.
Si no haces algo constructivo con estas cosas que roban tu atención, van a seguir ahí, consumiendo maliciosamente una parte de tu conciencia.
David Allen resume esta fase de recopilar de una manera muy sencilla: “Si está en tu mente, escríbelo o regístralo de una forma concreta. No importa cómo captures estos pensamientos, siempre que los saques de tu cabeza y los lleves todos a un sitio fácilmente accesible para su revisión.”
Que se trate de una primera fase, no quiere decir que sea algo que debas realizar una sola vez, al principio. Es la primera fase de un flujo de trabajo que se repite de manera cíclica y constante en tu vida. Cada día aparecen cosas nuevas que necesitas capturar para decidir qué harás con ellas, si es que tienes que hacer algo.
Sin embargo, la primera vez—cuando decides que ya está bien, que es hora de empezar a estar organizado—, deberías realizar una captura completa (o casi completa) de todo lo que hay en tu mente. Es lo que en GTD se llama El Barrido de la Mente, es decir, una exploración general de todo lo que ahora mismo tiene tu atención. Consiste en identificar cualquier cosa que, en tu trabajo o en tu vida personal, consideres que debería ser diferente y ponerlo todo en un lugar único, que podemos llamar bandeja de entrada.
Esta es la lista de posibles incompletos que David Allen recomienda que revises siempre hagas un barrido de tu mente:
Asuntos profesionales:
- Proyectos empezados y no terminados.
- Proyectos que aún deben empezar.
- Obligaciones/promesas para con otras personas (jefes, socios, colegas, subordinados, clientes, organizaciones, profesionales…).
- Comunicaciones pendientes. Iniciar o responder llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes, etc.
- Escritos por terminar/enviar (informes, propuestas, artículos, material de promoción, instrucciones…).
- Reuniones que hay que fijar.
- Decisiones que hay que tomar. ¿Quién tiene la información necesaria?
- Cosas que hay que leer.
- Cuestiones financieras (presupuestos, predicciones, balances, créditos, estadísticas, etc.).
- Planificación formal de proyectos (objetivos, propósitos, metas).
- Viajes, visitas.
- Bancos (facturas, pagos, gastos, etc.).
- Administración (asuntos legales, seguros, procedimientos, etc.).
- Clientes.
- Marketing.
- Promoción.
- Ventas.
- Sistemas (ordenadores, teléfonos, equipamiento de oficina).
- Suministros.
- Asuntos que están a la espera (información, tareas delegadas, respuestas a documentos enviados, pagos, material solicitado, decisiones de otras personas…).
- Desarrollo profesional (formación, cosas que aprender, habilidades que practicar).
- Investigación.
Asuntos personales:
- Proyectos empezados y no terminados.
- Proyectos que aún deben empezar.
- Obligaciones/promesas para con otras personas (pareja, hijos, familia, amigos).
- Comunicaciones pendientes con familia, amigos, profesionales, etc.
- Acontecimientos próximos (cumpleaños, aniversarios, bodas, viajes, acontecimientos sociales, acontecimientos culturales, eventos deportivos).
- Cosas por hacer (lugares a los que ir, personas con las que quedar).
- Administración (facturas, bancos, inversiones, créditos, impuestos, seguros, asuntos legales).
- Cosas que están a la espera (pedidos, reparaciones, objetos prestados, etc.).
- Casa/hogar (fontanería, electricidad, decoración, muebles, etc.).
- Ordenadores (software, hardware, conexiones, internet).
- Televisión, vídeo.
- Música, CDs.
- Cámaras de video, fotos.
- Teléfonos.
- Equipamiento deportivo.
- Armarios, ropa.
- Garaje, almacén.
- Reparación y mantenimiento del coche.
- Animales de compañía.
- Salud.
- Aficiones (libros, música, películas).
- Recados (mercado, farmacia, banco, papelería, etc.)
- Temas comunitarios (vecinos, colegios, ayuntamiento).
El Barrido de la Mente es algo debes hacer el mismo día en que empiezas a implementar GTD como método organizativo. Pero también es algo que deberías hacer cada cierto tiempo, sobre todo después de un periodo en el que, por el motivo que sea, hayas perdido buena parte del control de tu mundo.
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2 comentarios
Genial Francisco,.... Esa misma lista es la que usé para mi primer barrido cuando comencé a utilizar GTD.
El mismo barrido mental creo que es muy útil realizarlo con frecuencia
De hecho uno de mis tareas en mis archivos de seguimiento es "REALIZAR BARRIDO MENTAL" programado cada tres meses.. Me es muy útil,...y siento que tengo el control.
Genial Francisco,.... Esa misma lista es la que usé para mi primer barrido cuando comencé a utilizar GTD.
El mismo barrido mental creo que es muy útil realizarlo con frecuencia
De hecho uno de mis tareas en mis archivos de seguimiento es "REALIZAR BARRIDO MENTAL" programado cada tres meses.. Me es muy útil,...y siento que tengo el control.
Gracias por tu comentario, Antonio.
Me parece un gran acierto que programes un barrido mental cada tres meses. Es muy útil, nos obliga a reflexionar y nos ayuda a entender muy bien cómo es nuestra realidad.
Gracias por tu comentario, Antonio.
Me parece un gran acierto que programes un barrido mental cada tres meses. Es muy útil, nos obliga a reflexionar y nos ayuda a entender muy bien cómo es nuestra realidad.