Getting Things Done - GTD
Qué fácil es capturar, y qué difícil es hacerlo bien
AUTOR: Francisco Sáez
“La mente es para tener ideas, no para guardarlas.” ~ David Allen
Capturar es, con toda seguridad, el hábito productivo más sencillo de explicar dentro de la metodología GTD y también el más fácil de entender:
Capturar consiste en recopilar todo aquello que pueda tener un valor potencial para ti y registrarlo en un sistema fiable, fuera de tu cabeza, que te permita revisarlo posteriormente.
Se trata de escribirlo en algún papel o libreta, registrarlo en algún programa informático, anotarlo en el móvil o grabar una nota de voz. Lo dejes donde lo dejes, debe ser un lugar fiable. Esto quiere decir que podrás recuperarlo en cualquier momento para procesarlo convenientemente.
Todo lo que no captures fuera de tu mente permanecerá en ella, aunque a veces no seas consciente de ello. Ocupará un lugar en un espacio que es finito y, además, generará ruido. En otras palabras, parte de tu capacidad y de tu energía se estará desperdiciando en cosas en las que el cerebro no puede dejar de pensar porque todavía no has aclarado qué significan realmente.
Al recopilar esas cosas en un sitio fiable, le das a tu cerebro un descanso, puesto que ya no tiene por qué preocuparse por ellas. Según el ensayo Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity (la ciencia tras la productividad sin estrés), escrito por F. Heylighen y C. Vidal,
“Nuestra memoria, a corto y largo plazo, tiene grandes limitaciones, por lo que no es aconsejable confiar en ella para recuperar información importante en el momento en que la necesitemos. Utilizar el cerebro para almacenar información hace que éste se sature, ya que necesita un nivel de actividad neuronal elevado para mantener esta información sin interferencias. Al utilizar una memoria externa, nos aseguramos recuperar exáctamente lo que pusimos ahí y conseguimos liberar el estrés asociado a la necesidad de estar contínuamente recordándolo todo.”
¿Por qué es tan complicado hacer una cosa tan sencilla? El problema es que, incluso conociendo los beneficios de capturar las cosas que llegan a nuestra cabeza, nos resistimos a capturarlo todo. Algunas veces, porque creemos que no es nada importante o no es parte de nuestro trabajo. Otras veces, simplemente confiamos en que lo recordaremos más adelante.
Para que esto funcione realmente es necesario que recopiles todo, el 100% de las cosas. Porque si hay cosas—aunque sean pocas y “sin importancia”—que requieren constantemente la atención de tu cerebro, tendrás un nivel de estrés que no te permitirá concentrarte adecuadamente en lo que estás haciendo, con la consiguiente merma de productividad y creatividad.
Además, si no capturas todas las posibles acciones, tu inventario de acciones no estará completo, ¿y cómo vas a poder elegir la mejor posible acción a realizar de entre un conjunto de acciones que no está completo?
En resumidas cuentas, si no lo capturas todo o no lo capturas bien, no podrás ejercer una productividad completamente tranquila y no podrás ser totalmente efectivo.
Mi consejo es que lleves siempre contigo una libreta y un boli. Habrá momentos en te resulte más cómodo utilizar tu ordenador, tablet o smartphone, pero la libreta nunca falla. Si tienes la libreta siempre a mano, será más fácil romper la resistencia a anotar ciertas cosas o a postergar la captura. Anota todo lo que se te ocurra en el momento en que se te ocurra, sin esperar un minuto. Estés haciendo lo que estés haciendo, si te llega una idea o te acuerdas de algo, la interrupción ya está ahí. Abre la libreta, anótalo, y continúa con lo que estabas haciendo. Haz de esto un hábito y habrás dado un gran paso hacia la productividad sin estrés.
Para los momentos en que no puedes escribir, una aplicación en el móvil para capturar notas de voz suele ser una gran solución.
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