Getting Things Done - GTD
Los fundamentos científicos de GTD
AUTOR: Francisco Sáez
Seguramente ya sabéis que el libro que David Allen escribió en 2001 (“Getting Things Done”, en español titulado Organízate con Eficacia) se ha convertido para cientos de miles de seguidores en el manual de la productividad personal. El gran éxito de este método se debe a que ha sido utilizado y validado, de forma empírica, por multitud de adeptos.
No se trata de una moda. En el año 2008, Francis Heylighen y "Clément Vidal, investigadores de la Free University of Brussels, publicaron un ensayo 1 en el que, por primera vez, se abordaba la base científica sobre la que se apoyan las recomendaciones que hace GTD. Éste es un resumen de la innovaciones que aporta GTD con respecto a anteriores métodos de gestión del tiempo y de su interpretación científica.
1. Utilizar una memoria externa
Uno de los principios básicos de GTD consiste en recopilar todas las cosas que llaman nuestra atención en algún lugar fuera de nuesta cabeza (libreta, archivo, ordenador…).
Nuestra memoria, a corto y largo plazo, tiene grandes limitaciones, por lo que no es aconsejable confiar en ella para recuperar información importante en el momento en que la necesitemos. Utilizar el cerebro para almacenar información hace que éste se sature, ya que necesita un nivel de actividad neuronal elevado para mantener esta información sin interferencias. Al utilizar una memoria externa, nos aseguramos recuperar exáctamente lo que pusimos ahí y conseguimos liberar el estrés asociado a la necesidad de estar contínuamente recordándolo todo.
2. Acciones que provocan acciones
Otro de los principales mensajes de GTD es que se debe guardar la información de forma clara y accionable, es decir, que invite a la acción en el momento en que la revises.
Al revisar tu memoria externa, tu cerebro vuelve a activar toda una serie de patrones neuronales que subyacen en cada acción. Si ésta no está bien definida, el cerebro tendrá que realizar de nuevo un gran esfuerzo para entenderla y procesarla. Si, tal como propone GTD, hiciste esa reflexión antes, definir la próxima acción será evidente y no existirá imprecisión ni ambigüedad, por lo que disminuyen el esfuerzo, el nivel de estrés y las posibilidades de procrastinación.
De hecho, las listas definidas en GTD ya implican una acción en sí mismas (Acciones Siguientes implica hacer, Proyectos implica planificar, Algún día/Tal vez implica reconsiderar, etc.), lo que ayuda a definir el siguiente paso.
3. Actuar según la situación
GTD dice que la decisión de ejecutar una acción debe depender, en primer lugar, de las circunstacias del momento (el contexto).
Una acción se ejecuta más eficientemente si tenemos disponibles los recursos—físicos y mentales—necesarios. Hay entornos que facilitan la realización de determinadas tareas mientras que otros las entorpecen. A nivel mental ocurre lo mismo, en determinados momentos estamos mejor condicionados a realizar un determinado tipo de tareas.
Los cambios de contexto suponen un coste de tiempo y energía, por lo que se deben minimizar. Resulta difícil recuperar la concentración cuando desviamos la atención de algo. Es por esto que las interrupciones frecuentes disminuyen la productividad de forma significativa.
La regla de los 2 minutos obedece también a este principio, ya que acabamos de decidir qué tipo de acción hay que llevar a cabo y hemos creado un contexto mental adecuado para realizarla.
4. Adaptarse es más importante que planificar
A diferencia de otros sistemas, GTD no hace especial énfasis en definir prioridades, hitos o plazos.
Este tipo de cosas resultan contraproducentes cuandos se emplean en tareas sencillas del día a día, ya que requieren un esfuerzo mental importante. En estos casos, unos simples recordatorios sobre lo que se debe hacer producen mejores y más rápidos resultados.
Cada día hay nueva información, retos y oportunidades, de modo que los planes y prioridades deben adaptarse constantemente. GTD ayuda a estar preparados para cualquier cosa, sin olvidar nuestros anteriores compromisos. Este enfoque reactivo permite reducir el impacto de lo inesperado, ya que lo tratamos en el momento en que aparece (cuando es más fácil).
Planificar sigue siendo importante, pero de una forma flexible. La importancia del contexto nos recuerda que los planes quedan subordinados a la situación actual.
5. Organizar de abajo arriba
A diferencia de otros enfoques, GTD empieza desde abajo—con los asuntos más concretos—en vez de desde arriba—objetivos de alto nivel—. El razonamiento es que, de este modo, consigues tener el control necesario para empezar a considerar la implicaciones a largo plazo. Si éstas no son satisfactorias, estás a tiempo de redefinirlas porque el día a día está controlado.
Es necesario un gran esfuerzo mental para manipular los símbolos abstractos que requiere la planificación a largo plazo. Si no nos paramos a pensar en nuestra realidad actual, esta definición de objetivos sería seguramente imprecisa y poco realista. Por otro lado, el hecho de tener problemas actuales sin resolver provoca ansiedad y falta de control, lo que hace que sea difícil preocuparse por metas más elevadas.
6. Utilizar tus reacciones para mantener el rumbo
Si no planificas, parece complicado decidir qué va después de cada acción. GTD te enseña a gestionar una lista específica de Acciones Siguientes, la cual contiene los pasos a seguir para avanzar en tus proyectos. Cada vez que haces una, la eliminas y estás preparado para definir la siguiente acción.
Esta forma de avanzar ininterrumpidamente hacia tus objetivos, en función de tu reacción, puede producir lo que se llama en psicología flujo, un estado mental altamente productivo, en el que el trabajo se hace sin estrés, con menos esfuerzo y con una sensación de plena satisfacción.
1 Puedes descargarte el ensayo completo en formato PDF (inglés): Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity
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