Getting Things Done - GTD
GTD Básico: La Regla de los Dos Minutos
AUTOR: Francisco Sáez
Procesar es la etapa del flujo de trabajo de GTD en la que tomas decisiones. Coges todas las cosas que has recopilado y, una a una, decides que vas a hacer con ellas.
Para decidir, primero debes definir claramente qué es cada cosa. Una vez tienes un enunciado claro y concreto del resultado deseado, la primera pregunta que te haces es si es necesario realizar alguna acción o no. Y si la respuesta es afirmativa, lo siguiente es decidir cuál será la siguiente acción.
Aquí es donde entra en juego la famosa Regla de los Dos Minutos: Si la próxima acción puede hacerse en dos minutos o menos, hazla ya, aunque no se trate de nada urgente ni prioritario.
No tienen por qué ser exáctamente dos minutos; pueden ser tres o cinco. Si tienes que leer un texto corto para tomar la siguiente decisión, léelo. Si tienes que enviar un email o hacer una llamada rápida, hazla.
Si con esa acción no completas el resultado, identifica la siguiente acción y procésala siguiendo el mismo criterio. Si necesita menos de dos minutos, hazla; si no, aplázala o delégala.
En definitiva, si hacer la tarea te va a llevar menos tiempo que procesarla, organizarla en tus listas y hacer el seguimiento oportuno, es mucho más eficiente hacerla en el momento en que cae en tus manos por primera vez.
La Regla de los Dos Minutos puede mejorar muchísimo tu productividad, haciendo que tus proyectos avancen sin cesar y evitando que muchas pequeñas cosas lleguen a sobrecargar tu sistema.
Un comentario
Yo he comenzado a aplicarla hace poco y, la verdad, va muy bien y se adelanta mucho trabajo, que de otro modo, seguramente, relegaría.
Yo he comenzado a aplicarla hace poco y, la verdad, va muy bien y se adelanta mucho trabajo, que de otro modo, seguramente, relegaría.