Productividad y GTD

Usa Procedimientos para ser Más Productivo

AUTOR: Francisco Sáez
"Si no puedes describir lo que estás haciendo como un proceso, entoces no sabes lo que estás haciendo." ~ W. Edwards Deming
Blog tasks

La primera vez que escribí un post en el blog no sabía muy bien cómo hacerlo llegar a posibles lectores. Creo que publiqué un par de tuits sobre él, esperando que alguien se diera cuenta. Con el segundo post, pensé que publicarlo en Facebook también ayudaría. A medida que iba escribiendo más artículos, fui añadiendo referencias en LinkedIn, Google Plus, StumbleUpon, Reddit y Tumblr. Luego pensé que, si el artículo tenía alguna imagen, también podría publicarlo en Pinterest. Además, como escribo todos los artículos en español y en inglés, y mi audiencia se reparte entre Europa y América, tenía sentido utilizar diferentes horarios para que llegaran a la mayoría.

¡Qué estrés! Todo este tinglado estaba únicamente en mi cabeza por lo que, llegado el momento de publicar un artículo, me volvía loco tratando de recordar toda la combinación de lugares, horarios e idiomas que debía utilizar para promocionarlo. Y casi siempre se me olvidaba algo… hasta que decidí documentar el proceso con un procedimiento.

Un procedimiento es un conjunto de acciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias. Documentar los procesos que se hacen a menudo es algo muy habitual en el mundo empresarial, donde es necesario que determinadas operaciones se hagan siguiendo unos criterios de eficiencia, consistencia y calidad. Son la razón de que obtengas la misma hamburguesa en cualquier McDonalds del mundo.

Sin embargo, no son algo exclusivo de las empresas. Piensa en lo cómodo que es tener una receta a la hora de cocinar y lo que facilita comprar los ingredientes necesarios para esa comida. Además, ten en cuenta que los individuos, cada vez más, tendemos a ser pequeñas organizaciones independientes. Escribir un pequeño procedimiento para documentar los procesos y tareas que haces a menudo (o no tan a menudo) te proporcionará los siguientes beneficios:

  • Consistencia. Si haces una misma tarea de formas diferentes, generas experiencias diferentes en quienes reciben el resultado de la tarea (que puedes ser tú mismo), lo que puede provocar confusión y decepción.
  • Productividad. Si tienes que realizar una tarea para la que existe un procedimiento, sólo tienes que tener el procedimiento a mano y seguirlo paso a paso. Te encontrarás haciendo en 15 minutos tareas para las que antes necesitabas una hora.
  • Tranquilidad. Si sigues este blog, ya sabes que fuera de tu cabeza es igual a menos estrés. Además, si tienes un procedimiento bien definido, que recoja todos los detalles importantes, no tienes que preocuparte de si haces algo mal o te olvidas de hacer algo.
  • Prevención. ¿Qué pasa si un día estás enfermo y no puedes hacerlo? ¿O si tienes tantas cosas que hacer que necesitas delegar alguna? Si el procedimiento es completo, legible y entendible, otra persona podrá hacerlo sin problemas.

Aunque existen herramientas específicas para documentar procesos, como los diagramas de flujo, cuando se trata de gestión personal, la forma más recomendable de hacerlo es con un simple texto bien escrito y/o con un lista de control:

imagen procedimiento en FacileThings

Parte de mi prodecimiento para publicar artículos, en FacileThings

3 comentarios

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Comentado hace alrededor de 3 años Daniel

Bien planteado el concepto, en el mundo de la gestión de sistemas, decimos que sólo deberíamos hacer procedimientos cuando después de mucha mejora hemos determinado cual es la práctica que mejor resultado nos da, y a fin de preservarla y seguir mejorandola, hay que documentarla. Saludos.

4f95612a270c8d8897abc3656f5a1c61 Daniel

Bien planteado el concepto, en el mundo de la gestión de sistemas, decimos que sólo deberíamos hacer procedimientos cuando después de mucha mejora hemos determinado cual es la práctica que mejor resultado nos da, y a fin de preservarla y seguir mejorandola, hay que documentarla. Saludos.

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Comentado hace alrededor de 3 años Francisco Sáez

Estoy de acuerdo, @Daniel. Gracias por tu aportación!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Estoy de acuerdo, @Daniel. Gracias por tu aportación!

21e4725019aa493b71ccfe958b137328
Comentado hace alrededor de 3 años Olmo Axayacatl

Estoy de acuerdo con el planteamiento porque he estado en la misma situación, cuando comencé a redactar en blogs.

Mis procedimientos no son tan complejos por lo que he podido memorizarlos, pero no hay como tenerlos escritos en algún lugar.

21e4725019aa493b71ccfe958b137328 Olmo Axayacatl

Estoy de acuerdo con el planteamiento porque he estado en la misma situación, cuando comencé a redactar en blogs.

Mis procedimientos no son tan complejos por lo que he podido memorizarlos, pero no hay como tenerlos escritos en algún lugar.

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