Productividad y GTD

La Guía Definitiva de GTD

AUTOR: Francisco Sáez
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Este artículo pretende ser una introducción breve pero completa a la metodología de productividad personal GTD (Getting Things Done).

Contiene los 27 puntos más relevantes de la metodología y 39 enlaces a artículos que profundizan en los aspectos que me parecen más importantes.

¿Por qué?

1. Hoy en día, para la mayoría de nosotros, no hay unos límites claros entre los proyectos que tenemos que llevar a cabo. Tenemos una cantidad cada vez mayor de compromisos internos y externos, y necesitamos nuevos métodos, tecnologías y hábitos de trabajo para tratar con todos ellos de una manera eficiente.

¿Cómo?

2. Para gestionar tus compromisos, tienes que: (1) capturar todo aquello que consideres inacabado en un sistema lógico y de confianza, fuera de tu cabeza, (2) clarificar qué significa cada compromiso y decidir qué debes hacer para progresar en su consecución, y (3) guardar recordatorios de ellos, de manera organizada, en un sistema que revises regularmente.

3. “Si tu mente está vacía, está siempre preparada para lo que sea; está abierta a todo” — Shunryu Suzuki.

4. El flujo de trabajo básico consiste en (1) recopilar cosas que llaman tu atención, (2) procesar qué significan y qué quieres hacer con ellas, (3) organizar los resultados que (4) revisarás para elegir qué (5) hacer.

Proyectos

5. Un proyecto es cualquier resultado que necesite más de una acción para su consecución. En realidad, tú no puedes hacer proyectos, sólo puedes hacer acciones relacionadas con ellos.

6. La Planificación Natural de Proyectos es una forma productiva de pensar en aquellos proyectos que requieren cierta elaboración. Crea el máximo valor con el mínimo esfuerzo y gasto de tiempo, y consiste en (1) definir el propósito—¿por qué?—y los principios—valores—del proyecto, (2) visualizar el resultado deseado—¿qué?—, (3) hacer una tormenta de ideas—¿cómo?—, (4) organizarlas e (5) identificar las próximas acciones.

Recopilar

7. Sólo te puedes sentir bien sobre lo que no estás haciendo cuando sabes qué es lo que no está haciendo.

8. Para que tu mente pueda trabajar libremente, debes saber que has capturado todo aquello que pueda representar algo que tienes que hacer, y que en algún momento cercano procesarás y revisarás todo lo capturado.

9. Debes recopilar todo lo que consideras incompleto en tu universo, personal o profesional, grande o pequeño, urgente o no.

10. Para que la fase de recopilación funcione, debes capturar el 100% de las cosas incompletas, utilizar la mínima cantidad de bandejas de entrada posible y vaciarlas con regularidad.

Procesar

11. Cuando dejas entrar algo en tu vida o en tu trabajo, lo conviertes en un compromiso con el que debes tratar. Procesar es el acto de definir y aclarar, una por una, todas las cosas que hay en tu bandeja de entrada, hasta vaciarla.

12. Si una cosa no necesita ninguna acción, puedes (1) tirarla a la Papelera, si no vale para nada, (2) incubarla en la lista Algún día/Tal vez o en el Archivo de Seguimiento, si crees que podría ser necesario hacer algo en el futuro o (3) guardarla como Material de Referencia, si se trata de información potencialmente útil.

13. Si una cosa requiere hacer algo, debes definir cuál deber ser exactamente la próxima acción y (1) hacerla ya, si la acción te llevará menos de dos minutos, (2) delegarla, si no eres la persona adecuada para hacerla o (3) diferirla, para hacerla en el momento adecuado.

14. Si hace falta más de una acción para obtener el resultado deseado, debes añadir ese resultado a una Lista de Proyectos, que te recordará que quedan cosas pendientes por hacer.

Organizar

15. Para organizar las cosas que son accionables, necesitas una Lista de Proyectos, un lugar donde almacenar el material de apoyo para esos proyectos, una Agenda, una lista de recordatorios de Acciones Siguientes y una lista de recordatorios de cosas que tienes En Espera (acciones delegadas).

16. Cuando difieres una acción, debes colocarla o bien en tu Agenda, si debe ocurrir en un día o momento concreto, o bien en tu lista de Acciones Siguientes, si debe hacerse cuanto antes.

17. La mejor manera de organizar las Acciones Siguientes es asignándoles el contexto en el que se deben de hacer (en el trabajo, en casa, con un ordenador, con internet, etc.), de modo que puedas saber siempre qué acciones puedes hacer bajo un determinado contexto.

18. La Agenda es territorio sagrado. Si escribes algo ahí, es porque tiene que hacerse en la fecha indicada.

19. Para organizar las cosas que no son accionables, necesitas la Papelera, una lista de Algún Día/Tal vez, un Archivo de Seguimiento y una lista de Material de Referencia. Para gestionar bien estas listas, es recomendable dividirlas en categorías, ya que tienen tendencia a crecer a lo largo de tiempo.

20. El Archivo de Seguimiento es una manera elegante de gestionar acciones “suspendidas” o “futuras”, sobre las que quieres actuar en una fecha determinada, en el futuro.

Revisar

21. El sistema no puede ser estático. Si quieres ser capaz de seleccionar correctamente tus acciones, tienes que mantener el sistema al día. Necesitas revisar la imagen completa de tu vida y tu trabajo en intervalos regulares y a los niveles adecuados.

22. Cada día, necesitarás revisar tu Agenda y tu lista de Siguientes Acciones organizada por contextos.

23. Cada semana, debes revisar el resto de listas para mantener tu sistema limpio, claro, completo y actualizado. El propósito de la Revisión Semanal es que tu mente quede vacía de nuevo.

24. Cada cierto tiempo deberías hacer revisiones panorámicas: aclarar tus objetivos a largo plazo, y las visiones y principios que, en definitiva, determinan la manera en que tomas tus decisiones.

Hacer

25. El propósito de toda esta gestión y flujo de trabajo es facilitar la decisión de qué debes estar haciendo en cualquier momento.

26. Para decidir tu siguiente acción, (1) filtras las acciones que puedes hacer en el contexto en que te encuentras, (2) tienes en cuenta el tiempo que requiere cada acción y el que tú tienes disponible, (3) tienes en cuenta la energía que requiere cada acción y la que tú tienes actualmente y (4) confías en tu intuición para elegir la acción que, bajo tu contexto, tu tiempo disponible y tu energía, te producirá un mayor beneficio.

27. Tus prioridades vienen definidas por una jerarquía de niveles de perspectiva, de arriba abajo: (1) tu propósito en la vida, (2) la visión de tu futuro, (3) los objetivos de medio alcance, (4) tus áreas de responsabilidad, (5) tus proyectos actuales y (6) las acciones que tienes que hacer cada día.

¿Y ahora qué?

Aquí tienes una selección de artículos que te ayudarán a entender mejor GTD y su filosofía:

También puedes leer el libro Organízate con Eficacia, de David Allen, que dio pie a la metodología de productividad personal GTD.

Para disfrutar de los beneficios de GTD no necesitas tener toda esta información en la cabeza, ni preocuparte de cada detalle. Puedes probar gratuitamente nuestra aplicación GTD, en la que todo este flujo de trabajo se incorpora de una manera natural.

9 comentarios

Ac7c4ea2abb6019a99a1f9e0404a4a1f
Comentado hace alrededor de 3 años Octavio

¡¡¡¡GRANDE!!!!

Ac7c4ea2abb6019a99a1f9e0404a4a1f Octavio

¡¡¡¡GRANDE!!!!

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Comentado hace alrededor de 3 años Monica Quevedo

Francisco, gracias por tu aportación, estoy convencida que ésta metodología genera resultados, soy Gerente de RRHH y mi mayor interés ahora es hacer que el resto del personal en mi empresa, adopte dicho esquema, si tuvieras alguna sugerencia para lograrlo te lo agradeceré, de momento compartiré tu artículo, así que nuevamente muchas gracias.

D1179297e812ae442e1c8246392617af Monica Quevedo

Francisco, gracias por tu aportación, estoy convencida que ésta metodología genera resultados, soy Gerente de RRHH y mi mayor interés ahora es hacer que el resto del personal en mi empresa, adopte dicho esquema, si tuvieras alguna sugerencia para lograrlo te lo agradeceré, de momento compartiré tu artículo, así que nuevamente muchas gracias.

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Comentado hace alrededor de 3 años Alberto Sancho Pina

Hola Francisco,

No era consciente hasta que revisé esta entrada del impresionante trabajo de calidad que estás haciendo.

Seguir esta guía es el ABC para conseguir un sistema productivo en consecuencia con nuestros propósitos vitales.

Los hipervínculos a cada uno de los temas clave, son de un valor incalculable. Revisando las fechas me doy cuenta del tiempo que llevas generando este trabajo de tanta calidad.

Mi enhorabuena y máximo respeto.

Sigue así.

Alberto

157d3f87d09b37bcd64f7e81ae30747e Alberto Sancho Pina

Hola Francisco,

No era consciente hasta que revisé esta entrada del impresionante trabajo de calidad que estás haciendo.

Seguir esta guía es el ABC para conseguir un sistema productivo en consecuencia con nuestros propósitos vitales.

Los hipervínculos a cada uno de los temas clave, son de un valor incalculable. Revisando las fechas me doy cuenta del tiempo que llevas generando este trabajo de tanta calidad.

Mi enhorabuena y máximo respeto.

Sigue así.

Alberto

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace alrededor de 3 años Francisco Sáez

@Monica, no todo el mundo se adapta bien a GTD, sobre todo si es "impuesto". Mi sugerencia es que se plantee como una herramienta que va a ayudar al trabajador a trabajar con más control y confianza. Plantear muy bien los beneficios personales y dejarlo a elección de cada uno.

Habrá gente a la que le vaya muy bien, y éstos pueden evangelizar dentro de la empresa.

Gracias por tus palabras.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

@Monica, no todo el mundo se adapta bien a GTD, sobre todo si es "impuesto". Mi sugerencia es que se plantee como una herramienta que va a ayudar al trabajador a trabajar con más control y confianza. Plantear muy bien los beneficios personales y dejarlo a elección de cada uno.

Habrá gente a la que le vaya muy bien, y éstos pueden evangelizar dentro de la empresa.

Gracias por tus palabras.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace alrededor de 3 años Francisco Sáez

@Alberto, muchas gracias por tus palabras. Reconocimientos como el tuyo hacen que sea un placer hacer esto ;)

Un saludo!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

@Alberto, muchas gracias por tus palabras. Reconocimientos como el tuyo hacen que sea un placer hacer esto ;)

Un saludo!

46bddb96ff635f355c039267608dd04a
Comentado hace alrededor de 3 años Fernando D. Walker

¡Excelente, Francisco!

Espero que hayas tenido unas lindas vacaciones.

Saludos.

Fernando

46bddb96ff635f355c039267608dd04a Fernando D. Walker

¡Excelente, Francisco!

Espero que hayas tenido unas lindas vacaciones.

Saludos.

Fernando

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace alrededor de 3 años Francisco Sáez

Gracias @Fernando, ¡igualmente!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Gracias @Fernando, ¡igualmente!

B4d0b29045765539583e8e615ececb04
Comentado hace alrededor de 3 años Javier

Buenas tardes, Francisco, deseo conocer si este sistema puede alimentarse de dropbox??

B4d0b29045765539583e8e615ececb04 Javier

Buenas tardes, Francisco, deseo conocer si este sistema puede alimentarse de dropbox??

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace alrededor de 3 años Francisco Sáez

Hola @Javier,

Todavía no tenemos sincronización con Dropbox, pero la tendremos dentro de poco. Está en nuestro road map.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Hola @Javier,

Todavía no tenemos sincronización con Dropbox, pero la tendremos dentro de poco. Está en nuestro road map.

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