Reflexionar significa mirar las cosas con perspectiva

Hemos visto cómo puedes transformar todos los asuntos pendientes de tu vida en un conjunto de recordatorios perfectamente organizados en un sistema de confianza. Podríamos decir que las tres primeras etapas del flujo de trabajo de la metodología GTD forman el “aparato organizativo” del método:

1. Para gestionar bien tus cosas, empieza por capturarlas
2. La habilidad definitiva: Aclarar qué es exactamente cada cosa
3. Organizar es poner cada cosa en su lugar

En este punto has capturado un montón de información vaga y abstracta que habita en tu mente, la has convertido en información escrita perfectamente definida y la has almacenado en los lugares adecuados para trabajar con ella cuando sea necesario. Ahora ya tienes el control.

Pero una cosa es tener el control y otra conservarlo. Si te limitases únicamente a capturar, aclarar y organizar, llegaría un momento en el que lo que estás haciendo no coincidiría exactamente con lo que necesitas hacer para lograr tus objetivos en la vida.

El cuarto paso de la metodología GTD se llama Reflexionar y consiste en revisar y poner al día los contenidos de tus listas para que conformen un mapa actualizado de tu realidad, con el fin de poder tomar decisiones efectivas en todas las áreas de tu vida.

Reflexionar te da la perspectiva necesaria para mantener el control. No se trata sólo de qué estás haciendo, sino también de por qué.

Esta fase de reflexión se hace a lo largo de tres dimensiones:

1. Revisión diaria
2. Revisión semanal
3. Revisión desde una perspectiva superior

La revisión diaria

La revisión diaria consiste en tomar conciencia de lo que tienes que hacer hoy. Es muy sencilla, porque sólo tienes que echar un vistazo a las dos listas de tu sistema que contienen acciones propias: el calendario y la lista de acciones siguientes:

• Calendario: Echa un vistazo a las acciones que tienes programadas para este día y así recordar a qué sitios debes ir y a qué horas. Si tienes muchos eventos programados en el calendario es posible que tengas que consultarlo varias veces al día.
• Lista de acciones siguientes. Echa un vistazo general a tus acciones siguientes y a los contextos en que deben realizarse para decidir qué cosas van a tener preferencia a lo largo de la jornada.

La revisión diaria sólo lleva unos segundos, pero te da una sensación de control total en tu día a día. Te permite tener claro lo que vas a hacer hoy, a la vez que te da tranquilidad para relajarte y hacer cualquier otra cosa que te guste en los momentos en que tus responsabilidades están cubiertas. Se puede hacer la revisión diaria al empezar el día o la noche anterior.

La revisión semanal

La revisión semanal es un proceso más completo que te permitirá ganar claridad, mantener tu sistema actualizado y abrir un espacio para tu creatividad. Una vez que la hayas realizado, te aseguro que tendrás una predisposición estupenda para enfrentarte a la semana que entra.

Ganar claridad

Para ganar claridad debes “hacer limpieza”. Al principio de la revisión, recoge todos los papeles y materiales sueltos que han quedado pendientes de la semana anterior. Además de los objetos físicos, captura lo que esté rondando todavía en tu cabeza. Una vez capturados todos los asuntos pendientes, vacías tus bandejas de entradas utilizando los procesos de aclarar y organizar que hemos visto en los artículos anteriores.

Ponerte al día

Para ponerte al día necesitas comprobar que tus listas contienen la información adecuada, actual y exacta, de modo que puedas continuar confiando plenamente en ellas:

• Revisa las entradas del calendario de la semana anterior. ¿Encuentras alguna cosa relacionada con ellas que debas hacer? Si es así, ya sabes, debes capturarla.
• Revisa las entradas del calendario de la semana que viene (y de alguna semana más, si lo consideras necesario). Captura cualquier acción que necesites hacer antes de que lleguen esos eventos futuros.
• Revisa la lista de acciones siguientes. Tacha las cosas que ya hayas completado y añade nuevas acciones si se requieren.
• Revisa la lista de acciones a la espera. ¿Hay alguna cosa que no esté progresando adecuadamente? Anota las reclamaciones que debes hacer.
• Revisa la lista de proyectos y asegúrate de que tienes al menos una acción siguiente relacionada con cada uno de tus proyectos.

Aplicar tu creatividad

Una vez que has hecho el grueso de la revisión semanal y todo tu sistema está al día, es un buen momento para que te relajes y pienses qué podrías hacer que no estás haciendo. ¿En qué te gustaría embarcarte? ¿Qué ideas tienes?

Revisa la lista algún día/tal vez. ¿Es buen momento para llevar a cabo alguna de las cosas que tienes ahí pendientes? Si es así, mueve el elemento a la lista de acciones siguientes (y a la de proyectos si es necesario) para comprometerte con él y generar el impulso necesario para empezar.

La revisión de los niveles superiores de perspectiva

Cada cierto tiempo, deberás revisar tu sistema desde una perspectiva superior. Esta revisión panorámica tiene que ver con tu misión, tu visión, tus objetivos y tus áreas de enfoque, conceptos de los que hablaremos en un próximo artículo.

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Si gestionas tu sistema GTD con FacileThings tendrás todo lo necesario para llevar a cabo la etapa Reflexionar en todas sus dimensiones. Recibirás un email diario a la hora que prefieras con la información necesaria para realizar la revisión diaria, y podrás utilizar un asistente para realizar la revisión semanal en mucho menos tiempo del que se suele necesitar.