Organizar es poner cada cosa en su lugar

En el artículo anterior vimos cómo se realiza el proceso de transformación que te permite asignar una categoría a cada uno de los elementos que has capturado previamente, de acuerdo con su naturaleza y con lo que quieras a hacer al respecto: basura, algún día/tal vez, material de referencia, acción, proyecto. A este proceso de transformación se le denomina Aclarar dentro de la metodología GTD.

La siguiente etapa consiste en preservar el resultado de este proceso para no tener que realizarlo otra vez. En la etapa Organizar se trata de guardar convenientemente los resultados a los que se ha llegado en la etapa Aclarar y, por lo tanto, se suele llevar a cabo inmediatamente después.

Esta etapa, al contrario que Aclarar, es muy sencilla. Organizar consiste en depositar cada asunto aclarado en un lugar acorde con su significado, de modo que puedas encontrarlo rápidamente cuando sea necesario.

Para ello deberás tener preparados una serie de contenedores, físicos o virtuales, donde depositar los asuntos o recordatorios sobre esos asuntos.

Herramientas de organización

Para poder poner cada cosa en su lugar necesitas preparar algunas herramientas de organización. Estas herramientas serán, por lo normal, listas en algún software de organización personal, y carpetas o bandejas físicas para los elementos que son objetos físicos.

Organizar los elementos realizables

Para los elementos que requieren acción vas a necesitar cuatro listas:

1. Calendario
2. Lista de acciones siguientes
3. Lista de acciones a la espera
4. Lista de proyectos

Calendario

Todos sabemos cómo es un calendario; muestra los meses del año y los días de la semana. Es muy fácil crear una plantilla de este tipo o utilizar una app específicamente diseñada para ello.

El calendario será el primer lugar en el que mires cada día para saber qué acciones te has comprometido a llevar a cabo. Estas acciones incluirán información relativa al momento y el lugar en que se deben realizar. Específicamente, el calendario contiene tres tipos de elementos:

• Acciones relativas a una hora concreta (un entrenamiento, una cita, una visita al médico).
• Acciones relativas a una fecha concreta (una fecha de entrega, un viaje).
• Información relativa a eventos en una fecha concreta (cumpleaños, aniversarios, festividades).

Lista de acciones siguientes

Las acciones que tienes que hacer tú y no necesitan realizarse en un momento determinado irán a parar a la lista de acciones siguientes.

Esta lista será el centro de tu actividad diaria y la que te hará avanzar para conseguir los resultados deseados. Suele ser la lista de acciones más larga y dinámica de todas, y posiblemente se amplíe y reduzca varias veces al día.

¿Cómo decides si debes poner una acción en el calendario o en la lista de acciones siguientes? Muy sencillo: si la acción debe realizarse en una fecha concreta debe estar en el calendario, en caso contrario debe estar en la lista de acciones siguientes.

Lista de acciones a la espera

La lista de acciones a la espera contendrá las acciones que no vas a hacer tú, pero de las que eres responsable y, por lo tanto, necesitas hacer un seguimiento de cómo van progresando. Serán acciones que has delegado en otras personas, o que están a la espera de que otra persona o entidad las realice.

La distinción entre una acción siguiente y una acción a la espera es bastante directa. Si la tienes que hacer tú, la pondrás en la lista de acciones siguientes, si no, en la lista de acciones a la espera.

Lista de proyectos

La lista de proyectos no contiene acciones sino los resultados que has determinado en el momento de aclarar acciones que requieren más de un paso para completarse.

Esta lista te ayuda a asegurarte de que estás haciendo progresos en cada una de las cosas que te has comprometido a hacer.

Organizar los elementos no realizables

Las herramientas necesarias para guardar los elementos que no requieren acción serán un par de listas y algún contenedor físico para parte de la información de referencia.

Lista Algún día/Tal vez

En la lista algún día/tal vez pondrás los elementos que no son realizables en este momento pero que te gustaría poder hacer en el futuro.

Esta lista irá creciendo con el tiempo y llegará a tener cientos de elementos, por lo que es aconsejable agrupar sus elementos por temas (viajes, películas, libros, ideas de negocio, etc.). Si utilizas alguna app de gestión de listas para estos elementos, seguramente podrás utilizar etiquetas para crear estas agrupaciones.

No será necesario consultar esta lista muy a menudo, tan sólo cuando quieras buscar algo concreto o cuando estés con ganas de abordar nuevos proyectos.

Archivo de Referencia

El material de referencia es muy fácil de identificar pero suele tener diferentes formas, físicas y digitales, lo que hace complicado decidir dónde guardarlo. Un email, unas notas en una hoja de papel, un archivo PDF, una página web… todo eso puede considerarse material de referencia.

Lo más eficiente es utilizar una lista que sirva de índice para todo tu material de referencia, un archivo de referencias, independientemente de dónde se almacene realmente cada cosa. Una lista en una app de gestión de listas te permitirá adjuntar documentos digitales como imágenes (una foto de unas notas en una servilleta) o archivos digitales (PDFs, hojas de cálculo), así como URLs de las páginas web que contienen la información que quieres guardar (documentos en la nube, artículos, tutoriales, videos, etc.).

Cuando aclares un objeto físico, simplemente puedes añadir un elemento al archivo de referencias que describa el elemento y dónde se ha guardado físicamente (un libro de instrucciones en una estantería, el contrato de un cliente en una carpeta, etc.).

Sólo tienes que asegurarte de que sea fácil tanto guardar las cosas como recuperarlas cuando sea necesario.

Conclusión

Al final, la etapa Organizar queda prácticamente integrada en el proceso de transformación que se realiza al aclarar las cosas que se han capturado. Mentalmente, puedes establecer una relación directa entre el tipo de asunto y el contenedor al que debe ir:

• Si es una acción con una fecha y/o hora de realización, la pondrás en el calendario.
• Si es una acción que debe realizar otra persona, la pondrás en la lista a la espera.
• Si es una acción que debes realizar tú cuando sea posible, la pondrás en la lista de acciones siguientes.
• Si es una acción que necesita varios pasos, pondrás el resultado deseado en la lista de proyectos.
• Si es algo que no vas a hacer ahora pero no lo descartas, lo pondrás en la lista algún día/tal vez.
• Si es información que puede ser útil algún día, la añadirás a tu archivo de referencia.
• Si es algo innecesario, la pondrás en la basura.

En FacileThings, las herramientas de organización están definidas como listas para contener el tipo de elementos adecuados según su naturaleza. Se pueden añadir etiquetas para clasificar esos elementos, que a su vez permiten incluir notas, listas de comprobación, emails, archivos adjuntos, archivos digitales, etc. También tienes una lista de proyectos donde consultar y organizar todas las acciones relacionadas con cada uno de ellos.

La integración de tu programa de correo electrónico y de herramientas de notas como Evernote ayudan a integrar el archivo de referencia en la aplicación. Y la integración con calendarios de Google y Outlook te permite unificar tus calendarios de trabajo y personales en un único sistema de gestión personal.

En definitiva, FacileThings incorpora toda la estructura necesaria para organizar tus cosas.