La habilidad definitiva: Aclarar qué es exactamente cada cosa

Vale, ya has capturado un montón de cosas que requieren tu atención. El siguiente paso para gestionar adecuadamente tus compromisos es determinar el significado exacto de todo lo que ha salido a relucir en la fase de captura. En la metodología GTD, a esta segunda etapa se le llama Aclarar.

Este paso requiere un estado mental completamente diferente al de Capturar . Cuando capturas cosas no necesitas pensar, sólo recopilar lo que llama tu atención, depositarlo en una bandeja de entrada y olvidarte de ello al instante. Sin embargo, Aclarar implica reflexionar y tomar decisiones.

Es un proceso de transformación donde una masa amorfa de cosas que conforma la bandeja de entrada se convertirá en un conjunto de elementos manejables y realizables.

Éste es probablemente el proceso más complicado de la metodología, pero se convierte en algo mecánico cuando se practica lo suficiente. Y es, sin duda, una habilidad reveladora y definitiva cuando se domina.

Para aclarar tu bandeja de entrada necesitas centrarte en cada asunto que la forma por separado y someterlo a un proceso de pensamiento, que voy a tratar de simplificar aquí.

Proceso de transformación

Este proceso de toma de decisiones tiene varios pasos. La mejor forma de resolverlo es haciéndote una serie de preguntas en el orden adecuado.

Primera pregunta: ¿Qué es?

El primer paso es muy sencillo. Coge el primer asunto de tu bandeja de entrada y formula en tu cabeza la pregunta “¿qué es?” . Se trata simplemente de reconocer el asunto que tienes entre manos.

Segunda pregunta: ¿Requiere acción?

En este paso vas a determinar si el asunto en cuestión requiere de algún tipo de actividad por tu parte o no. La respuesta a la pregunta “¿requiere acción?” divide los asuntos en dos categorías muy simples: O se trata de algo que tienes que hacer o se trata de algo que no necesita ninguna acción por tu parte.

Asuntos que no requieren acción

Si un asunto no requiere acción, tendrá tres posibles clasificaciones:

1. Basura: Cualquier cosa no realizable, innecesaria o no deseada. Algunas formas de basura son más difíciles de reconocer que otras, porque contienen algún tipo de valor hipotético. Regla de oro: Si no encuentras un argumento sólido que explique por qué necesitarás el asunto en el futuro, es basura.
2. Algún día/Tal vez: Cualquier cosa que no requiere acción ahora, pero podría requerir una acción en el futuro. Suelen ser cosas que te gustaría hacer cuando las circunstancias lo permitan, pero que en realidad no tienes ninguna obligación de hacer.
3. Material de referencia: Cualquier cosa no realizable que podría ser necesaria más adelante. Normalmente son elementos que contienen información que en algún momento te podría resultar útil, de modo que, si llega el momento, querrás tenerlos accesibles de alguna manera (hablaremos de dónde y cómo guardar estos asuntos en un próximo artículo, cuando hablemos de la tercera etapa de GTD, Organizar).

Asuntos que requieren acción

Si un asunto requiere acción, tendrás que preguntarte a continuación: “¿Cuál es la acción siguiente?”

La acción siguiente es el próximo paso, físico y visible, que te permitirá hacer progresos con el asunto que estás tratando. A veces la acción siguiente no es demasiado obvia, lo que puede llevar a una descripción vaga e inexacta. Si la acción siguiente no está bien definida generará estrés y evitarás llevarla a cabo; es lo que se llama procrastinar.

Es verdad que a veces toca lidiar con acciones que no nos apetece hacer, pero la razón más habitual por la que evitamos hacer algo es porque no tenemos claro cuál debería ser la acción siguiente. De modo que es muy importante que definas la acción siguiente de la manera más clara y sencilla que puedas, para que cuando llegue el momento de ejecutarla no necesites volver a pensar qué significa eso.

Para describir bien una acción siguiente, asegúrate de que:
- Incluya un verbo sencillo de acción.
- Indique dónde necesitas ejecutarla.
- Indique qué herramientas necesitarás para ejecutarla.
- Es lo suficientemente específica para que puedas ejecutarla sin pensar en nada más.

No pienses en las acciones que vendrán después de la acción siguiente, si es que hacen falta más acciones. Cuando hayas ejecutado esa acción, entonces pensarás en cuál es la “nueva” acción siguiente. Se trata de generar impulso y empezar a actuar.

Vale, ya tienes definida una acción siguiente que está muy clara. La siguiente pregunta es “¿puedo hacerlo ahora mismo?” . A esta pregunta sólo responderás “sí” en caso de que la acción demande muy poco tiempo. Es la llamada Regla de los dos minutos.

El beneficio de completar inmediatamente las acciones que requieren poco tiempo, dentro del proceso de aclarar, es que eliminarás rápidamente algunas de las cosas de tu cabeza y tendrás un inventario más pequeño de asuntos pendientes. Esto suele generar una sensación de logro y de tranquilidad.

Si no puedes realizar la acción en un par de minutos, entonces la tendrás que aplazar. Veremos más adelante, cuando hablemos de la etapa Organizar , cómo puedes clasificar esta acción dependiendo de si la puedes hacer en cualquier momento o debe hacerse en una determinada fecha y/o hora, o bien si debe hacerla otra persona.

Queda una última pregunta: “Cuando ejecute la acción, ¿habré terminado?” . Si has terminado, pues ya está. A aclarar el siguiente asunto.

Pero si cuando ejecutes la acción no puedes dar por concluido el asunto, entonces debes preguntarte “¿cuándo habré terminado?” . La respuesta a esta pregunta será la descripción de un proyecto. En GTD, un proyecto es cualquier resultado que requiere más de una acción para alcanzarse.

Como ves, este proceso mental te ayuda a tener claro a dónde te diriges (proyecto) y cuál es el primer paso que debes dar para llegar allí (acción siguiente). Es decir, ya has generado las condiciones de control y perspectiva necesarias para poder gestionar el asunto con éxito.

Como decía al principio, lleva un tiempo acostumbrarse a utilizar este proceso de pensamiento con cada uno de los asuntos pendientes que capturas, pero una vez que lo asimilas supone un cambio fundamental en la forma de gestionar las cosas.

Cada vez que aclares, trata de vaciar completamente la bandeja de entrada. Si no lo haces, te acostumbrarás a aclarar sólo aquello que te apetece hacer; ésta es una dinámica que sólo genera estrés y procrastinación.

Debes aclarar todas las cosas capturadas con la frecuencia que te sientas más a gusto, pero no dejes que se acumulen demasiadas cosas en las bandejas de entrada. Eso podría ser el origen de un bloqueo organizativo. Trata de aclarar las cosas al menos una vez al día.

Si utilizas FacileThings para implementar tu sistema GTD, la opción de Aclarar te ayuda a absorber este proceso transformador de una manera natural. También te notifica cuándo tienes suficientes acciones en la bandeja de entrada para dedicar un tiempo a aclarar. Y, aunque no te guste al principio, no podrás elegir qué asunto aclarar; tendrás que aclararlos todos ;)

En el próximo artículo veremos cómo organizar convenientemente los asuntos que has clarificado.