Para gestionar bien tus cosas, empieza por capturarlas

¿Has puesto algún objeto en la puerta de tu casa para que no se te olvide llevarlo a algún sitio al día siguiente? Seguramente, al hacer eso te olvidaste del asunto, dejaste de preocuparte, y continuaste con tu día como si nada.

Tu cerebro no ha sido diseñado para almacenar preocupaciones. Al contrario, necesita desesperadamente “cerrar” los bucles que tiene abiertos. Dejar un objeto en la puerta de tu casa para no olvidarlo es una forma de cerrar el tema.

Los asuntos pendientes llaman la atención de tu cerebro hasta que tienes una idea clara de qué vas a hacer con ellos. Es entonces cuando consigues esa sensación de completitud que te permite dejar de preocuparte (efecto Zeigarnik).

Descargar tu mente

Ése es el objetivo principal de capturar los asuntos pendientes: lograr un cierre y dejar de pensar en ellos.

Así pues, capturar es un sinónimo de descargar la mente. Consiste en depositar los asuntos potencialmente significativos que requieren tu atención lo suficiente para merecer una decisión o una acción, en algún sitio que te proporcione tranquilidad.

Este es el primer paso para gestionar eficazmente tus asuntos: dejar de almacenarlos en la cabeza. En realidad se trata de algo muy sencillo; cuando te ronde algún tema por la cabeza, atrápalo. ¿Cómo? Anótalo en un papel, en una libreta, en el móvil, en una app… En cualquier sitio que sepas que vas a mirar habitualmente. Si lo anotas en un papel suelto o en una servilleta, tendrás que depositarlo después en un sitio seguro.

La idea es simple, se trata de sacar las cosas de tu cabeza y ponerlas en un sitio de confianza, con el fin de ocuparte de ellas más adelante.

De esta manera podrás gestionar los asuntos cuando tú decidas, cuando consideres que se dan las mejores circunstancias para hacerlo, y no cuando el universo te los ponga delante.

Herramientas de captura

Tener tu propio sistema de captura te ayudará a establecer correctamente el hábito de capturar todo aquello que llegue a tu cabeza.

Todo sistema de captura se basa en una bandeja de entrada. La bandeja de entrada no es una herramienta de captura en sí, sino el recipiente físico o digital en el que vas a depositar tus asuntos pendientes.

Para que tu cerebro confíe en tus bandejas de entrada, deben estar en el lugar adecuado; debe resultar sencillo depositar cosas en ellas para poder recuperarlas más tarde. Las bandejas de entrada pueden ser físicas y digitales. La mayoría de la gente necesita al menos tres bandejas de entrada; una para la casa, una para el lugar de trabajo y una para cuando están en movimiento. Lo ideal es que el número de bandejas de entrada sea el mínimo para no complicar el procesamiento posterior de los asuntos.

Además, puedes pedir a tus compañeros de trabajo y a tu familia que, cuando necesiten que eches un vistazo a algo, lo depositen en tu bandeja de entrada. Así tomarán conciencia de que valoras tu tiempo y tu organización personal, a la vez que se aseguran de que no olvidarás sus temas.

Cuando llegue a tus manos un asunto en forma de objeto físico, lo pondrás directamente en la bandeja de entrada. Si el objeto es muy grande o no puede moverse, puedes escribir la descripción en una hoja y añadirla a la bandeja. Cuando surjan asuntos inmateriales que solo viven en el pensamiento (tales como conversaciones, ideas, tareas, etc.), debes darles forma física con una herramienta de captura y ponerlos en la bandeja de entrada.

Tienes que elegir las herramientas de captura que mejor se adapten a tu estilo de vida: Una libreta y un boli en la mochila, una app de listas en el móvil, una grabadora de voz, etc. Si configuras una estructura adecuada de bandejas de entrada y herramientas de captura, y la utilizas para guardar todo aquello que entre en tu vida, tu cerebro acabará confiando en ella y tu mente se liberará por fin de los bucles incompletos.

Habrás conquistado el primer paso para alcanzar el control absoluto de tus compromisos.

Sistema de captura = Bandejas de entrada + Herramientas de captura

La captura inicial

Si estás empezando a utilizar la metodología GTD (Getting Things Done), seguramente no dispongas de un inventario completo de todos los asuntos pendientes que hay en tu vida.

Conseguir ese inventario requiere esfuerzo y tiempo, pero una vez lo hayas completado y todos tus asuntos estén correctamente organizados, sólo tendrás que seguir capturando las cosas nuevas según vayan llegando.

Para recopilar todo el trabajo pendiente, debes buscar asuntos pendientes en tres ámbitos diferentes: el físico, el digital y el mental.

Barrido físico

Consiste en revisar los espacios físicos que conforman tu vida habitual (despacho, armarios, cajones, habitaciones, coche, etc.) capturando cualquier cosa que necesite algún tipo de acción. No tienes que hacer nada con lo que encuentres, simplemente depositarlo en tu bandeja de entrada, o anotarlo en una bandeja de entrada virtual si mover el objeto no es posible o conveniente.

Poner al día todos los espacios físicos por primera vez puede resultar extenuante. Si encuentras que la bandeja de entrada acaba completamente llena, quizá sea mejor que realices este proceso en varias etapas; un día revisas la oficina, otro día el despacho de casa, etc.

Barrido digital

Según sea la naturaleza de tu actividad diaria, encontrar asuntos pendientes en el entorno digital puede ser sencillo o todo lo contrario. Aquí la dificultad radica en que los asuntos pueden estar ocultos y distribuidos de manera dispersa en diferentes discos, carpetas, aplicaciones y sistemas de archivos en la nube.

El proceso es el mismo. Ir rebuscando en cada sitio e identificando todo aquello que requiere alguna acción, aunque ésta sea tirarlo a la basura. Normalmente, la herramienta más adecuada para capturar asuntos digitales suele ser también digital. Puedes utilizar cualquier aplicación de notas o de listas para ir anotando todos los asuntos pendientes.

Barrido mental

Tu cerebro es seguramente la zona más complicada de inspeccionar, y también la más importante. Para hacer un barrido mental necesitarás reservar un espacio de tiempo y lugar en el que puedas estar con cierta tranquilidad, sin distracciones.

Empieza por fijarte en las cosas que tienen ahora mismo tu atención y anótalas.

Una vez capturados los pensamientos activos, es momento de profundizar más en tu cerebro. Para poder hacer esto es muy útil tener a mano una lista especial de recordatorios desencadenantes, cuya misión es ayudarte a pensar en temas muy concretos. La lista de desencadenantes te animará a pensar en cosas que no suelen ser obvias.

Cuando termines la captura inicial puedes sentir agobio ante tantas cosas por hacer, o alivio por tener claro todo lo que tienes que hacer. En cualquier caso, tienes que pensar que todo eso ya estaba en tu vida. Ahora, simplemente, eres consciente de ello.

Si utilizas FacileThings para organizar tu vida personal y profesional, dispones de un asistente para hacer un barrido mental cada vez que lo necesites, y se vuelque directamente en tu bandeja de entrada digital. La lista de desencadenantes es configurable, por lo que puedes incluir en ella elementos que te ayuden a completar también un barrido físico y digital. También dispones de herramientas de captura que puedes utilizar con tu navegador, tu email, tu móvil y tus aplicaciones de calendario.

El siguiente paso será aclarar todo lo que has capturado. Hablaremos de eso más adelante.