Getting Things Done - GTD
Ganar control a través de la reflexión
AUTOR: Francisco Sáez
"Al final, sólo nos arrepentimos de los riesgos que no tomamos, de las relaciones que tenemos miedo de tener y de las decisiones que tardamos demasiado tiempo en tomar." ~ Lewis Carroll
Hemos visto cómo podemos alcanzar un nivel muy alto de control en nuestra vida capturando todo aquello que tiene nuestro interés, aclarando qué significa cada cosa y decidiendo qué vamos a hacer con ella, y organizando todos esos recordatorios de manera que podamos acceder a ellos fácilmente en el momento adecuado.
El hecho de procesar todo lo que entra en tu vida, aplicando una visión estratégica y tomando decisiones sobre las cosas que afectan a tu trabajo y a tu vida personal, es, en sí mismo, un comportamiento de alto valor que vale la pena adquirir.
Además, este trabajo te permite guardar todos tu compromisos en una especie de “mente extendida” y, por lo tanto, liberar a tu cabeza para que haga el verdadero trabajo de una manera calmada.
Ahora bien, para lograr un efecto continuo de libertad, enfoque y productividad personal, necesitas prestar la debida atención a ese inventario de compromisos e intereses que has construido. Un sistema que no se utiliza, no es un sistema.
Es por eso que la cuarta etapa de la metodología GTD consiste en reflexionar sobre el sistema que has generado, algo necesario para absorber la información que contiene de una manera consistente, que te aporte motivación y enfoque.
Reflexionar consiste en revisar regularmente tu sistema con dos objetivos que, aunque tienen una naturaleza diferente, van de la mano:
- Uno práctico: Mantener el contenido actualizado, para que continúe siendo útil.
- Uno estratégico: Dotarlo de la perspectiva adecuada, para que te lleve por el camino correcto.
Mantener el contenido actualizado
Una de las razones principales por las que la gente abandona GTD o cualquier otro sistema de gestión personal es porque no han llegado a tener un sistema completo y actualizado. Y si lo han logrado, no han sabido mantenerlo en ese estado con consistencia. Un sistema que no está actualizado genera más estrés del que es capaz de aliviar.
Es fundamental revisar la información del sistema y actualizarla para que encaje en todo momento con tu realidad. Sólo tendrás la confianza suficiente para apoyarte plenamente en él si sabes que su contenido está al día y es coherente con tus objetivos.
El mundo cambia muy deprisa y, seguramente, tu vida también. Es muy probable que tu calendario contenga eventos que ya han pasado, pero no has eliminado porque hay algún asunto pendiente que resolver. O que contenga eventos próximos que necesiten alguna acción que no se te había ocurrido antes.
Puede que tengas en tu libreta unas notas de una reunión que todavía no has tenido tiempo de procesar y determinar qué acciones y proyectos es necesario extraer de ellas.
Puede que tengas elementos en tu lista de acciones siguientes que no has tenido tiempo de eliminar, o de reflexionar sobre si es necesario hacer algo más.
Tus prioridades y tus proyectos cambian constantemente, y necesitas que tu sistema refleje esos cambios. La Revisión Semanal es la propuesta de GTD para mantener tu sistema al día, actualizado y confiable.
Reflexionar con perspectiva
En el día a día estás haciendo cosas, y cuando estás haciendo una cosa, no piensas en las demás. Así debe ser: la efectividad requiere concentración.
En un día de trabajo habitual, la mayor parte del tiempo estarás ejecutando tareas y capturando nuevos asuntos. Cuando tengas tiempo, aclararás tus capturas y las organizarás. Es muy probable que, por la propia naturaleza del trabajo, operes con un nivel de perspectiva no muy elevado. Tu pensamiento estará sobre todo enfocado en el nivel de acciones y proyectos, rara vez pensarás a niveles de áreas de enfoque y objetivos, y prácticamente nunca a niveles superiores de visión y propósito de vida.
Es por ello que, además de actualizar tu inventario de compromisos mediante la Revisión Semanal, necesitas establecer algún mecanismo que te obligue a reflexionar de vez en cuando sobre los niveles más elevados de la perspectiva.
Ese mecanismo puede ser algo tan simple como un recordatorio periódico para realizar una revisión panorámica general. Aunque si sientes que te estás dejando arrastrar por el día a día y no tienes una noción clara de hacia dónde te diriges, no debes esperar al momento que has programado. Siempre es bueno parar, tomar aire, levantar la cabeza y revisar la situación general desde un punto de vista más elevado.
Como dice David Allen, “sólo puedes sentirte bien sobre lo que no haces cuando sabes qué es lo que no estás haciendo”.
Reflexionar te permite renegociar contigo mismo qué compromisos son ahora más importantes y cuáles han dejado de serlo.
¿Cada cuánto debes reflexionar sobre los diferentes niveles de perspectiva? Depende de tu actividad. Si te mueves en un entorno en que las cosas van deprisa, necesitarás hacer revisiones más a menudo para evitar que los aspectos que han quedado obsoletos en tu vida y en tu carrera profesional supongan un lastre para avanzar.
La cuestión es que, si no revisas tus asuntos con la frecuencia adecuada, éstos volverán a ocupar un espacio totalmente improductivo en tu cabeza. Una parte de tu cerebro seguirá haciendo “revisiones constantes” de aquellas cosas con las que no estás en paz. Es decir, si no reflexionas de una manera consciente y clara sobre tus compromisos, tu cerebro tratará de compensarlo pensando en ello de una manera vaga y difusa, todo el tiempo.
Si tienes claro que los objetivos de tu carrera profesional no van a cambiar en los próximos dos años, no hace falta que los revises cada tres meses. Tú decides. Todos los principios de GTD se basan en que prestes la atención adecuada a las cosas que te importan, ni más ni menos.
Reflexiona periódicamente sobre los diferentes horizontes de perspectiva, y hazlo con la frecuencia que te permita no pensar en ello en otros momentos.
2 comentarios
Enhorabuena por tu capacidad de sintetizar la metodología GTD en breves píldoras.
Enhorabuena por tu capacidad de sintetizar la metodología GTD en breves píldoras.
Muchas gracias, Xavier! :)
Muchas gracias, Xavier! :)