Getting Things Done - GTD
Las categorías organizativas de GTD
AUTOR: Francisco Sáez
"Debemos esforzarnos por alcanzar esa simplicidad que está más allá de la sofisticación". ~ John Gardner
Ya hemos establecido que para estar bien organizados necesitamos que exista una relación clara e intuitiva entre las cosas que necesitamos organizar y el lugar en el que las colocamos. Dicho de otro modo, cada cosa debe estar en su lugar.
Como verás más adelante, se da la curiosa circunstancia de que cuánto más triviales son tus compromisos (llamadas de teléfono, emails, reuniones, tareas delegadas, recados, etc.), más complejo es el sistema que necesitas para gestionarlos.
Todas estas tareas triviales esconden una red de compromisos de proporciones importantes, necesitan una gran cantidad de acciones diarias para mantenerlas bajo control y cambian tan rápidamente que dejarlas en manos de una simple lista de tareas y un calendario es el caldo de cultivo habitual para alimentar el caos organizativo y el estrés personal.
Y, sin embargo, cuánto más alto es el nivel de tus compromisos (visión, objetivos, propósito, etc.), más sencilla es su gestión. Esto es porque los compromisos que tienen un nivel de perspectiva más elevado tienen menos contenido y éste cambia con menos frecuencia.
Un sistema de organización personal no puede ser tan complicado como para que no lo uses, pero tampoco puede ser tan simple como para que no puedas discernir claramente entre diferentes tipos de actividades. David Allen definió una serie de categorías organizativas dentro de la metodología GTD de forma que, una vez has aclarado qué significa cada asunto para ti, sea obvio dónde debes guardarla. Veámoslas:
Resultados
Los resultados son un conjunto de recordatorios que te permiten mantener la atención en los diferentes horizontes que conforman tu actividad. Es conveniente guardar estos recordatorios en listas o en algún tipo de documento que permita revisarlos con la frecuencia adecuada para puedas mantenerte en la dirección correcta. Hay varias posibles categorías aquí. De arriba abajo son:
- Propósito: Es conveniente tener una versión escrita de tu propósito de vida, o la declaración de la misión de tu negocio, para poder volver a leerla cuando se producen cambios importantes, aparecen nuevos retos y te asaltan las dudas.
- Principios: Una lista de principios sobre los que te guías, tanto una declaración personal como de empresa, ayudará a reafirmar tus valores en momentos en que necesitas inspiración.
- Visión: Tus objetivos a largo plazo pueden ser también una simple lista, o pueden incluir una representación visual de imágenes que apoyen esa visión.
- Objetivos: Una docena de objetivos a medio plazo también puede gestionarse fácilmente con una simple lista.
- Áreas de enfoque: Son los aspectos de tu vida y tu trabajo en los que necesitas mantener un nivel de implicación alto. Solo necesitas anotarlas en una lista para tenerlas presentes.
- Proyectos: A medida que bajamos de horizonte vas a necesitar una estructura que pueda albergar mayor cantidad de información. Aquí estamos hablando de un índice de los proyectos que necesitas gestionar; la planificación y detalles de cada proyecto corresponden a otra categoría organizativa, de la que hablaremos más adelante.
- Resultados que deben hacer otras personas. Es probable que también necesites otra lista en la que anotar estos recordatorios, para poder hacer un seguimiento de estas tareas de alto nivel.
Acciones
Las acciones son todo aquello que haces es tu día a día, tu campo de batalla. Olvídate de las tradicionales listas de tareas, que únicamente reflejan lo último y lo más urgente. Necesitas una visión completa de todas las acciones que conforman tu vida para gestionar tu vida personal y profesional con éxito. Para ser realmente eficiente, necesitas tener a mano todos los recordatorios de todas las posibles acciones que puedes llevar a cabo en un momento dado. Hay tres categorías de acciones:
- Calendario: Es una herramienta básica que contiene las acciones o eventos que han de tener lugar en días y momentos específicos. Es muy importante, porque éste es el primer lugar al que prestarás atención cada día, y tendrás que ajustar el resto de tu trabajo en función de estos compromisos críticos. No debes poner en el Calendario las cosas que “te gustaría hacer” cada día o perderá todo su valor.
- Acciones a realizar cuanto antes: Aquí irán la inmensa mayoría de tus acciones, las que no tienen fecha concreta. En esta lista buscarás la siguiente acción a realizar cuando el Calendario te lo permita. Esta lista es, en realidad, una super-lista que contiene listas más pequeñas agrupadas por contextos, de modo que, seleccionando una lista de contexto te puedas centrar únicamente en lo que puedes hacer en la situación en la que estés (llamadas, ordenador, casa, oficina, recados, en cualquier sitio, etc.)
- Acciones que deben hacer otras personas. Ésta es una lista de recordatorios con cualquier cosa que estés esperando de otras personas o entidades: acciones delegadas, pedidos que no han llegado, objetos prestados, etc.
Listas Algún día/Tal vez
Siempre hay acciones, proyectos o ideas, que quieres hacer en el futuro o, simplemente, guardarlas en algún sitio para decidir más adelante si vas a comprometerte con ellas o no. Hay dos tipos de elementos que necesitarás incubar:
- Elementos que quieres revisar de manera regular. Cosas que querrías hacer, sitios que querrías visitar, libros, películas, cursos, proyectos personales, etc. Estos elementos deben estar en algún sitio que revises con cierta frecuencia. La lista Algún día/Tal vez es ideal para recordar estas cosas — siempre que tengas el hábito de incluirla en tu Revisión Semanal, claro.
- Cosas para hacer o pensar en una fecha determinada del futuro. Son acciones comprometidas que no necesitas tener presente en tu Calendario hasta el momento en que deban realizarse. Aquí necesitas un sistema que muestre, active o te recuerde esas acciones en el momento adecuado, como un Archivo de Seguimiento, un calendario especial o un servicio de emails programados.
Material de apoyo para proyectos
Para llevar a cabo tus proyectos, seguramente necesites información relevante en diferentes formatos sobre las cuestiones relacionadas con cada proyecto, de forma que puedas tomar las decisiones correctas cuando llegue el momento: Planes, estrategias, información técnica, documentación administrativa, detalles de ejecución, artículos relacionados, enlaces a material relacionado, etc.
Necesitas un lugar donde almacenar todo esto, que te permita clasificar la información de alguna manera. El Material de Apoyo para Proyectos debe estar junto a las acciones del proyecto, pero no mezclado con ellas. Una carpeta física puede valer, pero aquí y debido al gran volumen de información que se puede acumular, las herramientas digitales de gestión de notas y archivos, como Evernote, Dropbox, etc., permiten un mejor y más cómodo acceso a la información.
Material de Referencia
Seguramente, cada día cae en tus manos una gran cantidad de información que puede ser relevante en tu trabajo o en tu estilo de vida. A diferencia del material de apoyo a proyectos, esta información no necesita ser revisada de vez en cuando, sino simplemente estar disponible para cuando llegue el momento en que sea necesario consultarla.
Aquí, un buen sistema de clasificación es importante, porque terminará siendo la categoría de tu sistema organizativo con más volumen de datos.
Papelera
Cuando algo ya no es necesario o es irrelevante, es importante eliminarlo del sistema porque, si bien puede no ocupar un espacio físico, sí ocupa un espacio en tu psique. Esta sección es más importante de lo que parece, porque tendemos a acumular cosas que terminan por deteriorar nuestra organización. Si tu sistema organizativo contiene una gran cantidad de cosas obsoletas y sin sentido, vas a ser más reacio a utilizarlo.
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