Las categorías organizativas de GTD

Mucha gente cree que, como una buena parte de sus tareas son triviales y sencillas de hacer (llamadas de teléfono, enviar emails, asistir a reuniones, etc.) tan solo necesitan una forma “simple” de organizarse. Esta percepción es sencillamente errónea.

Todas estas tareas triviales esconden una red de compromisos de proporciones importantes, necesitan una gran cantidad de acciones diarias para mantenerlas bajo control y cambian tan rápidamente que, dejarlas en manos de una simple lista de tareas y un calendario es el caldo de cultivo habitual para alimentar el caos organizativo y el estrés personal.

Un sistema de organización personal no puede ser tan complicado como para que no lo uses, pero tampoco puede ser tan simple como para que no puedas discernir claramente entre diferentes tipos de actividades. David Allen definió una serie de categorías organizativas dentro del método GTD de forma que, una vez has aclarado qué significa cada entrada para ti, sea obvio dónde debes guardarla. Este sistema ha demostrado ser perfectamente válido, tanto si eres un alto directivo como si eres un estudiante de instituto.

Resultados

Los resultados son un conjunto de recordatorios que te permiten mantener la atención en los diferentes horizontes que conforman tu actividad. Es conveniente tener estos recordatorios en listas o algún tipo de documento que permita revisarlos con la frecuencia adecuada para mantenerte en la dirección correcta. Hay varias posibles subcategorías aquí. De arriba abajo son:

• Propósito: Es conveniente tener una versión escrita de tu propósito de vida, o la declaración de la misión de tu negocio, para poder releerla cuando se producen cambios importantes y aparecen nuevos retos.
• Principios: Un lista de principios sobre los que te guías, tanto una declaración personal como de empresa, ayuda a reafirmar tus valores en momentos en que necesitas inspiración.
• Visión: Tus objetivos a largo plazo pueden ser también una simple lista, o pueden incluir una representación visual de imágenes que apoyen esa visión.
• Objetivos: Una docena de objetivos a medio plazo también puede gestionarse fácilmente con una simple lista.
• Áreas de interés: Son los aspectos de tu vida y tu trabajo en los que necesitas mantener un nivel de implicación alto. Solo necesitas una lista para ellas.
• Proyectos: A medida que bajamos de horizonte vas a necesitar una estructura que pueda albergar mayor cantidad de información. Aquí estamos hablando de un índice de los proyectos que debes tener en cuenta; la planificación y detalles de cada proyecto corresponden a otra categoría organizativa, de la que hablaré más adelante.
• Resultados que deben hacer otras personas. También necesitas otra lista con estos recordatorios, para poder hacer un seguimiento de estas tareas de alto nivel.

Acciones

Las acciones son lo que haces es tu día a día, el campo de batalla. No pienses en las tradicionales listas de tareas que únicamente reflejan lo último y lo más urgente. Tener una visión completa de todas las acciones que conforman tu vida en fundamental para implementar GTD con éxito. Para ser realmente eficiente, necesitas tener a mano todas tus posibilidades de acción. Hay tres subcategorías de acciones:

• Agenda: Es una herramienta básica que contiene las acciones o eventos que han de tener lugar en determinados días y horas. Es muy importante, porque éste es el primer lugar al que prestarás atención cada día, y tendrás que ajustar el resto de tu trabajo en función de estos compromisos críticos. No pongas en la Agenda las cosas que “te gustaría hacer” ese día o perderá todo su valor.
• Acciones a realizar cuanto antes: Aquí irán la inmensa mayoría de tus acciones, las que no tienen fecha concreta, y es donde mirarás siempre que la Agenda te lo permita. Para esta lista necesitas un sistema que te permita subdividirla en contextos, de modo que te puedas centrar únicamente en lo que puedes hacer en la situación en la que estés (llamadas, ordenador, casa, oficina, recados, en cualquier sitio, etc.)
• Acciones que deben hacer otras personas: Una lista de recordatorios con cualquier cosa que estés esperando: acciones delegadas, pedidos que no han llegado, objetos prestados, etc.

Incubación

Siempre hay acciones, proyectos o ideas, que quieres hacer en el futuro o, simplemente, guardarlas en algún sitio para decidir más adelante si vas a comprometerte con ellas o no. Hay dos tipos de incubación:

• Elementos que quieres revisar de manera regular. Cosas que querrías hacer, sitios que querrías visitar, libros, películas, cursos, proyectos personales, etc. Lógicamente, estos elementos tienen que estar en algún sitio que revises con cierta frecuencia. La lista Algún día/Tal vez es ideal para recordar estas cosas — siempre que tengas el hábito de incluirla en tu Revisión Semanal, claro.
• Cosas para hacer, o pensar, en una fecha determinada del futuro. Son acciones comprometidas que no necesitas tener presente en tu Agenda hasta el momento en que deban empezarse. Aquí necesitas un sistema que muestre, active o te recuerde esas acciones en el momento adecuado, como un Archivo de Seguimiento, un calendario especial o un servicio de emails programados.

Material de apoyo

Probablemente, para llevar a cabo tus proyectos, necesites información relevante en diferentes formatos sobre las cuestiones que estás tratando, de forma que puedas tomar las decisiones correctas cuando llegue el momento: Planes, estrategias, información técnica, documentación administrativa, detalles, artículos relacionados, enlaces a material relacionado, etc.

Necesitas un lugar donde almacenar todo esto, que te permita clasificar la información de alguna manera. El Material de Apoyo debe estar junto a las acciones del proyecto, pero no mezclado con ellas. Un carpeta física puede valer, pero aquí y debido al gran volumen de información que se puede acumular, herramientas digitales como Evernote, Dropbox, etc. permiten un mejor y más cómodo acceso a la información.

Material de Referencia

Seguramente, cada día cae en tus manos una gran cantidad de información que puede ser relevante en tu trabajo o en tu estilo de vida. A diferencia del material de apoyo a proyectos, esta información no necesita ser revisada de vez en cuando, sino simplemente estar disponible para cuando llegue el momento en que sea necesario consultarla.

Aquí, un buen sistema de clasificación es importante, porque terminará siendo la categoría de tu sistema organizativo con más volumen de datos.

Papelera

Cuando algo ya no es necesario o es irrelevante, es importante eliminarlo del sistema porque, si bien no ocupa un espacio físico, sí ocupa un espacio en tu psique. Esta sección es más importante de lo que parece, porque tendemos a acumular cosas que terminan por deteriorar nuestra organización. Si tu sistema organizativo contiene una gran cantidad de cosas obsoletas y sin sentido, vas a ser más reacio a utilizarlo.