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GTD: La Guía Definitiva para la Revisión Semanal

AUTOR: Francisco Sáez

GTD es una metodología de organización personal que promete productividad sin estrés si haces un buen uso de ella. Para ello, es necesario establecer tres hábitos fundamentales:

  1. Recopilar o capturar en tu sistema todo aquello que consideras inacabado o incompleto.
  2. Procesar todo lo que vas recopilando, es decir, aclarar qué significa cada cosa.
  3. Revisar periódicamente todo tu sistema, para conseguir que esté claro y se corresponda con tu realidad actual. Normalmente se hace una Revisión Semanal.

Según mi experiencia, y el feedback que recibo de los usuarios de FacileThings, la Revisión Semanal es el hábito más difícil de conseguir y la razón principal por la que la gente deja de estar organizada y, en última instancia, de utilizar GTD.

Si lo piensas un poco, es normal. La Revisión Semanal tiene todos los ingredientes de las tareas pesadas que más tendemos a procrastinar. Requiere mucho tiempo (entre media hora y dos horas, según tu nivel de actividad), es compleja (es una tarea que a su vez se desglosa en una buena lista de detalles a revisar) y nadie nos obliga a hacerla. Si es Domingo, hay 24ºC y la playa está llena de gente, ¿hago la Revisión Semanal o me voy a tomar una cerveza al chiringuito? Fácil decisión, ¿a que sí?

Bien, queremos ayudarte a alcanzar ese estado de máxima productividad que ofrece GTD, así que hemos creado en FacileThings una guía para la Revisión Semanal que elimina la complejidad propia de la tarea y te ayuda a hacerla en un tiempo mucho más razonable (20 ó 30 minutos pueden ser suficientes):

Paso 1: Recopila todos los papeles sueltos

Reúne las tarjetas, recibos y demás papeles que has ido recogiendo durante la semana e introdúcelos en el sistema. Después, párate un momento a pensar si hay algo más en tu mente que debas capturar.

Puedes usar los atajos de teclado Ctrl+Enter para recopilar y AvPág (fn+flecha abajo en teclados Mac) para continuar con el siguiente paso.

Revisión Semanal - Recopilar

Paso 2: Vacía la Bandeja de Entrada

Procesa lo que has capturado en el primer paso y todo lo que tuvieras pendiente.

Puedes utilizar también el atajo de teclado RePág (fn+flecha arriba en teclados Mac) para volver al paso anterior.

Revisión Semanal - Procesar

Paso 3: Mira tu Agenda de la semana pasada

Aquí aparecen los eventos pedientes de tu Agenda y los que has completado durante la semana anterior. Actualiza los elementos pendientes y captura cualquier cosa que creas conveniente para zanjar definitivamente esas tareas.

Revisión Semanal - Eventos pasados

Paso 4: Prepara los próximos eventos de tu Agenda

Mira los futuros eventos de tu Agenda (también aparecen los eventos del Archivo de Seguimiento que se activarán en los próximos días) y captura las acciones necesarias para prepararlos adecuadamente.

Revisión Semanal - Próximos eventos

Paso 5: Revisa tus Acciones Siguientes

Repasa tu lista completa de Acciones Siguientes. Marca las tareas que ya están hechas, mueve las cosas que deberían estar en otras listas y actualiza la información.

Revisión Semanal - Acciones siguientes

Paso 6: Revisa tu lista A la Espera

Marca los elementos que ya has recibido. Para el resto, captura las acciones de seguimiento que consideres pertinentes.

Revisión Semanal - A la espera

Paso 7: Revisa tus Proyectos

Echa un vistazo a cada uno de tus proyectos activos. Pon en espera los que no puedas continuar por el momento, y marca los que ya has terminado. Asegúrate de que al menos hay una Acción Siguiente para cada proyecto en curso.

Revisión Semanal - Proyectos

Paso 8: Revisa tu lista Algún día/Tal vez

Esto está casi hecho. Ha llegado el momento de ser creativos. Revisa los elementos de tu lista Algún día/Tal vez (sólo aparecen los que no están asociados a ningún proyecto). ¿Hay algo que ahora haya cobrado sentido o que te apetezca realizar? Mira si hay cosas que deberías activar y procésalas. Elimina los elementos que ya no sean de tu interés o hayan quedado obsoletos.

Revisión Semanal - Algún día

Paso 9: Sé creativo y valiente

Dedica un par de minutos a meditar. ¿Hay alguna nueva idea creativa y maravillosa que ronda por tu cabeza? ¡Captúrala!

Revisión Semanal - Ideas

Paso 10: Termina de definir tu sistema

Seguramente, durante la revisión habrás recopilado nuevas cosas e ideas. Procésalas y habrás terminado.

Revisión Semanal - Terminar

Como siempre, se trata de una primera aproximación y esperamos vuestros comentarios para mejorarla y hacerla más útil. ¡Gracias por vuestro apoyo!

28 comentarios

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Comentado hace alrededor de 3 años Javier Arnal Siguero

Pachi, de 10!!

E789ad6cfe5118d1f0584832ea5f2f75 Javier Arnal Siguero

Pachi, de 10!!

0b4ae48727068cc47d6cd8ba96ec032e
Comentado hace alrededor de 3 años Luis Miguel Villamañán Ramos

En efecto, es la Guía Definitiva... buen trabajo.

0b4ae48727068cc47d6cd8ba96ec032e Luis Miguel Villamañán Ramos

En efecto, es la Guía Definitiva... buen trabajo.

Fe32d497ba634689272efd73a68c0df8
Comentado hace alrededor de 3 años José Antonio Avellaneda

Cómo nos conoces!!!

Fe32d497ba634689272efd73a68c0df8 José Antonio Avellaneda

Cómo nos conoces!!!

8484f1206d222663c18593ff484c92db
Comentado hace alrededor de 3 años Toni Rodríguez

Cada vez mejor. ¡Gracias!

8484f1206d222663c18593ff484c92db Toni Rodríguez

Cada vez mejor. ¡Gracias!

A928bb76ced09a446a5227515979bc79
Comentado hace alrededor de 3 años Pedro Romero

Vaya!!! Pudiera ser una aplicación por sí misma. Felicidades!!!

A928bb76ced09a446a5227515979bc79 Pedro Romero

Vaya!!! Pudiera ser una aplicación por sí misma. Felicidades!!!

57a08d5f0e6e6f85d71323475a735850
Comentado hace alrededor de 3 años Eduardo Pizarro

Bueno, bueno, bueno....realmente es una de las etapas que más me cuestan....a probar como anda.

57a08d5f0e6e6f85d71323475a735850 Eduardo Pizarro

Bueno, bueno, bueno....realmente es una de las etapas que más me cuestan....a probar como anda.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace alrededor de 3 años Francisco Sáez

Gracias a todos por vuestros comentarios.

Por cierto, alguno me ha preguntado dónde a ido a parar la opción Rutinas. La hemos movido al menú secundario (arriba a la derecha), por una cuestión de espacio. Se me olvidó comentarlo.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Gracias a todos por vuestros comentarios.

Por cierto, alguno me ha preguntado dónde a ido a parar la opción Rutinas. La hemos movido al menú secundario (arriba a la derecha), por una cuestión de espacio. Se me olvidó comentarlo.

A1b540caa3a177562534b03ac018a86b
Comentado hace alrededor de 3 años Nimrod García Acosta

Muchísimas Gracias!!! Excelentes innovaciones. Me acaban de ahorrar muchos dolores de cabeza, ahora nada mas queda ordenar mi entropia.

A1b540caa3a177562534b03ac018a86b Nimrod García Acosta

Muchísimas Gracias!!! Excelentes innovaciones. Me acaban de ahorrar muchos dolores de cabeza, ahora nada mas queda ordenar mi entropia.

9fc3b8424cfc023edb96bfc2c76a4308
Comentado hace alrededor de 3 años Ignacio Molina

Enhorabuena por la nueva actualización. La espera ha merecido sin duda la pena y el resultado es magnífico.
Se ve mucho mejor el proceso a seguir en la revisión semanal que con cualquier explicación que se haga.

9fc3b8424cfc023edb96bfc2c76a4308 Ignacio Molina

Enhorabuena por la nueva actualización. La espera ha merecido sin duda la pena y el resultado es magnífico.
Se ve mucho mejor el proceso a seguir en la revisión semanal que con cualquier explicación que se haga.

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Comentado hace alrededor de 3 años JOSE LUIS VARELA TASENDE

Soy el tipo más desordenado del mundo, que no desorganizado y recopilo todo lo que me pasa por la cabeza, pero es la primera vez que logro acercarme a GTD después de mil intentos e iniciando los hábitos que siempre quise tener. Felicidades Francisco, está claro que por lo menos conmigo, Facilethings dio en el clavo.

A2a679721e345d50a60000a9ffaeb1ad JOSE LUIS VARELA TASENDE

Soy el tipo más desordenado del mundo, que no desorganizado y recopilo todo lo que me pasa por la cabeza, pero es la primera vez que logro acercarme a GTD después de mil intentos e iniciando los hábitos que siempre quise tener. Felicidades Francisco, está claro que por lo menos conmigo, Facilethings dio en el clavo.

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Comentado hace alrededor de 3 años Claudio

Excelente Francisco! Tu aplicación tiene la esencia de GTD, pero hecha simple! Con esta mejora realmente ayuda a cerrar el círculo virtuoso. Gracias

5c4e6a017466867e01cc2b3489ff67a1 Claudio

Excelente Francisco! Tu aplicación tiene la esencia de GTD, pero hecha simple! Con esta mejora realmente ayuda a cerrar el círculo virtuoso. Gracias

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Comentado hace alrededor de 3 años Alfred Antelo Aragón

Es una excelente mejora. La revisión es mi talón de Aquiles (leo que no soy el único) y deseo que ahora no me resulte tan largo y pesado éste proceso fundamental del GTD.

E7caf26eb487dd62f560705d0681b0e2 Alfred Antelo Aragón

Es una excelente mejora. La revisión es mi talón de Aquiles (leo que no soy el único) y deseo que ahora no me resulte tan largo y pesado éste proceso fundamental del GTD.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace alrededor de 3 años Francisco Sáez

Revisar todo el sistema (GTD o el que sea) es un fundamental para no perder el control. Espero que este asistente os ahorre mucho tiempo y, sobre todo, os anime a no saltaros la Revisión Semanal.

Gracias por vuestros comentarios.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Revisar todo el sistema (GTD o el que sea) es un fundamental para no perder el control. Espero que este asistente os ahorre mucho tiempo y, sobre todo, os anime a no saltaros la Revisión Semanal.

Gracias por vuestros comentarios.

06fcb2194fe333844c628b8414f6ed3a
Comentado hace alrededor de 3 años Lorenzo Córdoba Marí

Me viene a la cabeza: Un pequeño paso para el hombre (tú) pero un gran paso para la humanidad (nosotros).
Me encanta.
Gracias

06fcb2194fe333844c628b8414f6ed3a Lorenzo Córdoba Marí

Me viene a la cabeza: Un pequeño paso para el hombre (tú) pero un gran paso para la humanidad (nosotros).
Me encanta.
Gracias

B6782e020e29252d0a27a0e4d9915c15
Comentado hace alrededor de 3 años Juan Pablo Perales Villegas

¡Bastante útil, sin duda! Yo creo que más allá de ahorrar tiempo, esta nueva herramienta ofrece una estructura de trabajo, lo que favorece el hábito de revisar.

Al menos para mi, la Revisión Semanal me desgasta bastante, y con ésta herramienta voy a saber en qué punto de la Revisión me encuentro: dónde estoy y cuanto me falta para concluir.

Ademas les aplaudo el apego a la teoría, sin perder la flexibilidad.

B6782e020e29252d0a27a0e4d9915c15 Juan Pablo Perales Villegas

¡Bastante útil, sin duda! Yo creo que más allá de ahorrar tiempo, esta nueva herramienta ofrece una estructura de trabajo, lo que favorece el hábito de revisar.

Al menos para mi, la Revisión Semanal me desgasta bastante, y con ésta herramienta voy a saber en qué punto de la Revisión me encuentro: dónde estoy y cuanto me falta para concluir.

Ademas les aplaudo el apego a la teoría, sin perder la flexibilidad.

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Comentado hace alrededor de 3 años Francisco Sáez

@Lorenzo, @Juan Pablo, muchas gracias por vuestros comentarios.

Como dice Juan Pablo, se trata de crear un sistema que piense por ti, una ayuda en el proceso para eliminar al máximo las "excusas" que nos ponemos a veces para no hacerla. El ahorro de tiempo viene como consecuencia de un proceso más eficiente.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

@Lorenzo, @Juan Pablo, muchas gracias por vuestros comentarios.

Como dice Juan Pablo, se trata de crear un sistema que piense por ti, una ayuda en el proceso para eliminar al máximo las "excusas" que nos ponemos a veces para no hacerla. El ahorro de tiempo viene como consecuencia de un proceso más eficiente.

3bc69603848fc61e8f4119381c1d3b2e
Comentado hace alrededor de 3 años Mariano Cortes

Tiene buena pinta, porque para mi la Revisión es lo más difícil de todo el proceso. Como aquello de "vuelva usted mañana". Muchas gracias!!

3bc69603848fc61e8f4119381c1d3b2e Mariano Cortes

Tiene buena pinta, porque para mi la Revisión es lo más difícil de todo el proceso. Como aquello de "vuelva usted mañana". Muchas gracias!!

3080fd64063eb405ff397909cfe55fb2
Comentado hace alrededor de 3 años vicki muns

Fácil, cómoda... no hay excusas, está genial! Mil gracias!

3080fd64063eb405ff397909cfe55fb2 vicki muns

Fácil, cómoda... no hay excusas, está genial! Mil gracias!

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Comentado hace alrededor de 3 años Jordi Guirado Galdón

Gran mejora Francisco.
Cierto que la revision semanal es una de las tareas mas engorrosas y una pequeña ayudita no viene nada mal.

8c93bf8ce94721157431fb61ddad2727 Jordi Guirado Galdón

Gran mejora Francisco.
Cierto que la revision semanal es una de las tareas mas engorrosas y una pequeña ayudita no viene nada mal.

Cee1f684a5e30c941836e95fbbc32fef
Comentado hace alrededor de 3 años Jose Manuel Catalá Mahiques

Me gusta como se va perfeccionando esta magnifica herramienta

Cee1f684a5e30c941836e95fbbc32fef Jose Manuel Catalá Mahiques

Me gusta como se va perfeccionando esta magnifica herramienta

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace alrededor de 3 años Francisco Sáez

Gracias a todos por la gran acogida a la nueva opción. Ya sabéis que las críticas y sugerencias de mejora también están permitidas ;)

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Gracias a todos por la gran acogida a la nueva opción. Ya sabéis que las críticas y sugerencias de mejora también están permitidas ;)

469919c13c69288ef9cc3988a40e97aa
Comentado hace alrededor de 3 años pitacanane@hotmail.com

Muchas gracias por esta oportunidad. Aun estoy en fase de prueba y bastante remolona. Planificarse requiere tiempo y es tan difícil escapar de la vorágine.
De todos modos, me sorprende la visión tan completa del programa. Es fantástico.

469919c13c69288ef9cc3988a40e97aa pitacanane@hotmail.com

Muchas gracias por esta oportunidad. Aun estoy en fase de prueba y bastante remolona. Planificarse requiere tiempo y es tan difícil escapar de la vorágine.
De todos modos, me sorprende la visión tan completa del programa. Es fantástico.

3f8717b6ed3bababaefc49b89d02e149
Comentado hace alrededor de 3 años euviedo@yahoo.com

¡Enhorabuena por la actualización! Suelo hacer mi revisión semanal los viernes, así que el pasado viernes la probé y me pareció excelente. Realmente ahorra tiempo y te guía para no olvidar ningún paso. Gracias, buen trabajo ;-)

3f8717b6ed3bababaefc49b89d02e149 euviedo@yahoo.com

¡Enhorabuena por la actualización! Suelo hacer mi revisión semanal los viernes, así que el pasado viernes la probé y me pareció excelente. Realmente ahorra tiempo y te guía para no olvidar ningún paso. Gracias, buen trabajo ;-)

8097131ab1e00a0f9bbd598a4edb81bd
Comentado hace alrededor de 3 años Juan Antonio

¡Enhorabuena! Por fin creo que voy a ser constante en la revisión semanal.
Me gusta mucho como ha quedado, pero a mí me falta un paso para dejarlo redondo: alinear acciones huérfanas para poder trabajar filtrando por áreas de responsabilidad u objetivos sin perder tareas (las acciones de calendario van directamente a la agenda sin pasar por procesar). De momento lo seguiré haciendo por el menú perspectiva.

Gracias por el buen trabajo y la implicación con los usuarios.

8097131ab1e00a0f9bbd598a4edb81bd Juan Antonio

¡Enhorabuena! Por fin creo que voy a ser constante en la revisión semanal.
Me gusta mucho como ha quedado, pero a mí me falta un paso para dejarlo redondo: alinear acciones huérfanas para poder trabajar filtrando por áreas de responsabilidad u objetivos sin perder tareas (las acciones de calendario van directamente a la agenda sin pasar por procesar). De momento lo seguiré haciendo por el menú perspectiva.

Gracias por el buen trabajo y la implicación con los usuarios.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace alrededor de 3 años Francisco Sáez

Gracias por vuestros comentarios.

@Juan Antonio, me tomo nota del paso de alinear las acciones huérfanas para considerar añadirlo. Muchas gracias por la sugerencia!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Gracias por vuestros comentarios.

@Juan Antonio, me tomo nota del paso de alinear las acciones huérfanas para considerar añadirlo. Muchas gracias por la sugerencia!

64a7dcad6a4a3988c2792e4f4ae3efc6
Comentado hace alrededor de 3 años agustinbarcia@gmail.com

¡Enhorabuena! Acabo de probarla y esta genial. Personalmente esta nueva actualización me va a ayudar mucho.
Por otra parte, aunque no sé si tendría sentido o sería posible ya que he empezado hace poco a utilizar GTD, estaría muy bien tener una aplicación similar para la planificación de proyectos natural. Personalmente es una de las fases junto con la revisión semanal (hasta ahora) que más me cuesta.
Muchas gracias por tu trabajo.

64a7dcad6a4a3988c2792e4f4ae3efc6 agustinbarcia@gmail.com

¡Enhorabuena! Acabo de probarla y esta genial. Personalmente esta nueva actualización me va a ayudar mucho.
Por otra parte, aunque no sé si tendría sentido o sería posible ya que he empezado hace poco a utilizar GTD, estaría muy bien tener una aplicación similar para la planificación de proyectos natural. Personalmente es una de las fases junto con la revisión semanal (hasta ahora) que más me cuesta.
Muchas gracias por tu trabajo.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace alrededor de 3 años Francisco Sáez

Hola @Agustín,

Tengo buenas noticias para ti. La Planificación Natural de Proyectos será nuestra próxima nueva funcionalidad ;)

Muchas gracias por tus comentarios!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Hola @Agustín,

Tengo buenas noticias para ti. La Planificación Natural de Proyectos será nuestra próxima nueva funcionalidad ;)

Muchas gracias por tus comentarios!

1bc2d24613bd3de85ce2b957cfc2802c
Comentado hace alrededor de 3 años Silvestre Segarra Soria

Esta función nos va a ayudar a todos mucho. Ahora voy a utilizarla, gracias Francisco.

1bc2d24613bd3de85ce2b957cfc2802c Silvestre Segarra Soria

Esta función nos va a ayudar a todos mucho. Ahora voy a utilizarla, gracias Francisco.

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