GTD es una metodología de organización personal que promete productividad sin estrés si haces un buen uso de ella. Para ello, es necesario establecer tres hábitos fundamentales:
- Recopilar o capturar en tu sistema todo aquello que consideras inacabado o incompleto.
- Procesar todo lo que vas recopilando, es decir, aclarar qué significa cada cosa.
- Revisar periódicamente todo tu sistema, para conseguir que esté claro y se corresponda con tu realidad actual. Normalmente se hace una Revisión Semanal.
Según mi experiencia, y el feedback que recibo de los usuarios de FacileThings, la Revisión Semanal es el hábito más difícil de conseguir y la razón principal por la que la gente deja de estar organizada y, en última instancia, de utilizar GTD.
Si lo piensas un poco, es normal. La Revisión Semanal tiene todos los ingredientes de las tareas pesadas que más tendemos a procrastinar. Requiere mucho tiempo (entre media hora y dos horas, según tu nivel de actividad), es compleja (es una tarea que a su vez se desglosa en una buena lista de detalles a revisar) y nadie nos obliga a hacerla. Si es Domingo, hay 24ºC y la playa está llena de gente, ¿hago la Revisión Semanal o me voy a tomar una cerveza al chiringuito? Fácil decisión, ¿a que sí?
Bien, queremos ayudarte a alcanzar ese estado de máxima productividad que ofrece GTD, así que hemos creado en FacileThings una guía para la Revisión Semanal que elimina la complejidad propia de la tarea y te ayuda a hacerla en un tiempo mucho más razonable (20 ó 30 minutos pueden ser suficientes):
Paso 1: Recopila todos los papeles sueltos
Reúne las tarjetas, recibos y demás papeles que has ido recogiendo durante la semana e introdúcelos en el sistema. Después, párate un momento a pensar si hay algo más en tu mente que debas capturar.
Puedes usar los atajos de teclado Ctrl+Enter para recopilar y AvPág (fn+flecha abajo en teclados Mac) para continuar con el siguiente paso.
Paso 2: Vacía la Bandeja de Entrada
Procesa lo que has capturado en el primer paso y todo lo que tuvieras pendiente.
Puedes utilizar también el atajo de teclado RePág (fn+flecha arriba en teclados Mac) para volver al paso anterior.
Paso 3: Mira tu Agenda de la semana pasada
Aquí aparecen los eventos pedientes de tu Agenda y los que has completado durante la semana anterior. Actualiza los elementos pendientes y captura cualquier cosa que creas conveniente para zanjar definitivamente esas tareas.
Paso 4: Prepara los próximos eventos de tu Agenda
Mira los futuros eventos de tu Agenda (también aparecen los eventos del Archivo de Seguimiento que se activarán en los próximos días) y captura las acciones necesarias para prepararlos adecuadamente.
Paso 5: Revisa tus Acciones Siguientes
Repasa tu lista completa de Acciones Siguientes. Marca las tareas que ya están hechas, mueve las cosas que deberían estar en otras listas y actualiza la información.
Paso 6: Revisa tu lista A la Espera
Marca los elementos que ya has recibido. Para el resto, captura las acciones de seguimiento que consideres pertinentes.
Paso 7: Revisa tus Proyectos
Echa un vistazo a cada uno de tus proyectos activos. Pon en espera los que no puedas continuar por el momento, y marca los que ya has terminado. Asegúrate de que al menos hay una Acción Siguiente para cada proyecto en curso.
Paso 8: Revisa tu lista Algún día/Tal vez
Esto está casi hecho. Ha llegado el momento de ser creativos. Revisa los elementos de tu lista Algún día/Tal vez (sólo aparecen los que no están asociados a ningún proyecto). ¿Hay algo que ahora haya cobrado sentido o que te apetezca realizar? Mira si hay cosas que deberías activar y procésalas. Elimina los elementos que ya no sean de tu interés o hayan quedado obsoletos.
Paso 9: Sé creativo y valiente
Dedica un par de minutos a meditar. ¿Hay alguna nueva idea creativa y maravillosa que ronda por tu cabeza? ¡Captúrala!
Paso 10: Termina de definir tu sistema
Seguramente, durante la revisión habrás recopilado nuevas cosas e ideas. Procésalas y habrás terminado.
Como siempre, se trata de una primera aproximación y esperamos vuestros comentarios para mejorarla y hacerla más útil. ¡Gracias por vuestro apoyo!
28 comentarios
Pachi, de 10!!
Pachi, de 10!!
En efecto, es la Guía Definitiva... buen trabajo.
En efecto, es la Guía Definitiva... buen trabajo.
Cómo nos conoces!!!
Cómo nos conoces!!!
Cada vez mejor. ¡Gracias!
Cada vez mejor. ¡Gracias!
Vaya!!! Pudiera ser una aplicación por sí misma. Felicidades!!!
Vaya!!! Pudiera ser una aplicación por sí misma. Felicidades!!!
Bueno, bueno, bueno....realmente es una de las etapas que más me cuestan....a probar como anda.
Bueno, bueno, bueno....realmente es una de las etapas que más me cuestan....a probar como anda.
Gracias a todos por vuestros comentarios.
Por cierto, alguno me ha preguntado dónde a ido a parar la opción Rutinas. La hemos movido al menú secundario (arriba a la derecha), por una cuestión de espacio. Se me olvidó comentarlo.
Gracias a todos por vuestros comentarios.
Por cierto, alguno me ha preguntado dónde a ido a parar la opción Rutinas. La hemos movido al menú secundario (arriba a la derecha), por una cuestión de espacio. Se me olvidó comentarlo.
Muchísimas Gracias!!! Excelentes innovaciones. Me acaban de ahorrar muchos dolores de cabeza, ahora nada mas queda ordenar mi entropia.
Muchísimas Gracias!!! Excelentes innovaciones. Me acaban de ahorrar muchos dolores de cabeza, ahora nada mas queda ordenar mi entropia.
Enhorabuena por la nueva actualización. La espera ha merecido sin duda la pena y el resultado es magnífico.
Se ve mucho mejor el proceso a seguir en la revisión semanal que con cualquier explicación que se haga.
Enhorabuena por la nueva actualización. La espera ha merecido sin duda la pena y el resultado es magnífico.
Se ve mucho mejor el proceso a seguir en la revisión semanal que con cualquier explicación que se haga.
Soy el tipo más desordenado del mundo, que no desorganizado y recopilo todo lo que me pasa por la cabeza, pero es la primera vez que logro acercarme a GTD después de mil intentos e iniciando los hábitos que siempre quise tener. Felicidades Francisco, está claro que por lo menos conmigo, Facilethings dio en el clavo.
Soy el tipo más desordenado del mundo, que no desorganizado y recopilo todo lo que me pasa por la cabeza, pero es la primera vez que logro acercarme a GTD después de mil intentos e iniciando los hábitos que siempre quise tener. Felicidades Francisco, está claro que por lo menos conmigo, Facilethings dio en el clavo.
Excelente Francisco! Tu aplicación tiene la esencia de GTD, pero hecha simple! Con esta mejora realmente ayuda a cerrar el círculo virtuoso. Gracias
Excelente Francisco! Tu aplicación tiene la esencia de GTD, pero hecha simple! Con esta mejora realmente ayuda a cerrar el círculo virtuoso. Gracias
Es una excelente mejora. La revisión es mi talón de Aquiles (leo que no soy el único) y deseo que ahora no me resulte tan largo y pesado éste proceso fundamental del GTD.
Es una excelente mejora. La revisión es mi talón de Aquiles (leo que no soy el único) y deseo que ahora no me resulte tan largo y pesado éste proceso fundamental del GTD.
Revisar todo el sistema (GTD o el que sea) es un fundamental para no perder el control. Espero que este asistente os ahorre mucho tiempo y, sobre todo, os anime a no saltaros la Revisión Semanal.
Gracias por vuestros comentarios.
Revisar todo el sistema (GTD o el que sea) es un fundamental para no perder el control. Espero que este asistente os ahorre mucho tiempo y, sobre todo, os anime a no saltaros la Revisión Semanal.
Gracias por vuestros comentarios.
Me viene a la cabeza: Un pequeño paso para el hombre (tú) pero un gran paso para la humanidad (nosotros).
Me encanta.
Gracias
Me viene a la cabeza: Un pequeño paso para el hombre (tú) pero un gran paso para la humanidad (nosotros).
Me encanta.
Gracias
¡Bastante útil, sin duda! Yo creo que más allá de ahorrar tiempo, esta nueva herramienta ofrece una estructura de trabajo, lo que favorece el hábito de revisar.
Al menos para mi, la Revisión Semanal me desgasta bastante, y con ésta herramienta voy a saber en qué punto de la Revisión me encuentro: dónde estoy y cuanto me falta para concluir.
Ademas les aplaudo el apego a la teoría, sin perder la flexibilidad.
¡Bastante útil, sin duda! Yo creo que más allá de ahorrar tiempo, esta nueva herramienta ofrece una estructura de trabajo, lo que favorece el hábito de revisar.
Al menos para mi, la Revisión Semanal me desgasta bastante, y con ésta herramienta voy a saber en qué punto de la Revisión me encuentro: dónde estoy y cuanto me falta para concluir.
Ademas les aplaudo el apego a la teoría, sin perder la flexibilidad.
@Lorenzo, @Juan Pablo, muchas gracias por vuestros comentarios.
Como dice Juan Pablo, se trata de crear un sistema que piense por ti, una ayuda en el proceso para eliminar al máximo las "excusas" que nos ponemos a veces para no hacerla. El ahorro de tiempo viene como consecuencia de un proceso más eficiente.
@Lorenzo, @Juan Pablo, muchas gracias por vuestros comentarios.
Como dice Juan Pablo, se trata de crear un sistema que piense por ti, una ayuda en el proceso para eliminar al máximo las "excusas" que nos ponemos a veces para no hacerla. El ahorro de tiempo viene como consecuencia de un proceso más eficiente.
Tiene buena pinta, porque para mi la Revisión es lo más difícil de todo el proceso. Como aquello de "vuelva usted mañana". Muchas gracias!!
Tiene buena pinta, porque para mi la Revisión es lo más difícil de todo el proceso. Como aquello de "vuelva usted mañana". Muchas gracias!!
Fácil, cómoda... no hay excusas, está genial! Mil gracias!
Fácil, cómoda... no hay excusas, está genial! Mil gracias!
Gran mejora Francisco.
Cierto que la revision semanal es una de las tareas mas engorrosas y una pequeña ayudita no viene nada mal.
Gran mejora Francisco.
Cierto que la revision semanal es una de las tareas mas engorrosas y una pequeña ayudita no viene nada mal.
Me gusta como se va perfeccionando esta magnifica herramienta
Me gusta como se va perfeccionando esta magnifica herramienta
Gracias a todos por la gran acogida a la nueva opción. Ya sabéis que las críticas y sugerencias de mejora también están permitidas ;)
Gracias a todos por la gran acogida a la nueva opción. Ya sabéis que las críticas y sugerencias de mejora también están permitidas ;)
Muchas gracias por esta oportunidad. Aun estoy en fase de prueba y bastante remolona. Planificarse requiere tiempo y es tan difícil escapar de la vorágine.
De todos modos, me sorprende la visión tan completa del programa. Es fantástico.
Muchas gracias por esta oportunidad. Aun estoy en fase de prueba y bastante remolona. Planificarse requiere tiempo y es tan difícil escapar de la vorágine.
De todos modos, me sorprende la visión tan completa del programa. Es fantástico.
¡Enhorabuena por la actualización! Suelo hacer mi revisión semanal los viernes, así que el pasado viernes la probé y me pareció excelente. Realmente ahorra tiempo y te guía para no olvidar ningún paso. Gracias, buen trabajo ;-)
¡Enhorabuena por la actualización! Suelo hacer mi revisión semanal los viernes, así que el pasado viernes la probé y me pareció excelente. Realmente ahorra tiempo y te guía para no olvidar ningún paso. Gracias, buen trabajo ;-)
¡Enhorabuena! Por fin creo que voy a ser constante en la revisión semanal.
Me gusta mucho como ha quedado, pero a mí me falta un paso para dejarlo redondo: alinear acciones huérfanas para poder trabajar filtrando por áreas de responsabilidad u objetivos sin perder tareas (las acciones de calendario van directamente a la agenda sin pasar por procesar). De momento lo seguiré haciendo por el menú perspectiva.
Gracias por el buen trabajo y la implicación con los usuarios.
¡Enhorabuena! Por fin creo que voy a ser constante en la revisión semanal.
Me gusta mucho como ha quedado, pero a mí me falta un paso para dejarlo redondo: alinear acciones huérfanas para poder trabajar filtrando por áreas de responsabilidad u objetivos sin perder tareas (las acciones de calendario van directamente a la agenda sin pasar por procesar). De momento lo seguiré haciendo por el menú perspectiva.
Gracias por el buen trabajo y la implicación con los usuarios.
Gracias por vuestros comentarios.
@Juan Antonio, me tomo nota del paso de alinear las acciones huérfanas para considerar añadirlo. Muchas gracias por la sugerencia!
Gracias por vuestros comentarios.
@Juan Antonio, me tomo nota del paso de alinear las acciones huérfanas para considerar añadirlo. Muchas gracias por la sugerencia!
¡Enhorabuena! Acabo de probarla y esta genial. Personalmente esta nueva actualización me va a ayudar mucho.
Por otra parte, aunque no sé si tendría sentido o sería posible ya que he empezado hace poco a utilizar GTD, estaría muy bien tener una aplicación similar para la planificación de proyectos natural. Personalmente es una de las fases junto con la revisión semanal (hasta ahora) que más me cuesta.
Muchas gracias por tu trabajo.
¡Enhorabuena! Acabo de probarla y esta genial. Personalmente esta nueva actualización me va a ayudar mucho.
Por otra parte, aunque no sé si tendría sentido o sería posible ya que he empezado hace poco a utilizar GTD, estaría muy bien tener una aplicación similar para la planificación de proyectos natural. Personalmente es una de las fases junto con la revisión semanal (hasta ahora) que más me cuesta.
Muchas gracias por tu trabajo.
Hola @Agustín,
Tengo buenas noticias para ti. La Planificación Natural de Proyectos será nuestra próxima nueva funcionalidad ;)
Muchas gracias por tus comentarios!
Hola @Agustín,
Tengo buenas noticias para ti. La Planificación Natural de Proyectos será nuestra próxima nueva funcionalidad ;)
Muchas gracias por tus comentarios!
Esta función nos va a ayudar a todos mucho. Ahora voy a utilizarla, gracias Francisco.
Esta función nos va a ayudar a todos mucho. Ahora voy a utilizarla, gracias Francisco.