Getting Things Done - GTD

GTD: La Guía Definitiva para la Revisión Semanal

AUTOR: Francisco Sáez
tags GTD Práctico Revisión Semanal

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GTD es una metodología de organización personal que promete productividad sin estrés si haces un buen uso de ella. Para ello, es necesario establecer tres hábitos fundamentales:

  1. Recopilar o capturar en tu sistema todo aquello que consideras inacabado o incompleto.
  2. Procesar todo lo que vas recopilando, es decir, aclarar qué significa cada cosa.
  3. Revisar periódicamente todo tu sistema, para conseguir que esté claro y se corresponda con tu realidad actual. Normalmente se hace una Revisión Semanal.

Según mi experiencia, y el feedback que recibo de los usuarios de FacileThings, la Revisión Semanal es el hábito más difícil de conseguir y la razón principal por la que la gente deja de estar organizada y, en última instancia, de utilizar GTD.

Si lo piensas un poco, es normal. La Revisión Semanal tiene todos los ingredientes de las tareas pesadas que más tendemos a procrastinar. Requiere mucho tiempo (entre media hora y dos horas, según tu nivel de actividad), es compleja (es una tarea que a su vez se desglosa en una buena lista de detalles a revisar) y nadie nos obliga a hacerla. Si es Domingo, hay 24ºC y la playa está llena de gente, ¿hago la Revisión Semanal o me voy a tomar una cerveza al chiringuito? Fácil decisión, ¿a que sí?

Bien, queremos ayudarte a alcanzar ese estado de máxima productividad que ofrece GTD, así que hemos creado en FacileThings una guía para la Revisión Semanal que elimina la complejidad propia de la tarea y te ayuda a hacerla en un tiempo mucho más razonable (20 ó 30 minutos pueden ser suficientes):

Paso 1: Recopila todos los papeles sueltos

Reúne las tarjetas, recibos y demás papeles que has ido recogiendo durante la semana e introdúcelos en el sistema. Después, párate un momento a pensar si hay algo más en tu mente que debas capturar.

Puedes usar los atajos de teclado Ctrl+Enter para recopilar y AvPág (fn+flecha abajo en teclados Mac) para continuar con el siguiente paso.

Revisión Semanal - Recopilar

Paso 2: Vacía la Bandeja de Entrada

Procesa lo que has capturado en el primer paso y todo lo que tuvieras pendiente.

Puedes utilizar también el atajo de teclado RePág (fn+flecha arriba en teclados Mac) para volver al paso anterior.

Revisión Semanal - Procesar

Paso 3: Mira tu Agenda de la semana pasada

Aquí aparecen los eventos pedientes de tu Agenda y los que has completado durante la semana anterior. Actualiza los elementos pendientes y captura cualquier cosa que creas conveniente para zanjar definitivamente esas tareas.

Revisión Semanal - Eventos pasados

Paso 4: Prepara los próximos eventos de tu Agenda

Mira los futuros eventos de tu Agenda (también aparecen los eventos del Archivo de Seguimiento que se activarán en los próximos días) y captura las acciones necesarias para prepararlos adecuadamente.

Revisión Semanal - Próximos eventos

Paso 5: Revisa tus Acciones Siguientes

Repasa tu lista completa de Acciones Siguientes. Marca las tareas que ya están hechas, mueve las cosas que deberían estar en otras listas y actualiza la información.

Revisión Semanal - Acciones siguientes

Paso 6: Revisa tu lista A la Espera

Marca los elementos que ya has recibido. Para el resto, captura las acciones de seguimiento que consideres pertinentes.

Revisión Semanal - A la espera

Paso 7: Revisa tus Proyectos

Echa un vistazo a cada uno de tus proyectos activos. Pon en espera los que no puedas continuar por el momento, y marca los que ya has terminado. Asegúrate de que al menos hay una Acción Siguiente para cada proyecto en curso.

Revisión Semanal - Proyectos

Paso 8: Revisa tu lista Algún día/Tal vez

Esto está casi hecho. Ha llegado el momento de ser creativos. Revisa los elementos de tu lista Algún día/Tal vez (sólo aparecen los que no están asociados a ningún proyecto). ¿Hay algo que ahora haya cobrado sentido o que te apetezca realizar? Mira si hay cosas que deberías activar y procésalas. Elimina los elementos que ya no sean de tu interés o hayan quedado obsoletos.

Revisión Semanal - Algún día

Paso 9: Sé creativo y valiente

Dedica un par de minutos a meditar. ¿Hay alguna nueva idea creativa y maravillosa que ronda por tu cabeza? ¡Captúrala!

Revisión Semanal - Ideas

Paso 10: Termina de definir tu sistema

Seguramente, durante la revisión habrás recopilado nuevas cosas e ideas. Procésalas y habrás terminado.

Revisión Semanal - Terminar

Como siempre, se trata de una primera aproximación y esperamos vuestros comentarios para mejorarla y hacerla más útil. ¡Gracias por vuestro apoyo!

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Francisco Sáez
@franciscojsaez

Francisco es el fundador y CEO de FacileThings. Es también un Ingeniero en Informática al que le apasiona la productividad personal y la filosofía GTD como medios para lograr una vida mejor.

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28 comentarios

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Comentado hace casi 10 años Javier Arnal Siguero

Pachi, de 10!!

avatar Javier Arnal Siguero

Pachi, de 10!!

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Comentado hace casi 10 años Luis Miguel Villamañán Ramos

En efecto, es la Guía Definitiva... buen trabajo.

avatar Luis Miguel Villamañán Ramos

En efecto, es la Guía Definitiva... buen trabajo.

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Comentado hace casi 10 años José Antonio Avellaneda

Cómo nos conoces!!!

avatar José Antonio Avellaneda

Cómo nos conoces!!!

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Comentado hace casi 10 años Toni Rodríguez

Cada vez mejor. ¡Gracias!

avatar Toni Rodríguez

Cada vez mejor. ¡Gracias!

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Comentado hace casi 10 años Pedro Romero

Vaya!!! Pudiera ser una aplicación por sí misma. Felicidades!!!

avatar Pedro Romero

Vaya!!! Pudiera ser una aplicación por sí misma. Felicidades!!!

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Comentado hace casi 10 años Eduardo Pizarro

Bueno, bueno, bueno....realmente es una de las etapas que más me cuestan....a probar como anda.

avatar Eduardo Pizarro

Bueno, bueno, bueno....realmente es una de las etapas que más me cuestan....a probar como anda.

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Comentado hace casi 10 años Francisco Sáez

Gracias a todos por vuestros comentarios.

Por cierto, alguno me ha preguntado dónde a ido a parar la opción Rutinas. La hemos movido al menú secundario (arriba a la derecha), por una cuestión de espacio. Se me olvidó comentarlo.

avatar Francisco Sáez

Gracias a todos por vuestros comentarios.

Por cierto, alguno me ha preguntado dónde a ido a parar la opción Rutinas. La hemos movido al menú secundario (arriba a la derecha), por una cuestión de espacio. Se me olvidó comentarlo.

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Comentado hace casi 10 años Nimrod García Acosta

Muchísimas Gracias!!! Excelentes innovaciones. Me acaban de ahorrar muchos dolores de cabeza, ahora nada mas queda ordenar mi entropia.

avatar Nimrod García Acosta

Muchísimas Gracias!!! Excelentes innovaciones. Me acaban de ahorrar muchos dolores de cabeza, ahora nada mas queda ordenar mi entropia.

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Comentado hace casi 10 años Ignacio Molina

Enhorabuena por la nueva actualización. La espera ha merecido sin duda la pena y el resultado es magnífico.
Se ve mucho mejor el proceso a seguir en la revisión semanal que con cualquier explicación que se haga.

avatar Ignacio Molina

Enhorabuena por la nueva actualización. La espera ha merecido sin duda la pena y el resultado es magnífico.
Se ve mucho mejor el proceso a seguir en la revisión semanal que con cualquier explicación que se haga.

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Comentado hace casi 10 años JOSE LUIS VARELA TASENDE

Soy el tipo más desordenado del mundo, que no desorganizado y recopilo todo lo que me pasa por la cabeza, pero es la primera vez que logro acercarme a GTD después de mil intentos e iniciando los hábitos que siempre quise tener. Felicidades Francisco, está claro que por lo menos conmigo, Facilethings dio en el clavo.

avatar JOSE LUIS VARELA TASENDE

Soy el tipo más desordenado del mundo, que no desorganizado y recopilo todo lo que me pasa por la cabeza, pero es la primera vez que logro acercarme a GTD después de mil intentos e iniciando los hábitos que siempre quise tener. Felicidades Francisco, está claro que por lo menos conmigo, Facilethings dio en el clavo.

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Comentado hace casi 10 años Claudio

Excelente Francisco! Tu aplicación tiene la esencia de GTD, pero hecha simple! Con esta mejora realmente ayuda a cerrar el círculo virtuoso. Gracias

avatar Claudio

Excelente Francisco! Tu aplicación tiene la esencia de GTD, pero hecha simple! Con esta mejora realmente ayuda a cerrar el círculo virtuoso. Gracias

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Comentado hace casi 10 años Alfred Antelo Aragón

Es una excelente mejora. La revisión es mi talón de Aquiles (leo que no soy el único) y deseo que ahora no me resulte tan largo y pesado éste proceso fundamental del GTD.

avatar Alfred Antelo Aragón

Es una excelente mejora. La revisión es mi talón de Aquiles (leo que no soy el único) y deseo que ahora no me resulte tan largo y pesado éste proceso fundamental del GTD.

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Comentado hace casi 10 años Francisco Sáez

Revisar todo el sistema (GTD o el que sea) es un fundamental para no perder el control. Espero que este asistente os ahorre mucho tiempo y, sobre todo, os anime a no saltaros la Revisión Semanal.

Gracias por vuestros comentarios.

avatar Francisco Sáez

Revisar todo el sistema (GTD o el que sea) es un fundamental para no perder el control. Espero que este asistente os ahorre mucho tiempo y, sobre todo, os anime a no saltaros la Revisión Semanal.

Gracias por vuestros comentarios.

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Comentado hace casi 10 años Lorenzo Córdoba Marí

Me viene a la cabeza: Un pequeño paso para el hombre (tú) pero un gran paso para la humanidad (nosotros).
Me encanta.
Gracias

avatar Lorenzo Córdoba Marí

Me viene a la cabeza: Un pequeño paso para el hombre (tú) pero un gran paso para la humanidad (nosotros).
Me encanta.
Gracias

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Comentado hace casi 10 años Juan Pablo Perales Villegas

¡Bastante útil, sin duda! Yo creo que más allá de ahorrar tiempo, esta nueva herramienta ofrece una estructura de trabajo, lo que favorece el hábito de revisar.

Al menos para mi, la Revisión Semanal me desgasta bastante, y con ésta herramienta voy a saber en qué punto de la Revisión me encuentro: dónde estoy y cuanto me falta para concluir.

Ademas les aplaudo el apego a la teoría, sin perder la flexibilidad.

avatar Juan Pablo Perales Villegas

¡Bastante útil, sin duda! Yo creo que más allá de ahorrar tiempo, esta nueva herramienta ofrece una estructura de trabajo, lo que favorece el hábito de revisar.

Al menos para mi, la Revisión Semanal me desgasta bastante, y con ésta herramienta voy a saber en qué punto de la Revisión me encuentro: dónde estoy y cuanto me falta para concluir.

Ademas les aplaudo el apego a la teoría, sin perder la flexibilidad.

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Comentado hace casi 10 años Francisco Sáez

@Lorenzo, @Juan Pablo, muchas gracias por vuestros comentarios.

Como dice Juan Pablo, se trata de crear un sistema que piense por ti, una ayuda en el proceso para eliminar al máximo las "excusas" que nos ponemos a veces para no hacerla. El ahorro de tiempo viene como consecuencia de un proceso más eficiente.

avatar Francisco Sáez

@Lorenzo, @Juan Pablo, muchas gracias por vuestros comentarios.

Como dice Juan Pablo, se trata de crear un sistema que piense por ti, una ayuda en el proceso para eliminar al máximo las "excusas" que nos ponemos a veces para no hacerla. El ahorro de tiempo viene como consecuencia de un proceso más eficiente.

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Comentado hace casi 10 años Mariano Cortes

Tiene buena pinta, porque para mi la Revisión es lo más difícil de todo el proceso. Como aquello de "vuelva usted mañana". Muchas gracias!!

avatar Mariano Cortes

Tiene buena pinta, porque para mi la Revisión es lo más difícil de todo el proceso. Como aquello de "vuelva usted mañana". Muchas gracias!!

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Comentado hace casi 10 años vicki muns

Fácil, cómoda... no hay excusas, está genial! Mil gracias!

avatar vicki muns

Fácil, cómoda... no hay excusas, está genial! Mil gracias!

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Comentado hace casi 10 años Jordi Guirado Galdón

Gran mejora Francisco.
Cierto que la revision semanal es una de las tareas mas engorrosas y una pequeña ayudita no viene nada mal.

avatar Jordi Guirado Galdón

Gran mejora Francisco.
Cierto que la revision semanal es una de las tareas mas engorrosas y una pequeña ayudita no viene nada mal.

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Comentado hace casi 10 años Jose Manuel Catalá Mahiques

Me gusta como se va perfeccionando esta magnifica herramienta

avatar Jose Manuel Catalá Mahiques

Me gusta como se va perfeccionando esta magnifica herramienta

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Comentado hace casi 10 años Francisco Sáez

Gracias a todos por la gran acogida a la nueva opción. Ya sabéis que las críticas y sugerencias de mejora también están permitidas ;)

avatar Francisco Sáez

Gracias a todos por la gran acogida a la nueva opción. Ya sabéis que las críticas y sugerencias de mejora también están permitidas ;)

avatar
Comentado hace casi 10 años [email protected]

Muchas gracias por esta oportunidad. Aun estoy en fase de prueba y bastante remolona. Planificarse requiere tiempo y es tan difícil escapar de la vorágine.
De todos modos, me sorprende la visión tan completa del programa. Es fantástico.

Muchas gracias por esta oportunidad. Aun estoy en fase de prueba y bastante remolona. Planificarse requiere tiempo y es tan difícil escapar de la vorágine.
De todos modos, me sorprende la visión tan completa del programa. Es fantástico.

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Comentado hace casi 10 años [email protected]

¡Enhorabuena por la actualización! Suelo hacer mi revisión semanal los viernes, así que el pasado viernes la probé y me pareció excelente. Realmente ahorra tiempo y te guía para no olvidar ningún paso. Gracias, buen trabajo ;-)

¡Enhorabuena por la actualización! Suelo hacer mi revisión semanal los viernes, así que el pasado viernes la probé y me pareció excelente. Realmente ahorra tiempo y te guía para no olvidar ningún paso. Gracias, buen trabajo ;-)

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Comentado hace casi 10 años Juan Antonio

¡Enhorabuena! Por fin creo que voy a ser constante en la revisión semanal.
Me gusta mucho como ha quedado, pero a mí me falta un paso para dejarlo redondo: alinear acciones huérfanas para poder trabajar filtrando por áreas de responsabilidad u objetivos sin perder tareas (las acciones de calendario van directamente a la agenda sin pasar por procesar). De momento lo seguiré haciendo por el menú perspectiva.

Gracias por el buen trabajo y la implicación con los usuarios.

avatar Juan Antonio

¡Enhorabuena! Por fin creo que voy a ser constante en la revisión semanal.
Me gusta mucho como ha quedado, pero a mí me falta un paso para dejarlo redondo: alinear acciones huérfanas para poder trabajar filtrando por áreas de responsabilidad u objetivos sin perder tareas (las acciones de calendario van directamente a la agenda sin pasar por procesar). De momento lo seguiré haciendo por el menú perspectiva.

Gracias por el buen trabajo y la implicación con los usuarios.

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Comentado hace casi 10 años Francisco Sáez

Gracias por vuestros comentarios.

@Juan Antonio, me tomo nota del paso de alinear las acciones huérfanas para considerar añadirlo. Muchas gracias por la sugerencia!

avatar Francisco Sáez

Gracias por vuestros comentarios.

@Juan Antonio, me tomo nota del paso de alinear las acciones huérfanas para considerar añadirlo. Muchas gracias por la sugerencia!

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Comentado hace casi 10 años [email protected]

¡Enhorabuena! Acabo de probarla y esta genial. Personalmente esta nueva actualización me va a ayudar mucho.
Por otra parte, aunque no sé si tendría sentido o sería posible ya que he empezado hace poco a utilizar GTD, estaría muy bien tener una aplicación similar para la planificación de proyectos natural. Personalmente es una de las fases junto con la revisión semanal (hasta ahora) que más me cuesta.
Muchas gracias por tu trabajo.

¡Enhorabuena! Acabo de probarla y esta genial. Personalmente esta nueva actualización me va a ayudar mucho.
Por otra parte, aunque no sé si tendría sentido o sería posible ya que he empezado hace poco a utilizar GTD, estaría muy bien tener una aplicación similar para la planificación de proyectos natural. Personalmente es una de las fases junto con la revisión semanal (hasta ahora) que más me cuesta.
Muchas gracias por tu trabajo.

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Comentado hace más de 9 años Francisco Sáez

Hola @Agustín,

Tengo buenas noticias para ti. La Planificación Natural de Proyectos será nuestra próxima nueva funcionalidad ;)

Muchas gracias por tus comentarios!

avatar Francisco Sáez

Hola @Agustín,

Tengo buenas noticias para ti. La Planificación Natural de Proyectos será nuestra próxima nueva funcionalidad ;)

Muchas gracias por tus comentarios!

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Comentado hace más de 9 años Silvestre Segarra Soria

Esta función nos va a ayudar a todos mucho. Ahora voy a utilizarla, gracias Francisco.

avatar Silvestre Segarra Soria

Esta función nos va a ayudar a todos mucho. Ahora voy a utilizarla, gracias Francisco.

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