Getting Things Done - GTD
La Revisión Semanal, a fondo
AUTOR: Francisco Sáez
"Gestiona el bosque en lugar de abrazarte a los árboles." ~ David Allen
La Revisión Semanal consiste en un tiempo que los GTDistas dedicamos cada semana a nuestra organización personal. Más específicamente, es un tiempo que empleamos en recuperar el equilibrio, en asegurar que las urgencias del día a día no van imponiendo su ley y, por lo tanto, siempre estamos trabajando en lo que es realmente importante.
La Revisión Semanal es un componente clave de GTD, hasta el punto de que, si no la haces, seguramente no estés siguiendo correctamente la metodología. Es la forma de ser proactivo con respecto a las cosas que te suceden y tomar el control. Es cuando dices: “¡Eh! Espera un momento. ¿Qué estoy haciendo?”
Elige tu momento
La Revisión Semanal no tiene por qué ser exáctamente semanal. Se trata de realizar una revisión periódica de tu situación con cierta frecuencia. Puede ser cada 5 ó 10 días, pero en una sociedad en la que se planifica todo por semanas, tiene más sentido que sea cada 7 días.
Elige el momento más adecuado para realizarla según tu actividad. Algunos consejos:
- Es interesante que la hagas al final de la semana, porque durante la semana suelen aparecer multitud de nuevos compromisos de necesitarán ser evaluados.
- Busca un momento en el que sepas que vas a tener pocas distracciones y una cierta tranquilidad.
- Si descansas los fines de semana, es preferible hacerla antes, por dos razones. Una, todavía tienes fresco en tu cabeza todo lo que ha ocurrido y, dos, empezar el fin de semana con la tranquilidad de tener todo en orden no tiene precio.
- No caigas en la tentación de trabajar durante la Revisión Semanal. Revisar no significa trabajar.
- Una vez decidido el momento, planifica la Revisión Semanal en tu Agenda y conviértela en un hábito sagrado.
Haz limpieza
La primera fase de la Revisión Semanal consiste en hacer limpieza; en recopilar en tu sistema de confianza todo lo que tienes por ahí disperso, y procesarlo. El objetivo es que todo entre en tu sistema y la Bandeja de Entrada quede vacía:
- Recopila en tu Bandeja de Entrada todas las notas de tus libretas, hojas sueltas, tarjetas, facturas, etc.
- Vacía tu mente. ¿Qué sigue habiendo en tu cabeza que todavía no hayas capturado en el sistema? Vuélcalo todo a tu Bandeja de Entrada.
- Procesa todo lo que tengas en tu(s) Bandeja(s) de Entrada. Es posible que, además te tu herramienta GTD, tengas una o varias cuentas de correo y diversos sistemas de recopilación como Evernote, Twitter, etc.
Actualiza tus listas
La segunda fase consiste en mantener tu sistema al día, y esto es absolutamente necesario para que sigas confiando plenamente en él.
- Revisa tus listas de acciones. Marca las que ya estén hechas, actualiza recordatorios y añade Siguientes Acciones cuando sea necesario.
- Revisa tu Agenda de la semana pasada. ¿Hay algo pendiente? Confirma que está todo hecho o actualiza fechas en caso necesario. Si se requieren acciones complementarias a algún evento, añádelas a tus Siguientes Acciones.
- Revisa tu Agenda para los próximos días. Puede que necesites acciones previas a alguno de tus eventos. Agrégalas a Siguientes Acciones.
- Revisa tu lista A la Espera. Marca lo que ya hayas recibido y registra acciones para hacer un seguimiento apropiado de lo que quede.
- Revisa tus Proyectos. Evalúa la situación de cada proyecto. Revisa el material de referencia y añade nuevas acciones si es necesario. Asegúrate de que, al menos, tienes una Siguiente Acción por cada proyecto activo.
Y sé creativo
Ya tienes todo bajo control. Ahora es el momento de desenterrar viejos anhelos, imaginar, soñar, inventar o, simplemente, mejorar las cosas:
- Revisa tu lista Algún día/Tal vez. ¿Ha llegado la hora de activar algún proyecto que estaba abandonado? Actívalo. ¿Hay cosas que ya no tienen sentido? Suelta lastre y elimínalas.
- Imagina. ¿Qué te apetece hacer? ¿Qué puedes mejorar? ¿Qué nuevas ideas se te ocurren? No las dejes escapar y añádelas a tu sistema.
Un comentario
Gracias por todo estos consejos tan útiles. La revisión, sin duda alguna, es el proceso más importante de cualquier sistema. Además de la limpieza y la reorganización, sirve de retroalimentación.
Gracias por todo estos consejos tan útiles. La revisión, sin duda alguna, es el proceso más importante de cualquier sistema. Además de la limpieza y la reorganización, sirve de retroalimentación.