Productividad y GTD

Los 3 hábitos para organizarte con eficacia

AUTOR: Francisco Sáez
Get things done

En contra de lo que puedas pensar, GTD es una metodología bastante sencilla. Básicamente, se trata de manejar unas cuantas listas con unas reglas que cualquiera puede entender y aplicar.

La parte compleja de GTD no está en la teoría sino en la práctica, ya que seguramente tendrás que desarrollar—si no los tienes ya—uno o varios de los tres hábitos necesarios para hacer las cosas de manera efectiva:

1. No guardar nada en tu cabeza

“Si tu mente está vacía, estará siempre preparada para lo que sea, estará abierta a todo.” ~ Shunryu Suzuki

David Allen hace especial hincapié en que es necesario capturar todo aquello que debas hacer, guardándolo en un sistema de confianza que puedas revisar en cualquier momento, ¡fuera de tu cabeza! (y hay argumentos de base científica en favor de este hábito).

Todo significa el 100% de las cosas. Las que tienes que hacer pronto y las que tienes que hacer algún día, las grandes y las pequeñas, las que tienen que ver con tu trabajo y las que son parte de tu vida personal, las importantes y también las demás. ¿Por qué es esto tan importante?

  • Porque todo aquello que consideres de alguna manera incompleto o inacabado requiere tu atención de forma constante e inconsciente.
  • Pensar repetidas veces en lo mismo te hace perder el tiempo y es una fuente de estrés. Al sacar estas cosas de tu mente a un sistema de confianza, dejas de pensar en ellas.
  • Consigues una noción clara del volumen de cosas con las que has de tratar.
  • Aumenta tu concentración en cualquier actividad, ya que no estás distraído por cosas indefinidas que rondan tu cabeza.
  • Aprendes dónde están tus compromisos, lo que te permitirá decir no a cosas que no debes ni quieres hacer.
  • Aumenta tu creatividad porque ahora utilizas la cabeza para pensar en cosas, no para recordar cosas.

2. Decidir, decidir y decidir

“Si no decides la siguiente acción, sigue existiendo un abismo potencialmente infinito entre la realidad actual y lo que necesitas hacer” ~ David Allen

Todo lo que llega a tu vida no puede quedarse simplemente ahí. Debes disciplinarte para tomar decisiones sobre todas tus cosas. Debes saber claramente cuál es tu compromiso con cada cosa y decidir qué hacer—o qué no hacer—al respecto.

Para que tu organización funcione correctamente, debes vaciar periódicamente tu bandeja de entrada, es decir, aclarar qué significa cada una de las cosas que has capturado previamente. Aclarar no significa hacer, significa decidir qué es cada cosa y qué deberías hacer con ellas. ¿Por qué debes hacer esto?

  • Porque así tomas conciencia de la realidad y te puedes concentrar en lo importante sin dejarte llevar por lo urgente. Y disminuyes tu nivel de ansiedad.
  • Adquieres el control de la situación, ya que sabes exáctamente qué cosas estás dejando de hacer.
  • Cada vez que tomas una decisión se produce una sensación de alivio y te sientes menos presionado, ya que lo ves todo más claro.
  • Te haces responsable de tus cosas y eso aumenta tu autoestima.
  • Aumenta tu capacidad para hacer las cosas. Eres más productivo.

3. Revisar tu sistema regularmente

“Para que nuestro conocimiento sea productivo, tenemos que aprender a ver tanto el bosque como el árbol.” ~ Peter F. Drucker

Tu sistema debe estar actualizado para ser útil. Debes reflexionar sobre las cosas importantes de tu vida y tu trabajo, tus proyectos actuales y tus próximas acciones, tan a menudo como necesites para no tener que pensar en ello. Algunas razones para hacer esto:

  • Revisar todo te permite saber qué cosas no estás haciendo.
  • Te asegura tener definida la siguiente acción para cada cosa incompleta y avanzar en todos tus proyectos.
  • Si todo está bajo control, tu cabeza se mantiene libre para pensar a un nivel superior.
  • Clarificar tu situación actual y revisar tus objetivos a largo plazo te ayudará a tomar mejores decisiones.

Aquí tienes algunos artículos que te pueden ayudar a comprender y gestionar mejor tus hábitos:

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